Come organizzare un paper: Il formato della proposta

Qual è il metodo della proposta?

Le proposte sono scritte per una serie di motivi e possono seguire una vasta gamma di formati. In definitiva, l’obiettivo di una proposta è quello di lanciare un’idea a persona o organizzazione e persuaderli che la tua idea vale la pena perseguire. A seconda della complessità e della formalità dell’ambito della tua proposta, potresti aver bisogno di più o meno profondità., Tutte le proposte hanno una struttura di base abbastanza semplice, tuttavia, che segue sei parti generiche:

Argomento: Indica il tuo argomento e il tuo scopo per scrivere la proposta.
Paradigma: descrivi lo stato attuale o la comprensione come il tuo pubblico lo conosce.
Gap: Identificare il divario nella conoscenza della pratica come il paradigma attuale lo vede. Mostra cosa manca (questo è essenzialmente un problema).
Previsione: Prevedere l’organizzazione della proposta in modo che il lettore sa esattamente cosa aspettarsi. Quindi seguire tale ordine per tutta la proposta.,
Ricerca: Fornire una spiegazione dettagliata della ricerca si condurrà per saperne di più sul problema/gap e la soluzione.
Proposizione: Proponi qualcosa di nuovo, basato sulla tua ricerca, che colmi il vuoto o risolva il problema.

Con questi sei componenti di base in mente, la maggior parte delle proposte, specialmente quelle che richiedono una grande quantità di formalità, ricerca, pianificazione e presentazione, richiedono molto più profondità e la struttura organizzativa può includere fino a 14 o più diverse sezioni / componenti., Se siete alla ricerca per il modo di scrivere di una completa, approfondita della proposta, sono i seguenti quattordici sezioni e seguire l’ordine di seguito indicato:

Lettera di Trasmissione
Coperchio/Titolo della Pagina
in Sintesi
Sommario
Elenco delle Figure
Introduzione
Progetto/Deliverable Descrizione
Metodologie
linea Temporale
Bilancio
Analisi Costi/Benefici
Titoli
Conclusione
Allegati

che Cosa devo Sapere su Proposte?,

Ciascuna delle sezioni proposte di cui sopra sono descritte di seguito. Ma prima, dovresti sapere alcune cose su come scrivere una proposta:

Le proposte sono per risolvere i problemi
La cosa più fondamentale che devi sapere su come scrivere una proposta è che stai proponendo una soluzione a un problema. Ciò significa che dovresti essere consapevole di quale sia il problema, di quanto sia serio, di chi influisce, di come (se non del tutto) il problema sia stato affrontato in passato e di come ti aspetti di essere in grado di risolverlo in un modo che non è stato fatto prima.,

Audience Matters
Nonostante ciò che ti è stato insegnato nella tua classe di scrittura tecnica o aziendale, non esiste una formula precisa per scrivere una proposta. Alla fine, una persona reale leggerà (o NON leggerà se non stai attento) la tua proposta ed è importante soddisfare le loro aspettative. Quando si scrive una proposta di sovvenzione, è imperativo che si seguono le linee guida fornite dall’organizzazione. Se non lo fai, il tuo sarà quasi sicuramente gettato. Se stai scrivendo una proposta per la tua azienda, guarda e vedi quali proposte sono state scritte in passato., Seguire ciò che è previsto.

Le proposte sono documenti persuasivi
Forse sembra ovvio, ma quando scrivi una proposta, stai cercando di convincere le persone a farti andare avanti con la tua grande idea. Al fine di ottenere gli altri a bordo, devi essere impressionante e indiscutibilmente persuasivo. Quindi assicurati di inquadrare ogni sezione della proposta in modo tale che il tuo progetto suoni importante, utile, prezioso, chiaro, efficace, sicuro, fattibile o qualsiasi altra cosa che potrebbe essere convincente per chi lo rivede., Inoltre, assicurati di evitare affermazioni che ti fanno sembrare insicuro di te stesso o troppo fiducioso in te stesso. È una linea sottile tra sembrare incompetente (quando dici frasi come “Penso” o “credo” o “Immagino che that”) e sembrare arrogante (quando dici frasi come “Sono sicuro che sarai d’accordo” o “Sono l’opzione migliore che hai).

Le proposte di solito non vengono lette da una sola persona
Quando scrivi una proposta, dovresti essere consapevole che molte persone valuteranno spesso la fattibilità di ciò che stai proponendo. E ogni persona ha un interesse diverso nella sua approvazione., Un contabile può essere incaricato di leggere la sezione di bilancio, ma potrebbe non guardare qualsiasi altra cosa. Un comitato di lettura può solo guardare il sommario esecutivo per una rapida convalida. Oppure un gruppo specializzato potrebbe essere interessato solo alle tue metodologie. È importante riconoscere in anticipo chi probabilmente si preoccuperà di ogni parte della proposta di più.

Le specifiche sono più importanti
Una delle più grandi insidie nello scrivere una proposta non è essere abbastanza specifica. Non confondere la lunghezza della proposta con le specifiche. Alcune proposte molto lunghe sono, semplicemente, prolisse., Assicurati che ogni dettaglio che includi renda il progetto più chiaro. Se un dettaglio non è prezioso per le parti interessate, lasciarlo fuori. Ed evita lo storytelling (o quello che viene spesso definito “metadiscourse”) nella tua scrittura. In altre parole, evita di interiettare te stesso e i tuoi desideri, pensieri e processi per scegliere il progetto e decidere di scriverlo. Stick per il motivo per cui il progetto è importante e come si sta andando a completarlo.

Lettera di trasmissione

Le lettere di trasmissione sono una cortesia e una formalità., Sono scritti in formato di lettera commerciale professionale e sono indirizzati alla persona o al comitato di revisione a cui si sta inviando la proposta. La tua lettera di trasmissione dovrebbe includere una breve introduzione che introduce te stesso e lo scopo della proposta. La lettera di solito include una descrizione molto breve (uno o due paragrafi) del progetto che stai proponendo. La lettera di trasmissione dovrebbe includere anche una sorta di dichiarazione conclusiva, di solito fornendo informazioni di contatto e una dichiarazione di essere in grado di rispondere a qualsiasi ulteriore domanda sulla proposta o sul progetto.,

Copertina o frontespizio

Tutte le proposte professionali devono includere una copertina. Questi sono più importanti che solo per la decorazione. Le pagine di copertina riportano il titolo della proposta, l’autore o gli autori, la data di presentazione, la persona o il comitato a cui è stata presentata e qualsiasi altra informazione pertinente o richiesta. Se stai inviando alla tua azienda o a un’organizzazione di sovvenzioni o finanziamenti, assicurati di seguire le loro linee guida per ciò che dovrebbe essere incluso nella copertina. La maggior parte delle organizzazioni hanno una preferenza per la copertura in quanto utilizzano un sistema di archiviazione per rimanere organizzato.,

Sommario esecutivo

I sommari esecutivi di solito seguono immediatamente la copertina (prima del sommario). Questi sono riassunti dell’intera proposta. I riassunti esecutivi sono spesso dimenticati, ma servono a uno scopo importante. Ricorda che di solito ci sono un gran numero di parti interessate coinvolte nella lettura delle proposte. Alcune persone hanno solo bisogno di una rapida occhiata dell’intera proposta, ma non hanno il tempo o l’interesse a leggere l’intera cosa. Riassunti esecutivi forniscono uno sguardo in tutta la proposta., È importante, tuttavia, che ogni sezione della proposta sia affrontata nella sintesi. Di solito, riassunti esecutivi sono 1-2 pagine di lunghezza.

Sommario

Le proposte correttamente progettate includevano un sommario. Anche per progetti semplici, le proposte finiscono per essere un minimo di 15-20 pagine. È importante che la tua proposta sia organizzata e che i lettori possano trovare rapidamente le informazioni che stanno cercando. Se i contabili hanno solo bisogno di vedere il budget proposto, ad esempio, dovrebbero essere in grado di trovare rapidamente la pagina su cui si trova.,

Elenco di figure (E elenco di tabelle)

La maggior parte delle proposte, specialmente quelle lunghe, include figure e tabelle. Se qualcuno ha bisogno di fare riferimento alla tua proposta e sono interessati solo al tuo diagramma di Gantt (che delinea la tua timeline), devono sapere dove individuare il grafico. Pensa alla pagina elenco di figure come a un’estensione del tuo sommario che individua in modo specifico le immagini, incluse immagini, grafici, grafici, diagrammi e tabelle. Spesso, se si dispone di diverse figure e diverse tabelle, si vorrà un elenco separato di pagina tabelle dalla pagina elenco delle figure.,

Introduzione

Le introduzioni sono le migliori se sono mantenute brevi e al punto. Se hai bisogno di presentarti, puoi, ma rendilo breve. Lo scopo principale dell’introduzione, però, è quello di indicare il vostro progetto e il suo scopo. Questa è la tua prima occasione per essere davvero persuasivo, quindi è importante che davvero rendere il suono come il progetto che si propone è importante., Ciò significa che devi

1) Introdurre il tuo argomento
2) Fornire una dichiarazione del problema
3) Offrire una soluzione rapida al problema

Una delle più grandi insidie nella scrittura delle proposte non è riuscire a indicare chiaramente che c’è un problema reale per cominciare che vale la pena risolvere. Ricorda dall’alto che le proposte sono scritte per risolvere i problemi., Così, per esempio, se sei un gestore di un ramo di azienda nazionale, e vuoi proporre ai tuoi superiori che avete bisogno di spostare il vostro negozio di un altro edificio, è necessario dire loro 1) che si propone lo spostamento dell’edificio, 2) che l’edificio deve essere spostato, perché la sua posizione ostacola la crescita (definizione del problema), e 3) che si dispone di una posizione in mente che possa migliorare le opportunità di crescita.

Indipendentemente da ciò che riguarda la tua proposta, tuttavia, DEVI avere una dichiarazione e una soluzione del problema nell’introduzione., Se questo non è chiaro e al punto, le probabilità di qualcuno che legge il resto della proposta diventano fioche.

Descrizione del progetto o Deliverable

Questa sezione può assumere molti nomi diversi ed è spesso suddivisa in molte sezioni più piccole. Ma indipendentemente da ciò che chiami questa sezione e da come la organizzi, sappi che il tuo obiettivo principale è descrivere qual è il progetto, nella sua interezza. Devi spiegare tutto ciò che finirai per produrre o fare. Tutto. Tuttavia, evitare di descrivere tutto ciò che spiega come si farà., Questo è per la prossima sezione, metodologie. Nella sezione descrizione del progetto, si potrebbe prima pensare in termini di un elenco. Cos’è esattamente tutto ciò che produrrai o aiuterai a produrre? Che aspetto avrà esattamente il progetto (o i risultati finali) una volta completato?

È molto importante che tu sia chiaro, succinto e organizzato in questa sezione. Se lasci domande su quale sarà il risultato finale, è molto probabile che i tuoi revisori rinuncino e neghino l’approvazione per la proposta.,

Metodologie

Dopo aver descritto i dettagli del vostro progetto, ora come la possibilità di scrivere come si completerà il vostro progetto. Prendi le tue sezioni e descrizioni dalla sezione progetto / deliverables e descrivi, in dettaglio, come otterrai le informazioni, le autorizzazioni e altri strumenti per completare il progetto. Potrebbe anche essere necessario descrivere i piani di raccolta fondi se sono necessari più soldi per completare il progetto.,

Una delle maggiori insidie nella sezione metodi è l’indicazione di nuovi componenti al progetto che non sono stati descritti in precedenza, la descrizione del progetto / deliverables. Evitare di indicare nuove informazioni sul progetto qui. Piuttosto, concentrarsi interamente su come si ricerca, piano, lavoro attraverso, ed eseguire il progetto che è stato descritto in precedenza. Se ti accorgi di non aver spiegato qualcosa nella sezione precedente della proposta, torna indietro e includilo lì. I revisori delle proposte non odiano altro che ricevere nuove sorprese lungo la strada., Se nuovi pezzi del progetto continuano a spuntare nella proposta, inizieranno a chiedersi se hai pensato tutto questo e se sai quanto è realmente coinvolto nel progetto.

Con questo in mente, è importante che tu sia molto specifico sui tuoi metodi. Descrivi, in dettaglio, la tua ricerca, se intervisterai persone, chi intervisterai, come creerai o progetterai qualcosa, chi consulterai e così via.

Timeline

La timeline, in realtà, è un’estensione dei tuoi metodi., Ma per chiarezza e organizzazione, la timeline di solito ottiene una sezione propria. I revisori dovranno sapere quando completerai diversi benchmark nel progetto e dovranno sapere se hai pianificato molto tempo tra i segmenti. Per lo più, hanno bisogno di qualcosa da seguire con te. Una linea temporale è un bene per voi, anche, in quanto vi aiuterà a tenere il passo e mantenere organizzato. Pensa in modo creativo al modo migliore per visualizzare visivamente la tua timeline. È un diagramma di Gantt più appropriato? O forse un tavolo? O una linea temporale lineare?, Qualunque cosa tu scelga, assicurati che sia chiaro cosa accadrà quando e chi sarà coinvolto in vari punti.

Budget

In una certa misura, è possibile che parte del tuo budget venga visualizzato nella sezione metodi, ma solo al punto in cui descrivi come raccoglierai fondi. In questa sezione, è necessario delineare ogni possibile costo si può pensare. Non è necessario descrivere come si otterrà il denaro (di solito le organizzazioni si propone di offrire il denaro in base all’approvazione della proposta e il bilancio proposto) a meno che la vostra proposta è, in particolare, sulla raccolta di fondi., Ma devi essere premuroso di ogni possibile costo. Niente è peggio che ottenere una proposta approvata poi rendendosi conto che vi costerà più di quello che sono stati approvati a spendere.

Analisi costi/benefici

Le analisi costi / benefici non sono un requisito per molte proposte, in particolare per progetti che non richiedono molti soldi per essere completati. Tuttavia, potresti trovarti a proporre qualcosa che è controverso o che altrimenti costa un sacco di soldi., Oltre ad affermare una dichiarazione problema molto persuasiva nella vostra introduzione, potrebbe essere necessario approfondire perché questo particolare progetto vale la pena spendere i soldi. Per essere persuasivo, concentrati su tutte le parti interessate; indica quante persone, organizzazioni o altre entità ne trarranno beneficio. Se ci sono rischi, dichiararli, ma inquadrarli in un modo che suggerisce che il costo probabilmente supererà i rischi. Ricorda che le proposte, più della maggior parte dei documenti, sono documenti persuasivi ed è importante inquadrare tutto in un modo che renda il tuo progetto molto, molto importante., Ma, naturalmente, non esagerare.

Qualifiche

Molte volte scriverai proposte a persone che non conosci. Ma anche se conosci la persona o le persone incaricate di rivedere la tua proposta, è importante che tu suoni qualificato. Nel campo della retorica, questo è chiamato ethos, che si riferisce alla tua credibilità. Riconosci che i revisori chiederanno nella loro testa mentre leggono la tua proposta, ” ma perché questa persona? Sono capaci?”

Fornire tutte le informazioni che si pensa è importante per costruire la vostra credibilità., Evitare tutto ciò che ti fa sembrare meno qualificato. Alcuni revisori delle proposte richiederanno di indicare le credenziali, compresi i diplomi universitari, l’esperienza lavorativa, la conoscenza e persino i curriculum e il lavoro di esempio. Assicurati di sapere quante informazioni vorranno e hanno bisogno.

Conclusione

Ogni documento ha bisogno di un inizio, un mezzo e una conclusione. Sfortunatamente, le conclusioni sono spesso dimenticate. Nella tua conclusione, devi ribadire l’affermazione del problema, ricordando ai revisori quanto sia importante questo progetto., Ma dovrai anche fornire una richiesta di approvazione (in modo che sia chiaro che speri di ottenerla). Inoltre, avrai bisogno di lasciare che i revisori sappiano come contattarti se hanno bisogno di ulteriori informazioni da te. Le conclusioni non sono solo un lavoro impegnativo per lucidare il tuo documento; sono una cortesia, che rende la tua proposta più persuasiva. Andy essi forniscono preziose informazioni su come ottenere una risposta e entrare in contatto con voi. Senza una conclusione, si può lasciare qualche ambiguità indesiderata nel campo di applicazione delle proposte.,

Assicurati di citare tutte le ricerche secondarie utilizzate per lo sviluppo del tuo progetto e della tua proposta. Sebbene il formato APA sia il formato di citazione più comune per le proposte, potrebbe essere necessario seguire uno stile diverso a seconda dell’organizzazione, delle istruzioni del corso o di altre aspettative. Indipendentemente da ciò, è importante citare le fonti secondo un formato riconosciuto e dare credito eticamente a tutte le idee e le citazioni dirette utilizzate.

Appendici

Anche se non tutte le proposte avranno bisogno di appendici, è possibile che la tua potrebbe., Considera quali informazioni i tuoi revisori potrebbero desiderare che non si adattino facilmente ad altre sezioni della tua proposta. Potrebbe essere necessario includere i bilanci, ad esempio, che occuperebbero troppo spazio nella sezione budget. Oppure, potrebbe essere necessario includere disegni che non si adattano naturalmente alla descrizione del progetto/deliverables. Se si sceglie di includere appendici, tuttavia, assicurarsi che li menziona in precedenza nella proposta. Si potrebbe indicare, ad esempio, nella sezione bilancio: “Per ulteriori informazioni finanziarie, fare riferimento ai bilanci nell’appendice A.,”