mahdollisuus aloittaa, järjestää, tai siivota toimisto arkistointi järjestelmä on valta tehdä jopa rohkeimmat keskuudessamme piiloutua luettelo muista tärkeämpää, ”-dos.”Sinun ei tarvitse piileskellä enää! Nämä kenttätestatut vinkit auttavat sinua saamaan—ja pitämään-toimistosi arkistointijärjestelmän täsmällisessä toimintakunnossa.
monet näistä vinkeistä tulivat suoraan Facebook-ryhmästämme Toimistopäälliköistä!, Katso, mitä viisauksia yhteisöllämme on tarjottavana ja hyppää keskusteluun. Liity ryhmään täällä.
Väri koodi
Ihmiset ovat olleet värikoodit koska office paperityötä—ja toimisto arkistointi järjestelmien järjestää se—tuli tosiasia vuosikymmeniä sitten. Kokeiltu ja todellinen tekniikka värikoodaus koskaan epäonnistuu, ja se on suhteellisen nopea ja helppo vetää pois, vaikka sinulla on erityisen monimutkainen arkistointijärjestelmä. Värikoodaus innostaa sinua lajittelemaan tiedostoja järkeviin luokkiin, löytämään tiedostoja nopeasti ja lisäämään hauskaa arkistointiprosessiin.,
Tämän organisaation tekniikka on täydellinen tapa kääntää kasoittain paperia hallittu paketteja, jotka ovat ennustettavissa parhaalla mahdollisella tavalla. Mikä parasta, värikoodaus toimii sekä fyysisissä että digitaalisissa tiedostoissa, ja jos sinun täytyy järjestää molemmat tiedostotyypit, voit helposti käyttää samaa värikoodausjärjestelmää jokaiselle.
Miten:
- katso kaikki tiedostot, sinun täytyy järjestää ja perustaa muutaman organisaation luokkiin. (Se voi kestää muutaman kulkee todella tunnistaa kuvioita ja hahmotella luokat.)
- Määritä jokainen A-luokan väri., (Joitakin luokkia ovat taloudelliset, henkilöresurssit, sopimukset ja palvelut.)
- Tarkistaa luokat joukkueet ja johtajat. Värikoordinaatio ei toimi, jos kukaan ei ymmärrä valitsemiasi luokkia.
- Kerää materiaaleja värikoodausta varten. (Nämä voivat olla värillisiä kansioita sijoittaa kirjahyllyyn tai yksinkertaisesti paloja värikäs washi nauha kiinni arkistointi kaappi laatikot.)
- Do the color coding! Lajittele tiedostot värikoodattuihin luokkiin ja tunne organisaation zen Zen jokaisella tiedostolla, jonka pudotat (tai raahaat ja pudotat) siistiin, värikoodattuun astiaan.,
- Luoda quick-viittaus säännöt arkki, jotta väri koodaus prosessi helpompaa itsellesi (kun lisäät uusia tiedostoja) ja joku muu, joka auttaa sinua järjestämään toimisto arkistointi järjestelmään tulevaisuudessa.
Miksi se toimii:
värikoodit on samanlainen oppimisen prosessi tunnetaan nimellä ”chunking” määritelty eLearning Coach kuten ”…strategia murtaa tietoa osaksi bite-sized kappaletta niin, että aivot voi helpommin sulattaa uutta tietoa.,”
Kun väri koodi vuori paperia, käännä sattumanvaraista massa tietoa paloiksi, että sinun ja aivot voi helposti lajitella, kun sinun täytyy löytää jotain erityistä. Jos haluat löytää laskun kasa paperia, niin saatat tulla hukkua ja antaa periksi, mutta jos sinun täytyy löytää laskun uusi väri-koodattu järjestelmä, sitten tiedät, etsiä vihreä lippu, joka tarkoittaa ”Taloudellinen Paperityötä.”
digitoi
kun digitoi tiedostoja, luodaan käytännössä paperiton arkistointijärjestelmä., Monen mielestä digitaalisen arkistointijärjestelmän järjestäminen paperisen arkistointijärjestelmän päälle on paljon helpompaa, kun jokainen paperitiedosto on muutettu digitaaliseen muotoon. Jos päätät digitoida tiedostosi, sinun täytyy aloittaa skannaamalla ja muuntamalla vanhoja tiedostoja, prosessi, joka voi olla aika-ja työvoimavaltainen.
Miten:
Erityiset kiitokset Francisco meidän Facebook-Ryhmä, jossa hahmotellaan näitä osoittimia!
- päättää, miten tiedostot järjestetään digitaalisesti., Voit käyttää out-of-the-box ohjelmiston ratkaisu, verkkoasemaan ylläpitää omaa IT (information technology) ryhmä, tai vapaa pilvi alustan, kuten Google Drive?
- käytä luotettavaa ja tehokasta skannauskonetta. (Francisco käytetään Richo koneen kyky skannata asiakirjoja ja lähettää ne ennalta määritetty kansioita verkossa.)
- selvitä, onko sinulla cloud storage backup-tilaa asiakirjoillesi. Tämä on erityisen tärkeää, jos voit käsitellä asiakirjoja, jotka, jos kadonnut, voi aiheuttaa valtava haittaa asiakkaille, asiakkaiden tai muiden liiketoiminnan.,
- Määritä, kenellä on pääsy sekä tiedostojen lisäämiseen että järjestämiseen järjestelmässäsi.
- kehittää standardoidun nimeämiskäytännön skannatuille tiedostoille. Tämä tekee tiedostot helppo löytää ja etsiä paperiton järjestelmä. Francisco suosittelee päivämäärien (tai ainakin vuosien) lisäämistä tiedostonimiin, joten on helpompi tietää, milloin ne poistetaan tai arkistoidaan. Penn Kirjastot on ihana luettelo tiedostojen nimeäminen parhaita käytäntöjä saada sinut alkuun.
- luo kartta tulevasta digitaalisesta arkistointijärjestelmästäsi., Tee tämä mockup niin tarkka kuin mahdollista, jotta voit ennakoida ongelmia järjestäminen järjestelmän. Päivitä kartta, kun olet saanut projektin valmiiksi sisällyttääksesi kaikki matkan varrella tekemäsi muutokset. Kun olet valmis, tämä kartta auttaa sinua helposti löytämään asioita, Kun opit tuntemaan uuden järjestelmän.
- skannaa asiakirjasi:
- käytä leimaa tai tarroja merkitäkseen järjestelmään jo skannattuja fyysisiä tiedostoja.
- Jos digitaalinen tiedostojärjestelmä sallii, lisää kuhunkin asiakirjaan avainsanoja, jotta tiedostoja on helpompi löytää.
- varaa aikaa virheiden välttämiseen., Jopa yksinkertainen virhe voisi jonain päivänä tehdä mahdottomaksi löytää tiedoston tarvitset. Asiakirjojen skannaaminen uuteen järjestelmään on aikaa vievä prosessi,mutta muista: olet valmis lopulta!
Miksi se toimii:
Digitaalinen arkistointi järjestelmien automatisoida ”löytää tiedostot” osa office arkistointijärjestelmä. Sen sijaan selailee kansioita ja pinot samalla riskeeraa papercuts ja päänsärkyä, digitaalisen järjestelmän avulla voit etsiä avainsanoja tai lajitella tiedostoja aakkosellinen luettelo ja helposti löytää mitä haluat.,
digitaaliset järjestelmät tekevät myös uusien tiedostojen lisäämisen helpoksi ja jopa arkistointivastuun jakamisen eri tiimeille. Setup vaatii paljon työtä, mutta säästämäsi aika ja stressi jälkikäteen on sen arvoista.
Aseta viimeinen käyttöpäivä
Tämä saattaa tuntua huijata, mutta yksi parhaista tavoista järjestää toimisto arkistointi järjestelmä on vähentää tiedostot, jotka sinun täytyy järjestää., Kitkeminen tiedostoja sisällön voi saada hankala, koska se on vaikea määrittää, mitkä tiedostot on tallennettu ja josta tiedostot voidaan heitti, mutta poisheittäminen tiedostoja iän esittelee turvallinen, standardoitu tapa päättää, mitä voit nakata.
Miten:
- Luoda ”heittää pois” ikä tiedostoja—1 vuosi, 5 vuotta, 10 vuotta, mitä asianmukaiselta, että tiedostot pitää ja millaista liiketoimintaa olet suorittaa.
- Jos pelkäät tarvitsevasi tiedostoja uudelleen, siirrä ne yksinkertaisesti” arkiston ” laatikkoon tai kansioon, joka on järjestetty vuosittain., (Tämä ainakin estää päätiedostojärjestelmääsi sekaantumasta vanhentuneisiin asiakirjoihin.)
- luo kalenteriin toistuva kokous—mahdollisesti ensimmäinen viikko sitten uudenvuoden—massiivisen tiedostonpuhdistuksen tekemiseksi.
Miksi se toimii:
Heitetään vanhat tiedostot pitää järjestelmän puhdas, järjestäytynyttä, ja asiaa. Se myös säästää aikaa, pitää järjestelmän toimintakunnossa, ja auttaa sinua välttämään tuhlaa aikaa järjestää tiedostoja kukaan ei koskaan tarvitse uudelleen.,
Divide and conquer
Jos tiedostot sinun täytyy järjestää on merkitystä vain tietyille osastoille, pyytää henkilö kussakin näistä ryhmistä järjestää tiedostoja, kun voit luoda kattava tiedosto hallintorakenne.
Miten:
- Luoda organisaation rakenne perustuu osaston sijaan käyttämällä luokkia, että ryhmä tiedostoja perustuu kattaviin aiheita, kuten talous-tai henkilöstöhallinto.
- Jaa tiedostot vastaavasti.,
- vie tiedostot kunkin osaston aineiston asiantuntijalle, mieluiten jollakulla, jonka tunnet, on uskomattomia organisointitaitoja. Pyydä tätä vapaaehtoista loogisesti järjestämään tiedostot ja luomaan avain viittaukseesi.
- Kerätä järjestetty osastojen tiedostoja ja lisää ne yhdistävä järjestelmä.
Miksi se toimii:
kysymällä ihmiset, jotka tulee ymmärtää—ja täytyy-yhteys—tiedostoja, ottaa osaa järjestää prosessi, sinun on varmistettava, järjestelmä toimii.,
Järjestä tiedostot seinille
Asenna tiedostonhaltijat seinille arkistokaapin tai hyllyn sijaan.
Miten:
- Perustaa oman organisaation luokkia ja määritellä, mitkä asiakirjat kuuluvat kunkin luokan.
- Asenna tilavat seinäpidikkeet yhteen toimistosi yleisistä alueista. (Hanki houkuttelevia haltijoita, jotka sopivat yrityksesi brändiin, jotta tämä työ kaksinkertaistuu toimistosuunnittelualoitteena.) Merkitse kukin haltija pääluokittain ja määritä sitten, minkä tyyppisiä tiedostoja kussakin pitäisi olla., Mieti, miten voit tehdä etiketin helpoksi kiireisille työntekijöille ymmärtää muutamassa sekunnissa tai vähemmän. Here ’ s an example:
What files go here?
- Laskut
- Tulot
- Korvaus pyynnöt
- Sähköposti jokainen yritys selittää prosessia. Sen sijaan, että sinulle tuotaisiin tiedostoja, ihmiset voivat lisätä ne oikeudenhaltijoille.
- Siivoa tiedostot tarvittaessa kerran viikossa.,
Miksi se toimii:
Office-tiedostot ovat kollektiivisia resursseja, joten on järkevää, että järjestää niitä pitäisi olla kollektiivinen vastuu. Vaikka sinulla voi olla kunnianhimoisia suunnitelmia pitää toimisto arkistointi järjestelmä on täydellisesti järjestetty kunnossa, kaikki voi hajota, jos, ja kun, saat kiireinen. Tämä järjestelmä varmistaa, että tiedostot pysyvät järjestettyinä luokittain sen sijaan, että ne kasaantuvat sattumanvaraiseen kasaan.,
Järjestää Merkitys
Jokainen, joka on koskaan etsinyt läpi tiedostoja, ymmärtää palava halu löytää juuri mitä tarvitset, sen sijaan löytää 100 asioita, joita et tarvitse. Yritä järjestää toimistotiedostosi tärkeysjärjestyksessä, jotta asiakirjahaku olisi miellyttävämpää kaikille.
Miten:
- Kysely työntekijöille ja kysyä, mitä office-tiedostoja he tarvitsevat löytää tai käyttää ympäri vuoden. (Tee tämä selvitys pakolliseksi ja pyydä tarvittaessa johdon apua täytäntöönpanoon.,)
- Koluta läpi vastaukset ja ryhmä tiedostotyyppejä osaksi tasojen mukaan pääsy vaatii. (Ylin taso olisi viisi yleisimmin käytetty tiedostotyyppi mukaan kyselyn.)
- organisoi järjestelmäsi digitaalisesti tai fyysisesti näiden kategorioiden mukaan. Muista luokitella ja merkitä myös alaryhmiä. Voit esimerkiksi merkitä oman huipputason tiedostoja, ”Ratkaiseva Tiedostoja,” ja kuuluu erillinen etiketit ”kuitit”, ”sopimukset” ja ”kyselyn tulokset.”
miksi se toimii:
kaikki haluavat tiedostojärjestelmän, joka näyttää ennakoivan juuri sitä, mitä etsivät., Järjestämällä järjestelmä perustuu ”enemmistö sääntö”, sinulla on paras mahdollisuus luoda tiedostojärjestelmä, joka todella ei toimita juuri mitä ihmiset tarvitsevat.
Suunnitelma järjestää säännöllisesti
Vaikka paras toimisto arkistointi järjestelmä ei pysy järjestämä itse. On parasta pitää tämä mielessä ja suunnitella tehdä hieman työtä pitää järjestelmä järjestetty viikoittain. Osaltaan hieman vaivaa toistuvasti tuntuu paljon vähemmän ylivoimainen kuin yrittää siivota vuoden verran huonosti tiedostoja kerralla.,
miten: Aseta toistuva kalenterimuistutus ja muista pitää tämä tehtävä pyhänä. Hanki apua joidenkin työtovereiden pitää itsesi vastuussa ja tehdä viikoittain tapahtuma hauskaa. (Saatat myös saada palkan, joka lisää organisaatiosi motivaatiota.)
Miksi se toimii:
Keeping järjestelmä on järjestetty tavalla realistisempi ja hallittavissa kuin järjestää järjestelmä tyhjästä kerran vuodessa.
erillinen keskeneräinen työ valmistuneesta työstä
Tämä nerokas vinkki mielen työkaluista yksinkertaistaa koko arkistointijärjestelmää., Voit silti järjestää tiedostoja valmiiksi projekteja, mutta erottaminen niistä tiedostoja liittyvät käynnissä työtä tekee löytää tiedostoja paljon nopeammin ja tehokkaammin.
Miten:
- Pitää kaikki nykyiset luokittelu tekniikka, joka on työskennellyt sinulle, mutta lisää kaksi kattavaa luokat: ”Valmis” ja ”käynnissä.”
- lisää aikaleimat tai tarrat ryhmätiedostoihin valmistumispäivämäärän, odotetun tai toteutuneen mukaan.
- Lisää kalenteriin kaikki odotetut valmistumispäivämäärät, jotta tiedät, milloin on aika mennä tekemään järjestelyjä.,
Miksi se toimii:
– Tiedostot liittyvät työt ovat loogisesti ne ihmiset täytyy käyttää eniten, ja järjestää arkistointi järjestelmä, jonka kiireellisyyden ja taajuus-yhteys on yksi parhaista tavoista varmista, että järjestelmä on täysin käytännöllinen lisäksi on tehokkaasti järjestetty.
Bonusvinkki: keksi keino tehdä arkistointijärjestelmän organisoinnista hauskaa tai ainakin toteutettavissa olevaa., Ehkä se liittyy saada kaunis järjestää tarvikkeita, jotka tekevät työstä nautittavaa tai rekrytointi co-worker auttaa sinua ulos, joten voit jakaa laadukkaita keskusteluja aikana organisaatio istuntoja.
Yksinkertaisesti selvittää, miten tehdä tehtävän järjestää tiedostoja työn puolestasi—se on paras tapa varmista, että tärkeä tehtävä-tiedoston järjestäminen ei tullut yksi pelko.
Voiko koskaan olla liikaa järjestämisvinkkejä? Emme usko! Jaa vinkkisi alla, jotta voimme kaikki nauttia Super organisoiduista toimistoista!
P. S., Monet näistä vinkeistä tulivat suoraan Toimistopäälliköiden Facebook-ryhmästä! Katso, mitä viisauksia yhteisöllämme on tarjottavana ja hyppää keskusteluun. Liity ryhmään täällä.
- Bio
- Uusimmat Viestit
Uusimmat viestit by Emil Tästä (katso kaikki)
- Lopullinen Sitouttaminen Toimintasuunnitelma 6 Yksinkertainen Vaiheet – heinäkuu 19, 2019
- Annoimme Toimisto Lemmikit Vapaat Kädet Työpaikalla – Tässä on, Miten se Teki Meidän Toimisto Parempi – 13. heinäkuuta 2019
- Kevyitä Välipaloja Pitää Sinut Jännitteiset Kesän Rannalla tai Järven Päivä – 15. kesäkuuta 2019