Se c’è una cosa che vale per quasi tutte le aziende, è il fatto che hanno bisogno di un modo per monitorare quanto tempo i loro dipendenti stanno spendendo sul lavoro. Tradizionalmente, fogli di calcolo Excel sono stati il go-to opzione che molte aziende preferiscono per il monitoraggio del tempo, sia perché pensano che sia una soluzione economica e facile, o semplicemente perché è quello che sono abituati a utilizzare. Potresti anche impiegarli nei tuoi rapporti quotidiani., Come molte altre aziende che hanno apportato il cambiamento ti diranno, però, Excel non è esattamente tutto ciò che è incrinato quando stai cercando di elaborare un sistema efficiente per mantenere il tempo.
Innanzitutto, considera questo: Excel è estremamente limitato in ciò che può fare. Dovrai inserire tutte le tue informazioni manualmente, aumentando la probabilità di errori e richiedendo di ricordare ai dipendenti di compilare i loro fogli ogni giorno. Non puoi fare alcuna approvazione automatica, hai poche funzionalità analitiche e i tuoi dati non saranno mai in tempo reale., Ciò rende difficile mantenere aggiornato un foglio attività di Excel e questi problemi sono aggravati dal fatto che, se il team utilizza lo stesso foglio per registrare tutti i dati, solo una persona può lavorarci alla volta. Il processo è lento e faticoso, succhiando via il tempo che avresti potuto essere produttivo cercando di compilare le schede attività una cellula dolorosa alla volta.
Le cose diventano più confuse quando si portano nuovi membri del team a bordo., Le formule e i codici univoci che i creatori originali della tua scheda attività erano abituati a usare potrebbero essere indecifrabili per il nuovo manager che hai incaricato di mantenere il tempo. Potrebbero dover ricominciare da zero, o passare ore cercando di discernere cosa sta succedendo. Ci sono pochi controlli sulla privacy in Excel (il che significa che i dati sensibili sono particolarmente vulnerabili alla cattiva gestione) e, per di più, Excel non è facilmente scalabile. Man mano che la tua organizzazione cresce, diventerà sempre più difficile gestire le dimensioni del database.,
Tuttavia, Excel ha il suo fascino per alcune aziende, in particolare se lo si utilizza solo per piccoli progetti e si necessita di una soluzione che non richiede molto in termini di software aggiuntivo. Per molte aziende, Excel è “gratuito”, in quanto viene fornito di default con i pacchetti di Microsoft Office. Non richiede di intraprendere una formazione aggiuntiva per i dipendenti e gli utenti avanzati possono spremere il programma per ogni oncia del suo valore, a condizione che sappiano come. Excel potrebbe non essere una soluzione perfetta, ma, se avete intenzione di usarlo, perché non assicurarsi di avere i migliori modelli a vostra disposizione?,