Was ist die Vorschlagsmethode?
Vorschläge werden aus einer Vielzahl von Gründen geschrieben und können einer Vielzahl von Formaten folgen. Letztendlich besteht das Ziel eines Vorschlags darin, eine Idee einer Person oder Organisation vorzustellen und sie davon zu überzeugen, dass Ihre Idee es wert ist, verfolgt zu werden. Abhängig von der Komplexität und Formalität des Umfangs Ihres Vorschlags benötigen Sie möglicherweise mehr oder weniger Tiefe., Alle Vorschläge haben jedoch eine ziemlich einfache, grundlegende Struktur, die sechs generischen Teilen folgt:
- Thema: Geben Sie Ihr Thema und Ihren Zweck für das Schreiben des Vorschlags an.
- Paradigma: Beschreiben Sie den aktuellen Zustand oder Verständnis, wie Ihr Publikum es kennt.
- Gap: Identifizieren Sie die Wissenslücke in der Praxis, wie es das aktuelle Paradigma sieht. Zeigen Sie, was fehlt (dies ist im Wesentlichen eine Problemanweisung).
- Prognose: Prognostizieren Sie die Organisation des Vorschlags, damit Ihr Leser genau weiß, was ihn erwartet. Folgen Sie dann dieser Reihenfolge während des gesamten Vorschlags.,
- Forschung: Geben Sie eine detaillierte Erklärung der Forschung, die Sie durchführen werden, um mehr über das Problem/Lücke und die Lösung zu lernen.
- Vorschlag: Schlagen Sie auf der Grundlage Ihrer Forschung etwas Neues vor, das die Lücke füllt oder das Problem löst.
Im Hinblick auf diese sechs Grundkomponenten erfordern die meisten Vorschläge, insbesondere solche, die viel Formalität, Forschung, Planung und Präsentation erfordern, viel mehr Tiefe und die Organisationsstruktur kann bis zu 14 oder mehr verschiedene Abschnitte/Komponenten umfassen., Wenn Sie nach einem vollständigen, eingehenden Vorschlag suchen, fügen Sie die folgenden vierzehn Abschnitte hinzu und folgen Sie der unten angegebenen Reihenfolge:
- Übertragungsschreiben
- Cover/Titelseite
- Zusammenfassung
- Inhaltsverzeichnis
- Liste der Abbildungen
- Einführung
- Projekt/Lieferbare Beschreibung
- Methodologien
- Timeline
- Budget
- Kosten-Nutzen-Analyse
- Qualifikationen
- Schlussfolgerung
- Anhänge
Was sollte ich über Vorschläge wissen?,
Jeder der obigen Vorschlagsabschnitte wird nachstehend beschrieben. Aber zuerst sollten Sie ein paar Dinge darüber wissen, wie man einen Vorschlag schreibt:
Vorschläge sind zur Lösung von Problemen
Das Grundlegendste, was Sie über das Schreiben eines Vorschlags wissen müssen, ist, dass Sie eine Lösung für ein Problem vorschlagen. Dies bedeutet, dass Sie sich dessen bewusst sein sollten, was das Problem ist, wie ernst es ist, wen es betrifft, wie (wenn überhaupt) das Problem in der Vergangenheit angegangen wurde und wie Sie erwarten, es auf eine Weise lösen zu können, die es noch nicht getan hat.,
Audience Matters
Trotz allem, was Sie in Ihrer technischen oder geschäftlichen Schreibklasse unterrichtet wurden, gibt es keine genaue Formel für das Schreiben eines Vorschlags. Am Ende wird eine reale Person Ihren Vorschlag lesen (oder NICHT lesen, wenn Sie nicht aufpassen), und es ist wichtig, dass Sie ihren Erwartungen entsprechen. Wenn Sie einen Vorschlag für ein Stipendium schreiben, müssen Sie unbedingt die Richtlinien der Organisation befolgen. Wenn Sie dies nicht tun, wird Ihre fast sicher geworfen werden. Wenn Sie einen Vorschlag für Ihr Unternehmen schreiben, sehen Sie nach, welche Vorschläge in der Vergangenheit verfasst wurden., Folgen Sie, was erwartet wird.
Vorschläge sind überzeugende Dokumente
Vielleicht scheint es offensichtlich, aber wenn Sie einen Vorschlag schreiben, versuchen Sie, die Menschen zu überzeugen, Sie mit Ihrer großartigen Idee vorankommen zu lassen. Um andere an Bord zu bekommen, muss man beeindruckend und zweifelsfrei überzeugend sein. Stellen Sie also sicher, dass Sie jeden Abschnitt des Vorschlags so gestalten, dass Ihr Projekt wichtig, lohnend, wertvoll, klar, effektiv, sicher, machbar oder irgendetwas anderes klingt, das für diejenigen, die es überprüfen, überzeugend sein könnte., Vermeiden Sie auch Aussagen, die Sie unsicher oder zu selbstbewusst klingen lassen. Es ist eine feine Linie zwischen inkompetent klingen (wenn Sie Sätze wie „Ich denke“ oder „Ich glaube“ oder „Ich vermute, dass…“ sagen) und arrogant klingen (wenn Sie Sätze wie „Ich bin sicher, Sie werden zustimmen“ oder „Ich bin die beste Option, die Sie haben).
Vorschläge werden normalerweise nicht von nur einer Person gelesen
Wenn Sie einen Vorschlag schreiben, sollten Sie sich bewusst sein, dass mehrere Personen häufig die Machbarkeit Ihres Vorschlags bewerten. Und jede Person hat einen anderen Anteil an ihrer Zustimmung., Ein Buchhalter ist möglicherweise für das Lesen Ihres Budgetabschnitts verantwortlich, sieht sich aber möglicherweise nichts anderes an. Ein Leseausschuss kann sich nur die Zusammenfassung ansehen, um eine schnelle Validierung zu erhalten. Oder eine spezialisierte Gruppe interessiert sich möglicherweise nur für Ihre Methoden. Es ist wichtig, dass Sie im Voraus erkennen, wer sich wahrscheinlich am meisten um jeden Teil des Vorschlags kümmert.
Besonderheiten sind am wichtigsten
Eine der größten Fallstricke beim Schreiben eines Vorschlags ist nicht spezifisch genug. Verwechseln Sie die Länge des Vorschlags nicht mit Besonderheiten. Einige sehr lange Vorschläge sind einfach langatmig., Stellen Sie sicher, dass jedes Detail, das Sie einschließen, das Projekt, das Sie vorschlagen, klarer macht. Wenn ein Detail für die Stakeholder nicht wertvoll ist, lassen Sie es aus. Und vermeiden Sie Storytelling (oder was oft als „Metadiskurs“ bezeichnet wird) in Ihrem Schreiben. Mit anderen Worten, vermeiden Sie es, sich und Ihre Wünsche, Gedanken und Prozesse für die Auswahl des Projekts und die Entscheidung, darüber zu schreiben, miteinander zu verbinden. Halten Sie sich daran, warum das Projekt wichtig ist und wie Sie es abschließen werden.
Übermittlungsbrief
Übermittlungsbriefe sind eine Höflichkeit und eine Formalität., Sie sind im professionellen Geschäftsbriefformat verfasst und an die Person oder den Prüfungsausschuss gerichtet, an die Sie den Vorschlag senden. Ihr Übermittlungsschreiben sollte eine kurze Einführung enthalten, in der Sie sich und den Zweck des Vorschlags vorstellen. Der Brief enthält normalerweise eine sehr kurze Beschreibung des von Ihnen vorgeschlagenen Projekts (ein oder zwei Absätze). Das Übermittlungsschreiben sollte auch eine Art abschließende Erklärung enthalten, In der Sie normalerweise Kontaktinformationen und eine Erklärung über die Beantwortung weiterer Fragen zum Vorschlag oder Projekt erhalten.,
Titel-oder Titelseite
Alle professionellen Vorschläge sollten ein Deckblatt enthalten. Diese sind wichtiger als nur für die Dekoration. Auf den Deckblättern sind der Titel des Vorschlags, der / die Verfasser, das Datum der Einreichung, die Person oder der Ausschuss, der / der vorgelegt wird, und alle anderen relevanten oder angeforderten Informationen angegeben. Wenn Sie sich bei Ihrem Unternehmen oder einer Zuschuss-oder Finanzierungsorganisation einreichen, stellen Sie sicher, dass Sie deren Richtlinien für das befolgen, was auf dem Deckblatt enthalten sein sollte. Die meisten Organisationen bevorzugen die Abdeckung, da sie ein Ablagesystem verwenden, um organisiert zu bleiben.,
Executive Summary
Executive Summaries folgen in der Regel unmittelbar dem Deckblatt (vor dem Inhaltsverzeichnis). Dies sind Zusammenfassungen des gesamten Vorschlags. Executive Summaries werden oft vergessen, aber sie dienen einem wichtigen Zweck. Denken Sie daran, dass in der Regel eine große Anzahl von Interessengruppen an der Lektüre von Vorschlägen beteiligt ist. Manche Leute brauchen nur einen kurzen Blick auf den gesamten Vorschlag, haben aber nicht die Zeit oder das Interesse, das Ganze zu lesen. Executive Summaries geben einen Einblick in den gesamten Vorschlag., Es ist jedoch wichtig, dass jeder Abschnitt des Vorschlags in der Zusammenfassung behandelt wird. Normalerweise sind Executive Summaries 1-2 Seiten lang.
Inhaltsverzeichnis
Richtig gestaltete Vorschläge enthielten ein Inhaltsverzeichnis. Selbst bei einfachen Projekten sind die Vorschläge mindestens 15-20 Seiten lang. Es ist wichtig, dass Ihr Vorschlag organisiert ist und die Leser schnell die gesuchten Informationen finden können. Wenn die Buchhalter beispielsweise nur das vorgeschlagene Budget sehen müssen, sollten sie die Seite, auf der sie sich befinden, schnell finden können.,
Liste der Zahlen (und Liste der Tabellen)
Die meisten Vorschläge, insbesondere lange, enthalten Zahlen und Tabellen. Wenn jemand auf Ihren Vorschlag zurückgreifen muss und nur an Ihrem Gantt-Diagramm interessiert ist (das Ihre Zeitleiste umreißt), muss er wissen, wo das Diagramm zu finden ist. Stellen Sie sich die Seite „Liste der Zahlen“ als Erweiterung Ihres Inhaltsverzeichnisses vor, das Visuals, einschließlich Bilder, Diagramme, Grafiken, Diagramme und Tabellen, speziell lokalisiert. Oft, wenn Sie mehrere Zahlen und mehrere Tabellen haben, werden Sie eine separate Liste von Tabellen Seite aus der Liste der Zahlen Seite wollen.,
Einführung
Einführungen sind am besten, wenn Sie kurz gehalten und auf den Punkt. Wenn Sie sich vorstellen müssen, können Sie, aber machen Sie es kurz. Der Hauptzweck der Einführung besteht jedoch darin, Ihr Projekt und seinen Zweck anzugeben. Dies ist Ihre erste Chance, wirklich überzeugend zu sein, Daher ist es wichtig, dass Sie es wirklich so klingen lassen, als wäre das von Ihnen vorgeschlagene Projekt wichtig., Dies bedeutet, dass Sie
1) Stellen Sie Ihr Thema vor
2) Geben Sie eine Problemanweisung
3) Bieten Sie eine schnelle Lösung für das Problem
Eine der größten Fallstricke beim Verfassen von Vorschlägen besteht darin, nicht klar anzuzeigen, dass zunächst ein tatsächliches Problem vorliegt, das es wert ist, gelöst zu werden. Denken Sie von oben daran, dass Vorschläge geschrieben werden, um Probleme zu lösen., Wenn Sie beispielsweise Manager einer Filiale eines landesweiten Unternehmens sind und Ihren Vorgesetzten vorschlagen möchten, dass Sie Ihr Geschäft in ein anderes Gebäude verlegen müssen, müssen Sie ihnen 1) mitteilen, dass Sie den Umzug vorschlagen das Gebäude, 2) dass das Gebäude verschoben werden muss, weil sein Standort das Wachstum behindert (Problemstellung), und 3) dass Sie einen Standort im Auge haben, der die Wachstumschancen verbessert.
Unabhängig davon, worum es in Ihrem Vorschlag geht, müssen Sie jedoch eine Problemaussage und Lösung in der Einleitung haben., Wenn dies nicht klar und auf den Punkt gebracht ist, werden Ihre Chancen, dass jemand den Rest des Vorschlags liest, gering.
Projekt oder lieferbare Beschreibung
Dieser Abschnitt kann viele verschiedene Namen annehmen und ist oft in viele kleinere Abschnitte unterteilt. Aber unabhängig davon, wie Sie diesen Abschnitt nennen und wie Sie ihn organisieren, wissen Sie, dass es Ihr primäres Ziel ist, das Projekt in seiner Gesamtheit zu beschreiben. Sie müssen alles erklären, was Sie am Ende produzieren oder tun werden. Alles. Vermeiden Sie es jedoch, alles zu beschreiben, was erklärt, wie Sie es tun werden., Das ist für den nächsten Abschnitt Methoden. Im Abschnitt Projektbeschreibung können Sie zunächst an eine Liste denken. Was ist genau alles, was Sie produzieren oder produzieren werden? Wie genau wird das Projekt (oder die Ergebnisse) aussehen, wenn es abgeschlossen ist?
Es ist sehr wichtig, dass Sie in diesem Abschnitt klar, prägnant und organisiert sind. Wenn Sie Fragen zum Endergebnis hinterlassen, geben Ihre Rezensenten höchstwahrscheinlich die Genehmigung für den Vorschlag auf und verweigern sie.,
Methoden
Nachdem Sie die Details Ihres Projekts beschrieben haben, haben Sie jetzt die Möglichkeit zu schreiben, wie Sie Ihr Projekt abschließen werden. Nehmen Sie Ihre Abschnitte und Beschreibungen aus dem Abschnitt Projekt/Ergebnisse und beschreiben Sie detailliert, wie Sie die Informationen, Berechtigungen und anderen Tools zum Abschluss des Projekts erhalten. Möglicherweise müssen Sie sogar Spendenpläne beschreiben, wenn mehr Geld benötigt wird, um das Projekt abzuschließen.,
Eine der größten Fallstricke im Abschnitt Methoden besteht darin, Ihrem Projekt neue Komponenten anzugeben, die zuvor nicht beschrieben wurden, die Beschreibung des Projekts/der Ergebnisse. Vermeiden Sie es, hier neue Informationen zum Projekt anzugeben. Konzentrieren Sie sich vielmehr ganz darauf, wie Sie das zuvor beschriebene Projekt recherchieren, planen, durcharbeiten und ausführen. Wenn Sie feststellen, dass Sie im vorherigen Abschnitt des Vorschlags nichts erklärt haben, gehen Sie zurück und fügen Sie es dort hinzu. Vorschlag Rezensenten hassen nichts mehr als immer neue Überraschungen auf dem Weg., Wenn immer wieder neue Teile des Projekts im Vorschlag auftauchen, werden sie sich fragen, ob Sie das den ganzen Weg durchdacht haben und ob Sie wissen, wie viel wirklich mit dem Projekt verbunden ist.
In diesem Sinne ist es wichtig, dass Sie Ihre Methoden sehr genau kennen. Beschreiben Sie detailliert Ihre Forschung, wenn Sie Personen interviewen, wen Sie interviewen, wie Sie etwas erstellen oder entwerfen, wen Sie konsultieren und so weiter.
Timeline
Die Timeline ist wirklich eine Erweiterung Ihrer Methoden., Aus Gründen der Klarheit und Organisation erhält die Zeitleiste jedoch normalerweise einen eigenen Abschnitt. Rezensenten müssen wissen, wann Sie verschiedene Benchmarks im Projekt abschließen, und sie müssen wissen, ob Sie ausreichend Zeit zwischen den Segmenten geplant haben. Meistens brauchen sie etwas, um mit dir weiterzumachen. Eine Zeitleiste ist auch gut für Sie, da Sie Ihnen hilft, Schritt zu halten und organisiert zu bleiben. Denken Sie kreativ darüber nach, wie Sie Ihre Timeline am besten visuell anzeigen können. Ist ein Gantt-Diagramm am besten geeignet? Oder vielleicht ein Tisch? Oder eine lineare Zeitleiste?, Was auch immer Sie wählen, stellen Sie sicher, dass klar ist, was wann passieren wird und wer an verschiedenen Punkten beteiligt sein wird.
Budget
In gewissem Maße ist es möglich, dass ein Teil Ihres Budgets im Abschnitt Methoden angezeigt wird, jedoch nur bis zu dem Punkt, an dem Sie beschreiben, wie Sie Spenden sammeln. In diesem Abschnitt müssen Sie alle möglichen Kosten skizzieren, die Ihnen einfallen. Sie müssen nicht beschreiben, wie Sie das Geld erhalten (normalerweise die Organisationen, die Sie vorschlagen, das Geld basierend auf der Genehmigung des Vorschlags und des vorgeschlagenen Budgets anzubieten), es sei denn, es geht in Ihrem Vorschlag speziell darum, Geld zu sammeln., Aber Sie müssen über alle möglichen Kosten nachdenken. Nichts ist schlimmer, als einen Vorschlag zu genehmigen und dann zu erkennen, dass er Sie mehr kostet als das, was Sie genehmigt haben.
Kosten-Nutzen-Analyse
Kosten-Nutzen-Analysen sind für viele Vorschläge keine Voraussetzung, insbesondere für Projekte, für deren Fertigstellung nicht viel Geld erforderlich ist. Möglicherweise schlagen Sie jedoch etwas vor, das umstritten ist oder das sonst viel Geld kostet., Abgesehen davon, dass Sie in Ihrer Einführung eine sehr überzeugende Problemstellung angeben, müssen Sie möglicherweise erläutern, warum dieses spezielle Projekt das Geld wert ist, das ausgegeben wird. Um überzeugend zu sein, konzentrieren Sie sich auf alle Stakeholder; Weisen Sie darauf hin, wie viele Personen, Organisationen oder andere Unternehmen davon profitieren werden. Wenn es Risiken gibt, geben Sie diese an, rahmen Sie sie jedoch so ein, dass die Kosten die Risiken wahrscheinlich überwiegen. Denken Sie daran, dass Vorschläge, mehr als die meisten Dokumente, überzeugende Dokumente sind und es wichtig ist, dass Sie alles so gestalten, dass Ihr Projekt sehr, sehr wichtig klingt., Aber übertreiben Sie es natürlich nicht.
Oft schreiben Sie Vorschläge an Personen, die Sie nicht kennen. Aber selbst wenn Sie die Person oder Personen kennen, die für die Überprüfung Ihres Vorschlags verantwortlich sind, ist es wichtig, dass Sie qualifiziert sind. Im Bereich der Rhetorik nennt man das Ethos, das bezieht sich auf Ihre Glaubwürdigkeit. Erkennen Sie, dass Rezensenten in ihrem Kopf fragen werden, wie sie Ihren Vorschlag lesen, “ Aber warum diese Person? Sind sie fähig?“
Geben Sie so viele Informationen an, wie Sie für wichtig halten, um Ihre Glaubwürdigkeit aufzubauen., Vermeiden Sie alles, was Sie weniger qualifiziert klingen lässt. Einige Vorschlagsprüfer verlangen, dass Sie Ihre Anmeldeinformationen angeben, einschließlich Hochschulabschluss, Berufserfahrung, Wissen und sogar Lebensläufe und Beispielarbeit. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie viele Informationen sie wollen und brauchen.
Schlussfolgerung
Jedes Dokument benötigt einen Anfang, eine Mitte und eine Schlussfolgerung. Leider werden Schlussfolgerungen oft vergessen. In Ihrer Schlussfolgerung müssen Sie die Problemaussage wiederholen und die Rezensenten daran erinnern, wie wichtig dieses Projekt ist., Sie müssen jedoch auch einen Antrag auf Genehmigung stellen (damit klar ist, dass Sie auf eine solche hoffen). Außerdem müssen Sie die Rezensenten darüber informieren, wie Sie Sie kontaktieren können, wenn sie weitere Informationen von Ihnen benötigen. Schlussfolgerungen sind nicht nur viel Arbeit, um Ihr Dokument zu polieren; Sie sind eine Höflichkeit, Das macht Ihren Vorschlag überzeugender. Und sie liefern wertvolle Informationen darüber, wie Sie eine Antwort erhalten und mit Ihnen in Kontakt treten können. Ohne eine Schlussfolgerung können Sie einige unerwünschte Unklarheiten im Umfang der Vorschläge hinterlassen.,
Zitieren Sie unbedingt alle Sekundärforschungen, die für die Entwicklung Ihres Projekts und Vorschlags verwendet werden. Während das APA-Format das gebräuchlichste Zitierformat für Vorschläge ist, müssen Sie möglicherweise einen anderen Stil befolgen, abhängig von Ihrer Organisation, Kursanweisungen oder anderen Erwartungen. Unabhängig davon ist es wichtig, dass Sie Quellen nach einem anerkannten Format zitieren und alle verwendeten Ideen und direkten Zitate ethisch anerkennen.
Anhänge
Obwohl nicht alle Vorschläge Anhänge benötigen, ist es möglich, dass Ihre möglicherweise., Überlegen Sie, welche Informationen Ihre Rezensenten möchten, die nicht ohne weiteres in andere Abschnitte Ihres Vorschlags passen. Möglicherweise müssen Sie beispielsweise Bilanzen einfügen, die im Budgetbereich zu viel Platz beanspruchen. Oder Sie müssen möglicherweise Zeichnungen einfügen, die nicht wirklich in die Beschreibung des Projekts/der zu erbringenden Leistungen passen. Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, Anhänge aufzunehmen, stellen Sie sicher, dass Sie sie früher im Vorschlag erwähnen. Im Abschnitt Budget können Sie beispielsweise Folgendes angeben: „Weitere Finanzinformationen finden Sie in den Bilanzen in Anhang A.,”