Intern Kontrolldefinition
– interna kontroller är system och förfaranden för att säkerställa att alla anställda utför sina uppgifter etiskt, ärligt och för att säkerställa redovisningssystemets fortsatta tillförlitlighet.
Varför har ett företag interna kontroller?
– företaget behöver effektiva kontroller för att:-
1. Bedriva verksamhet på ett ordnat och effektivt sätt.
2. Skydda sina tillgångar och resurser.
3. Förebygga och upptäcka fel och bedrägeri.
4. Skydda personalens intressen.
5., Bidra till att säkerställa noggrannheten i bokföring.
• de interna kontrollförfarandena omfattar följande:-
1. Uppdelning av uppgifter
– uppdelning av uppgifter är en intern kontroll som syftar till att minska fel och bedrägerier genom att se till att minst två personer är ansvariga för de separata delarna av en uppgift.
till exempel:-
– försäljningsorderkontoristen kommer att få en order, men försäljningschefen måste godkänna försäljningen innan kontoristen kan bearbeta/spela in ordern.
2., Access Control
– Kontrollera åtkomst till olika delar av ett redovisningssystem via lösenord, lockouts och elektroniska åtkomstloggar för att hindra obehöriga användare från att komma åt systemet.
till exempel:-
– kassören använder ett användarnamn och lösenord för att få tillgång till kassan.
3. Avstämningar
– saldot på kontantintäkter och betalningsdagbok kan vara felaktigt om det inte regelbundet jämförs och avstäms med saldot i balansräkningen.
4., Fysiska revisioner
– fysiskt kontroll av kontantinventering och/eller tillgångar för att förhindra några väl dolda avvikelser.
exempel:
– kontrollera inköpskort mot källdokument
ett felaktigt antal varor kan tas emot om en leverantör levererar till ett företag och den mottagande expediten inte räknar varorna och signerar leverantörens leveranssedel.
– expediten kunde inte hållas ansvarig och misstaget kunde upprepas.
– kontrollera hanteringsrapporter mot källdokument.
5., Godkännande och auktorisation
till exempel: kreditförsäljning kan göras till kunder som inte är kreditvärdiga och som inte kan betala sina konton, om kreditförsäljningen inte godkänns av kreditkontrollanten först.
6. Dokumentation
– använda standarddokumentformat för att upprätthålla enhetlighet i registerhållning för att göra det lättare att granska tidigare poster för källan till en diskrepans i systemet.
7. Trial saldon
– med hjälp av en dubbel inmatningssystem för att säkerställa att böcker alltid balanseras., Försöksbalansen bör förberedas så ofta som möjligt för att säkerställa att eventuella avvikelser undersöks.
8. Hålla din ATM / betalkort pin-nummer skild från ditt kort.
9. Granska räkningar och kreditkortsutdrag innan du betalar dem.
10. Lämna inte tomma checkar eller kontanter liggande.
11. Datorlösenord ändras regelbundet och bör inte skrivas ner eller hållas av datorn.
12. Låsa kassalådor och säkra lagring av checkar.