Educare te stesso sulle categorie di spesa comuni per le piccole imprese renderà molto più facile determinare ciò che è e non è deducibile al momento delle imposte.
Alcune delle categorie di spesa più comuni includono utilità, viaggi, stipendi e altri salari e spese di noleggio, ma ci sono molti altri di cui dovresti essere a conoscenza.,
In questo articolo, spiegheremo che tipo di spese sono deducibili, nonché fornire un elenco delle categorie di spesa aziendale più comunemente utilizzati.
Panoramica: Cosa conta come una spesa aziendale deducibile?
L’IRS ha definito le spese aziendali come “il costo di portare avanti un commercio o di business,” andando a dire che queste spese sono di solito deducibili se l’azienda opera per realizzare un profitto.
Ma cosa conta come spesa aziendale? Molto più di quanto tu possa immaginare., In effetti, qualsiasi spesa considerata ordinaria e necessaria per la tua attività è probabilmente una spesa deducibile.
Quindi, per ogni dollaro che spendi per le spese aziendali ordinarie e necessarie, che spiegheremo di seguito, sarai in grado di prendere una detrazione fiscale nello stesso importo, riducendo notevolmente il carico fiscale.
Una parola di cautela: Dovrete fattore nel vostro metodo di contabilità quando arriva il momento di detrarre le spese.
Ad esempio, a dicembre di 2019, ricevi una fattura da Atlas Roofing per le riparazioni completate all’inizio del mese., Il conto è di $1.750, e sarà pagato nel mese di gennaio 2020.
Se si utilizza il metodo di contabilità in contanti, non è possibile detrarre tale spesa per il 2019, ma può essere detratta nel 2020, quando si paga il conto.
Se si utilizza il metodo di contabilità per competenza, si è in grado di riconoscere la spesa nel mese in cui è stata eseguita, dicembre, in modo da poter detrarre la spesa di $1.750 per il 2019, anche se sarà pagato nel 2020.
Quali sono le categorie di spesa aziendale?,
Di seguito, troverai un elenco di alcune delle categorie di spesa per le piccole imprese più comuni che possono essere detratte dal tuo reddito imponibile.
Se desideri maggiori informazioni sulle detrazioni aziendali e esattamente ciò che è consentito, non dimenticate di visitare la detrazione Spese aziendali panoramica sul sito web IRS.
Ti consigliamo anche di controllare IRS pubblicazione 535; Spese aziendali, per una spiegazione più completa delle spese aziendali e esattamente ciò che si può dedurre.
- Pubblicità: questo include il costo di inserimento di annunci o pubblicità in esecuzione per il vostro business.,
- Formazione continua: Pensando di tornare a scuola per imparare le ultime nel vostro campo? E ‘ deducibile.
- Commissioni di credito e di riscossione: se è necessario utilizzare agenzie esterne per raccogliere i saldi scaduti, è possibile dedurlo.
- Quote e abbonamenti: i costi di abbonamento alle pubblicazioni relative alla tua attività sono deducibili, così come le quote associative per le organizzazioni professionali.
- Programmi di benefici per i dipendenti: il costo dell’assicurazione sanitaria dei dipendenti o delle prestazioni pensionistiche come una partita 401(k) è completamente deducibile.,
- Assicurazione: la responsabilità generale, la compensazione del lavoratore, la responsabilità del prodotto e i premi dell’assicurazione invalidità sono deducibili.
- Manutenzione e riparazioni: Che si tratti di manutenzione ordinaria come la manutenzione HVAC, o la sostituzione di piastrelle incrinate nella vostra area di ricezione, la manutenzione e le riparazioni sono deducibili.
- Spese di ufficio e forniture: ciò include cose come penne e matite, cartelle di file, toner per la copiatrice e cartucce d’inchiostro per la stampante.
- Spese di spedizione e spedizione: Il costo degli ordini di spedizione o semplicemente l’invio di una lettera è una spesa deducibile.,
- Stampa: che si tratti di un documento di una pagina o di un opuscolo per i tuoi clienti, il costo della stampa è deducibile.
- Affitto: Se si affitta uffici o spazi commerciali, l’affitto è deducibile.
- Stipendi e altri compensi: gli stipendi dei dipendenti e gli eventuali salari pagati ai dipendenti a contratto sono completamente deducibili.
- Telefono: che si tratti di un sistema telefonico all’avanguardia o di telefoni cellulari per i tuoi rappresentanti sul campo, il costo dei tuoi telefoni è completamente deducibile.,
- Viaggi: Qualsiasi viaggio di lavoro è deducibile, sia che si tratti di locali, nazionali o internazionali, purché sia considerato necessario per la tua attività.
- Utenze: Il costo del gas, dell’elettricità e dell’acqua è una spesa completamente deducibile.
Come classificare le spese per la tua piccola impresa
È davvero abbastanza semplice classificare le tue spese aziendali, ma molti proprietari di piccole imprese mettono questo processo fuori fino a quando non è assolutamente necessario, creando più lavoro nel processo.,
Ricorda, se stai cercando investitori, finanziamenti esterni o hai bisogno di creare proiezioni finanziarie, dovrai avere una stima accurata delle tue spese aziendali regolari, categorizzate correttamente. Qui ci sono alcuni modi per rendere il processo un po ‘ più facile.
Suggerimento #1: Imposta i tuoi conti spese per riflettere la tua attività
Se fornisci telefoni cellulari per i rappresentanti sul campo e gli addetti alle vendite esterni, assicurati di includere una spesa separata per i telefoni.,
Per le imprese più piccole, o quelli che utilizzano solo un telefono fisso ufficio, la bolletta mensile può essere spesato al tuo account utilities. Alcune piccole imprese combinano le spese di stampa e di spedizione, ma se il vostro business spedisce regolarmente merci ai clienti, si dovrebbe avere un conto separato per le spese di spedizione e di consegna.
Suggerimento #2: Codice fatture fornitore con il conto spese corretto
Quando si impostano i fornitori, immettere un codice spesa predefinito o una categoria, se possibile., Ciò collega automaticamente il fornitore alla spesa corretta, eliminando la necessità di codificare manualmente le fatture del fornitore.
QuickBooks Online consente di inserire una categoria di spesa quando si impostano i dettagli del fornitore. Fonte: QuickBooks Software online.
Se ciò non è possibile, assicurati di esaminare e codificare correttamente la fattura per il processo di contabilità fornitori, assicurandoti che ogni fattura inserita sia codificata nell’account corretto. Anche la coerenza è importante, quindi ti consigliamo di assicurarti di codificare e registrare le fatture in modo coerente di mese in mese.,
Suggerimento #3: Smettere di usare fogli di calcolo e iniziare a utilizzare il software di contabilità
Mentre il software di contabilità non sarà di grande aiuto se le bollette non vengono inviati al conto spese corretto, può andare un lungo cammino per aiutare a classificare e monitorare le spese durante tutto l’anno.
Un altro bonus: invece di spendere il vostro tempo sommando le spese, sarete in grado di creare un rapporto in pochi minuti che visualizzerà tutte le spese aziendali per l’anno, semplificando il processo di deduzione pure.,
Il miglior software di contabilità per categorizzare le spese aziendali
Se si dispone di numerose spese per tenere traccia, è meglio utilizzare il software di contabilità per tenere traccia correttamente.
Mentre è certamente possibile tenere traccia delle spese utilizzando un elenco di spese aziendali, o inserendo le spese su un foglio di calcolo, come tax time, apprezzerete la possibilità di estrarre tali spese facilmente. Inoltre, hai la sicurezza di avere un backup adeguato e una solida traccia di controllo in atto, se dovessi mai essere controllato.,
Ecco alcune delle migliori applicazioni software di contabilità per il monitoraggio delle spese aziendali.
Zoho Books
Zoho Books offre eccellenti capacità di contabilità e contabilità per le piccole imprese, tra cui una solida funzione di gestione delle spese.
Zoho Books offre numerosi modi per registrare le spese aziendali. Fonte: Zoho Libri software.
Una caratteristica utile in Zoho Libri è la possibilità di registrare una spesa, chilometraggio record, o spese di massa record. Zoho Books offre anche un ottimo primer su come tenere traccia delle spese aziendali.,
AccountEdge Pro
AccountEdge Pro è progettato per rendere la vita più facile per i proprietari di piccole imprese. Una delle sue caratteristiche migliori è la possibilità di assegnare un conto spese appropriato a ciascun fornitore, quindi quando si immette una fattura per quel fornitore, i conti corretti verranno addebitati e accreditati automaticamente.
AccountEdge Pro consente di visualizzare gli account interessati da una transazione di acquisto.
Fonte: AccountEdge Pro software.,
Mentre ci sono casi in cui un fornitore può avere più account di spesa aziendale, ad esempio un’azienda che può offrire servizi di stampa e spedizione, in molti casi, i fornitori rappresenteranno solo un singolo tipo di spesa aziendale. Impostando questo durante il processo di installazione del fornitore, è possibile eliminare la necessità di allocare la spesa quando viene immessa.,
FreshBooks
FreshBooks offre diversi modi per monitorare e gestire le spese, tra cui voce spesa standard, la possibilità di caricare le ricevute dal telefono cellulare, o la possibilità di eseguire la scansione di una ricevuta direttamente in FreshBooks.
La funzione Spese in FreshBooks categorizza automaticamente le ricevute. Fonte: Freshbooks software.
Con la categorizzazione automatica delle ricevute, FreshBooks rende facile tenere traccia e successivamente detrarre tutte le spese consentite ed è anche una buona opzione per coloro che preparano le note spese.,
Non tutto è deducibile
Insieme a questa lunga lista di deduzioni ammissibili, ci sono alcune spese che non sono mai deducibili per i proprietari di imprese, tra cui lobbying, contributi politici, appartenenze a organizzazioni sociali, e, naturalmente, eventuali attività illegali come tangenti o tangenti.
La buona notizia è che la stragrande maggioranza delle spese aziendali sono deducibili., Basta essere sicuri che li stai seguendo correttamente al fine di approfittare di loro, e se avete domande su ciò che è e non è deducibile, è sempre meglio fare riferimento al tuo commercialista o CPA.