Che cos’è un ordine di acquisto e come funziona?

Come proprietario di una piccola impresa, monitorare il tuo inventario e ordinare forniture e beni vendibili potrebbe non essere il tuo compito preferito, ma è certamente essenziale per il successo della tua azienda. Gli ordini di acquisto sono essenziali per un processo di acquisto ben gestito, ma molti uomini d’affari e donne non capiscono cosa sono effettivamente, o come usarli per il successo finanziario.,

In questo articolo, parleremo di:

• Ciò che un ordine di acquisto

• Ciò che è necessario includere in un ordine di acquisto

• La differenza tra un ordine di acquisto e della fattura

che Cosa è un Ordine di Acquisto

Un ordine di acquisto (PO) è un documento giuridicamente vincolante creata da un acquirente e presentato al venditore. Proprio come il tuo “carrello” su un sito di e-commerce, un ordine di acquisto è essenzialmente un elenco di ciò che si desidera acquistare., Stabilisce i dettagli dell’ordine, tra cui quantità e tipi di prodotti di cui l’acquirente ha bisogno, nonché i termini di pagamento e i dettagli di consegna.

La differenza tra una richiesta di acquisto e un ordine di acquisto è che quest’ultimo agisce come un contratto tra l’acquirente e il venditore. Inviando un ordine, l’acquirente si impegna ad acquistare beni o servizi per l’importo concordato. Poiché l’ordine viene compilato prima che l’acquirente riceva la fattura, un ordine di acquisto fornisce al venditore un’assicurazione contro il mancato pagamento.

Come funziona un ordine di acquisto?,

Gli ordini di acquisto vengono solitamente utilizzati dalle piccole imprese che ordinano merci in grandi quantità. Ad esempio, un negozio di animali potrebbe essere necessario acquistare diversi tipi di cibo per cani da un fornitore e ordinare molti sacchetti di ogni tipo di cibo. Ecco il processo di ordine di acquisto che il proprietario del negozio di animali userebbe per ottenere le merci di cui ha bisogno:

1. Il proprietario del negozio si accorge che sono a corto di scorte.,

2. Il proprietario del negozio crea un ordine di acquisto che stabilisce esattamente ciò di cui ha bisogno dal fornitore e quanto pagherà per questo.

3. Il fornitore risponde “sì”, perché può fornire tali articoli e accetta l’ordine.

4. Il fornitore potrebbe rispondere “No”, se sono esauriti, un articolo è stato interrotto o ci sono altri problemi con l’ordine, nel qual caso l’ordine di acquisto viene annullato.

5. Il fornitore esegue l’ordine e consegna gli articoli alla data di scadenza concordata.,

6. Il fornitore emette una fattura o una fattura di vendita per gli articoli acquistati.

7. L’acquirente paga l’articolo e la vendita viene elaborata attraverso il sistema POS del venditore.

Gli acquirenti possono anche creare ordini speciali per spedizioni particolarmente grandi o acquisti ricorrenti. Un ordine di acquisto permanente consente all’acquirente di acquistare gli stessi prodotti molte volte utilizzando lo stesso numero PO. Un ordine di acquisto generale è un accordo tra entrambe le parti per consegne multiple su un determinato periodo, per un prezzo stabilito., Gli ordini generali vengono solitamente utilizzati tra aziende con una forte relazione e talvolta vengono forniti con sconti o altri incentivi.

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La differenza tra un ordine di acquisto e una fattura

Poiché gli ordini di acquisto e le fatture sono entrambi documenti finanziari legalmente vincolanti che vengono scambiati tra venditori e acquirenti, non sorprende che i due siano spesso confusi. I due sono anche collegati perché un ordine di acquisto viene spesso utilizzato per creare una fattura, come riferimento per i beni acquistati e i loro prezzi. Tuttavia, ogni documento viene utilizzato in un punto diverso nel processo di acquisto e vengono utilizzati anche da persone diverse.,

Ecco un rapido elenco di differenze compratori e venditori hanno bisogno di sapere:

Ordine di Acquisto

• Creata dall’acquirente

• Creata prima dell’acquisto

• Stabilisce beni necessari

• Include proposto dettagli di pagamento

Fattura

• Creata dal venditore

• Creata dopo l’acquisto

• Conferma la merce consegnata

• Richiede il pagamento in una data specifica

Quando Utilizzare un Ordine di Acquisto vs, una fattura

Un ordine di acquisto viene utilizzato da un acquirente per effettuare un ordine e viene emesso prima della consegna.

Una fattura viene emessa da un venditore utilizzando un software di fatturazione dopo la consegna di un ordine. Definisce l’importo che l’acquirente deve per i beni acquistati e la data entro la quale l’acquirente deve pagare.

Come creare un ordine di acquisto

C’è una pletora di software disponibile online per aiutarti a creare ordini di acquisto, ma puoi anche usare un semplice documento Word o Excel per creare i tuoi moduli d’ordine!,clude:

1. la Data di rilascio

2. i Prodotti necessari + la quantità di ogni prodotto

3. dettagli del Prodotto, compresi codici, i numeri di modello e di nomi di marca

4. Il prezzo per ogni prodotto per unità

5. la data di Consegna

6. numero di PO

7. informazioni Commerciali inclusi

8. 1. indirizzo di Spedizione & indirizzo di fatturazione

   2. nome della Società

   3. informazioni di Contatto

9. Termini di pagamento, come “pagamento alla consegna” o specifica data di pagamento opzioni.,

Che aspetto ha un ordine di acquisto?

Alla fine, un ordine di acquisto sembra molto simile a una fattura, il che è un altro motivo per cui i termini sono spesso confusi. Nella parte superiore, si hanno le informazioni di contatto e dettagli per ogni azienda, più il numero PO e la data. Di seguito è generalmente una tabella, con i prodotti, le quantità, i dettagli e i prezzi in colonne separate., E in fondo, inserirai l’importo totale dell’ordine, il prezzo totale e qualsiasi altro ordine o termine di pagamento, insieme a una firma autorizzata.,entory e la storia di acquisto

Ordinare le merci in quantità specifiche e in anticipo

Scegliere la data di consegna è necessario

non È necessario pagare in anticipo

Per il Venditore:

• tenere Traccia delle vendite e ordini ricorrenti,

• È possibile utilizzare un PO per creare la fattura

• Impegna l’acquirente a pagare, ti dà la sicurezza giuridica

iniziamo con gli Ordini di Acquisto

Ci auguriamo che questa guida sia stata utile, e che avete una migliore comprensione di ciò che un ordine di acquisto è e perché è così importante., Se utilizzati correttamente, gli ordini di acquisto possono aiutarti a monitorare le tue esigenze di fornitura e prendere decisioni finanziarie intelligenti per la tua azienda. Questo, in combinazione con altre buone pratiche commerciali, ti aiuta a creare un percorso verso il successo!

Vuoi saperne di più su importanti termini di finanza aziendale? Dai un’occhiata ai nostri post sulle fatture pro forma, sulle commissioni di elaborazione delle carte di credito e sull’ammortamento lineare.