Wenn Sie sich über die gängigen Ausgabenkategorien für kleine Unternehmen informieren, ist es viel einfacher zu bestimmen, was zur Steuerzeit absetzbar ist und was nicht.
Einige der häufigsten Ausgabenkategorien umfassen Nebenkosten, Reisen, Gehälter und andere Löhne sowie Mietkosten, aber es gibt noch viele weitere, die Sie beachten sollten.,
In diesem Artikel erklären wir, welche Art von Ausgaben abzugsfähig sind, und stellen Ihnen eine Liste der am häufigsten verwendeten Geschäftskosten-Kategorien zur Verfügung.
Übersicht: Was zählt als Selbstbehalt?
Der IRS definiert Betriebsausgaben als „die Kosten für die Durchführung auf einem Handel oder Geschäft“ geht auf zu sagen, dass diese Aufwendungen sind in der Regel absetzbar, wenn das Geschäft arbeitet, einen Gewinn zu machen.
Aber was zählt als Betriebsaufwand? Viel mehr, als du vielleicht merkst., In der Tat ist jeder Aufwand, der als gewöhnlich und notwendig für Ihr Unternehmen angesehen wird, wahrscheinlich ein abzugsfähiger Aufwand.
Für jeden Dollar, den Sie für normale und notwendige Geschäftskosten ausgeben, die wir als Nächstes erläutern, können Sie einen Steuerabzug in gleicher Höhe vornehmen, wodurch Ihre Steuerlast erheblich reduziert wird.
Ein Wort der Vorsicht: Sie müssen Ihre Buchhaltungsmethode berücksichtigen, wenn es darum geht, Ausgaben abzuziehen.
Zum Beispiel erhalten Sie im Dezember 2019 eine Rechnung von Atlas Roofing für Reparaturen, die früher im Monat abgeschlossen wurden., Die Rechnung ist für $ 1.750 ,und wird im Januar 2020 bezahlt werden.
Wenn Sie die Cash-Methode der Buchhaltung verwenden, können Sie diese Kosten für 2019 nicht abziehen, aber sie können im Jahr 2020 abgezogen werden, wenn Sie die Rechnung bezahlen.
Wenn Sie die Periodenabrechnungsmethode verwenden, können Sie die Kosten in dem Monat, in dem sie durchgeführt wurden, Dezember, erkennen, sodass Sie die 1,750-Kosten für 2019 in Abzug bringen können, obwohl sie im Jahr 2020 bezahlt werden.
Was sind die business-Kosten-Kategorien?,
Nachfolgend finden Sie eine Liste der häufigsten Ausgabenkategorien für kleine Unternehmen, die von Ihrem steuerpflichtigen Einkommen abgezogen werden können.
Wenn Sie weitere Informationen zu Geschäftsabzügen und genau das, was erlaubt ist, möchten, sollten Sie die Abzüge Geschäftsausgaben Übersicht auf der IRS Website besuchen.
Sie werden auch IRS Publikation 535 überprüfen möchten; Geschäftskosten, für eine vollständigere Erklärung der Geschäftskosten und genau das, was Sie abziehen können.
- Werbung: Dies beinhaltet die Kosten für die Platzierung von Anzeigen oder die Durchführung von Werbespots für Ihr Unternehmen.,
- Weiterbildung: Denken Sie daran, wieder in die Schule zu gehen, um das Neueste in Ihrem Bereich zu lernen? Das ist absetzbar.
- Kredit-und Inkassogebühren: Wenn Sie externe Agenturen verwenden müssen, um fällige Guthaben einzuziehen, können Sie dies abziehen.
- Beiträge und Abonnements: Abonnementkosten für Veröffentlichungen im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen sind abzugsfähig, ebenso wie Mitgliedsbeiträge für professionelle Organisationen.
- Mitarbeiter-Benefit-Programme: Die Kosten der Mitarbeiter-Krankenversicherung oder Altersvorsorge wie ein 401 (k) Spiel ist vollständig abzugsfähig.,
- Versicherung: Allgemeine Haftung, Arbeitnehmerentschädigung, Produkthaftung und Invaliditätsversicherungsprämien sind abzugsfähig.
- Wartung und reparaturen: Ob es für routinemäßige wartung wie HVAC wartung, oder ersatz rissige fliesen in ihrem empfangsbereich, wartung und reparaturen sind absetzbar.
- Bürokosten und Zubehör: Dazu gehören Dinge wie Stifte und Bleistifte, Aktenordner, Toner für Ihren Kopierer und Tintenpatronen für Ihren Drucker.
- Porto und Versand: Die Kosten für Versandaufträge oder einfach den Versand eines Briefes sind abzugsfähig.,
- Drucken: Ob es sich um ein einseitiges Dokument oder eine Broschüre für Ihre Kunden handelt, die Druckkosten sind abzugsfähig.
- Miete: Wenn Sie Büro-oder Einzelhandelsflächen mieten, ist die Miete abzugsfähig.
- Gehälter und sonstige Vergütungen: Die Gehälter der Mitarbeiter sowie die an Vertragsangestellte gezahlten Löhne sind vollständig abzugsfähig.
- Telefon: Ob es sich um ein hochmodernes Telefonsystem oder Mobiltelefone für Ihre Außendienstmitarbeiter handelt, die Kosten für Ihre Telefone sind vollständig abzugsfähig.,
- Reisen: Jede geschäftsbezogene Reise ist abzugsfähig, egal ob lokal, national oder international, solange dies für Ihr Unternehmen als notwendig erachtet wird.
- Dienstprogramme: Die Kosten für Gas, Strom und Wasser sind vollständig abzugsfähig.
So kategorisieren Sie Ausgaben für Ihr kleines Unternehmen
Es ist wirklich ganz einfach, Ihre Geschäftskosten zu kategorisieren, aber viele Kleinunternehmer verschieben diesen Prozess, bis es absolut notwendig ist, und schaffen dabei mehr Arbeit.,
Denken Sie daran, wenn Sie nach Investoren, Außenfinanzierungen suchen oder Finanzprognosen erstellen müssen, müssen Sie eine genaue Schätzung Ihrer regulären Geschäftsausgaben haben, die ordnungsgemäß kategorisiert sind. Hier sind einige Möglichkeiten, den Prozess etwas zu vereinfachen.
Tipp #1: Richten Sie Ihre Spesenkonten so ein, dass sie Ihr Geschäft widerspiegeln
Wenn Sie Mobiltelefone für Außendienstmitarbeiter und externe Vertriebsmitarbeiter bereitstellen, stellen Sie sicher, dass Sie einen separaten Aufwand für Telefone angeben.,
Für kleinere Unternehmen oder solche, die nur ein Büro-Festnetz verwenden, kann Ihre monatliche Rechnung auf Ihr Versorgungskonto aufgewendet werden. Einige kleinere Unternehmen kombinieren Druck – und Portokosten, aber wenn Ihr Unternehmen routinemäßig Waren an Kunden versendet, sollten Sie ein separates Konto für Ihre Porto-und Versandkosten haben.
Tipp #2: Lieferantenrechnungen mit dem richtigen Spesenkonto codieren
Wenn Sie Ihre Lieferanten einrichten, geben Sie nach Möglichkeit einen Standard-Spesencode oder eine Standardkategorie ein., Dadurch wird der Anbieter automatisch mit den richtigen Kosten verknüpft, sodass keine Lieferantenrechnungen manuell codiert werden müssen.
Mit QuickBooks Online können Sie beim Einrichten von Lieferantendetails eine Ausgabenkategorie eingeben. Quelle: QuickBooks Online software.
Wenn dies nicht möglich ist, überprüfen und codieren Sie die Rechnung ordnungsgemäß für den Zahlungsprozess, um sicherzustellen, dass jede eingegebene Rechnung auf dem richtigen Konto codiert ist. Konsistenz ist ebenfalls wichtig, daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie Rechnungen von Monat zu Monat konsistent codieren und aufzeichnen.,
Tipp #3: Beenden Sie die Verwendung von Tabellenkalkulationen und starten Sie die Verwendung von Buchhaltungssoftware
Während Buchhaltungssoftware keine große Hilfe ist, wenn Rechnungen nicht auf dem richtigen Ausgabenkonto gebucht werden, kann es Ihnen helfen, Ihre Ausgaben das ganze Jahr über zu kategorisieren und zu verfolgen.
Ein weiterer Bonus: Anstatt Ihre Zeit damit zu verbringen, Ihre Ausgaben zu addieren, können Sie in wenigen Minuten einen Bericht erstellen, in dem alle Ihre Geschäftsausgaben für das Jahr angezeigt werden, wodurch auch der Abzugsprozess vereinfacht wird.,
Die beste Buchhaltungssoftware zur Kategorisierung von Geschäftskosten
Wenn Sie zahlreiche Ausgaben zu verfolgen haben, ist es am besten, Buchhaltungssoftware zu verwenden, um sie richtig zu verfolgen.
Obwohl es sicherlich möglich ist, Ausgaben mithilfe einer Liste mit Geschäftskosten oder durch Eingabe von Ausgaben in eine Tabelle zu verfolgen, werden Sie die Möglichkeit schätzen, diese Ausgaben einfach zu extrahieren. Außerdem haben Sie die Sicherheit, über eine ausreichende Sicherung und einen soliden Audit-Trail zu verfügen, falls Sie jemals geprüft werden.,
Hier sind einige der besten Buchhaltungssoftwareanwendungen zur Verfolgung Ihrer Geschäftskosten.
Zoho Books
Zoho Books bietet eine hervorragende Buchhaltung und Buchhaltung für kleine Unternehmen, einschließlich einer soliden Kostenmanagement-Funktion.
Zoho Books bietet zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Geschäftsausgaben zu erfassen. Quelle: Zoho Bücher-software.
Eine praktische Funktion in Zoho Books ist die Möglichkeit, Ausgaben aufzuzeichnen, Kilometerstand aufzuzeichnen oder Massenkosten aufzuzeichnen. Zoho Books bietet auch eine hervorragende Grundierung zur Verfolgung von Geschäftsausgaben.,
AccountEdge Pro
AccountEdge Pro wurde entwickelt, um Kleinunternehmern das Leben zu erleichtern. Eine der besten Eigenschaften ist die Möglichkeit, jedem Anbieter ein geeignetes Spesenkonto zuzuweisen, sodass bei der Eingabe einer Rechnung für diesen Anbieter die richtigen Konten automatisch belastet und gutgeschrieben werden.
Mit AccountEdge Pro können Sie die von einer Einkaufstransaktion betroffenen Konten anzeigen.
Quelle: AccountEdge Pro-software.,
Während es Fälle gibt, in denen ein Anbieter mehrere Geschäftskonten haben kann, z. B. ein Unternehmen, das sowohl Druck-als auch Versanddienstleistungen anbietet, stellen Anbieter in vielen Fällen nur einen einzigen Geschäftskonten dar. Wenn Sie dies während des Herstellersetupvorgangs einrichten, müssen Sie die Kosten bei der Eingabe nicht mehr zuweisen.,
FreshBooks
FreshBooks bietet mehrere Möglichkeiten, Ihre Ausgaben zu verfolgen und zu verwalten, einschließlich der Standard-Ausgabeneingabe, der Möglichkeit, Quittungen von Ihrem Mobiltelefon hochzuladen, oder der Möglichkeit, eine Quittung direkt in FreshBooks zu scannen.
Die Ausgabenfunktion in FreshBooks kategorisiert Ihre Einnahmen automatisch. Quelle: Freshbooks-software.
Mit der automatisierten Belegkategorisierung macht FreshBooks es einfach, alle zulässigen Ausgaben zu verfolgen und später abzuziehen, und ist auch eine gute Option für diejenigen, die Spesenabrechnungen erstellen.,
Nicht alles ist absetzbar
Zusammen mit dieser langen Liste zulässiger Abzüge gibt es einige Ausgaben, die für Geschäftsinhaber niemals absetzbar sind, einschließlich Lobbyarbeit, politischer Beiträge, Mitgliedschaften in sozialen Organisationen und natürlich illegaler Aktivitäten wie Schmiergelder oder Bestechungsgelder.
Die gute Nachricht ist, dass die überwiegende Mehrheit Ihrer Geschäftsausgaben absetzbar sind., Stellen Sie einfach sicher, dass Sie sie richtig verfolgen, um sie auszunutzen, und wenn Sie Fragen dazu haben, was absetzbar ist und was nicht, ist es immer am besten, sie an Ihren Buchhalter oder CPA zu verweisen.