Se un general contractor potesse sommare tutti i minuti che ha trascorso in attesa di una risposta a una RFI (Richiesta di informazioni) nel corso della sua carriera, potrebbe aver scoperto che avrebbe potuto andare in vacanza o addirittura costruire alcune piazze commerciali, e può essere anche costoso. La ricerca ha dimostrato che un progetto medio in un giorno tipico potrebbe avere tra 15 e 20 RFI per million 1 milione di valore del progetto. Ciò significa che un progetto di million 5 milioni può generare circa costs 100.000 in costi.,
Le RFI sono semplicemente richieste di informazioni, tuttavia, non c’è nulla di semplice in loro se non vengono gestite correttamente. Ci sono semplici modi per gestire con successo il processo RFI e ti diremo come fare proprio questo.
Che cos’è un RFI in costruzione?
Nella costruzione, lo scopo di un RFI è quello di risolvere le lacune informative, eliminare le ambiguità e catturare e condividere decisioni specifiche durante il corso del progetto. Un appaltatore generale o subappaltatore di solito invia un RFI in forma scritta per recuperare informazioni da un professionista di progettazione, ingegneria o costruzione., Le informazioni contenute in un RFI sono informazioni che non sono state incluse nell’ambito del contratto di costruzione.
Il processo RFI di costruzione
L’obiettivo principale del processo RFI è eliminare la necessità di interventi correttivi lunghi e costosi durante il ciclo di vita di un progetto. In Australia, questi documenti sono talvolta indicati come query tecniche (TQ).
In genere, le domande RFI vengono poste e risolte durante il processo di offerta di un progetto e / o durante il corso di costruzione del progetto.,
Ciò che dovresti e non dovresti includere nelle RFI
Le RFI possono essere approssimativamente classificate in diverse categorie. Queste classificazioni possono essere preziose per il team di progetto se vengono utilizzate ampie categorie nei documenti. In questo modo miglioreranno la comunicazione, focalizzeranno il processo sul risultato desiderato e desiderato e guideranno il team di progetto.
Queste categorie sono:
- Chiarimenti di progettazione (conflitti, piani incompleti, specifiche).,
- Richieste di modifica del progetto (spesso a causa di errori di costruzione, problemi di sequenziamento).
- Richieste di sostituzioni (ingegneria del valore, disponibilità dei materiali, facilità d’uso).
- Problemi di costruibilità
- Diverse condizioni del sito
Questo elenco non è esaustivo ed è più importante capire cosa non sia un RFI. Molti elementi sono appropriati e necessari, ma sono meglio trasmessi o comunicati tramite altri metodi.,
Un RFI non è destinato ad essere utilizzato per la comunicazione di routine, un invio, un piano o un programma di sicurezza, la trasmissione o un metodo di documentazione. Le RFI non dovrebbero mai sostituire la comunicazione verbale o essere utilizzate per commenti o posizionamento.
Sul lato della progettazione, le RFI non dovrebbero essere utilizzate per l’emissione incrementale di documenti di progettazione che avrebbero dovuto far parte del premio (design/build o fast-track design except). A seconda del contratto, le RFI possono essere utilizzate o meno per le sostituzioni.
Se il tuo contratto ha un processo separato, assicurati che vengano utilizzati documenti e processi., In caso contrario, utilizzare il processo RFI e identificarlo come “Richiesta di sostituzione”. Non utilizzare l’RFI per l’approvazione di mezzi e metodi o problemi contrattuali; non è nemmeno uno sbocco per porre domande inappropriate relative all’installazione del prodotto tipicamente specificate da un produttore. Non considerare un RFI come una direttiva di modifica della costruzione o una richiesta di ordine di modifica.
Per quanto riguarda i requisiti contrattuali, assicurarsi che i requisiti generali del progetto siano ben noti dal team di costruzione e seguirli., I contratti federali e governativi sono particolarmente noti per i processi contrattualmente fissati che variano notevolmente da proprietario a proprietario.
I componenti di un RFI
Ci sono due componenti principali di RFI: amministrativo e professionale.
I contratti spesso richiedono una notifica quando vengono rilevati errori, conflitti o omissioni e un RFI è lo strumento ampiamente utilizzato nel settore delle costruzioni. RFI non solo documenta un processo, ma è anche un obbligo contrattuale e un processo fondamentale per la consegna dei progetti.,
Tuttavia, l’atteggiamento di molti lavoratori edili nei confronti dello strumento è diventato negativo poiché le RFI sono spesso utilizzate come metodo per aumentare i profitti attraverso i reclami. Possono anche essere utilizzati per creare una traccia cartacea per affermare ritardi di impatto cumulativi, progettazione negligente o altre azioni simili. Questo abuso di un processo necessario e contrattuale sta creando problemi più grandi nel settore.
Un RFI non deve essere percepito come un documento ad alto rischio., È obbligatorio per una società di costruzioni che desidera ripetere il lavoro, buone relazioni e una reputazione professionale gestire il processo attraverso una profonda comprensione delle migliori pratiche. A lungo termine, le conseguenze del continuo uso improprio delle IFP creeranno più problemi di quanti ne risolveranno.
Qual è la differenza tra RFI, RFP e RFQ?
“RFX” è un termine usato per riferirsi a una richiesta di “Qualcosa”, da una proposta, informazioni, un preventivo o qualcos’altro. Spesso è più facile fare riferimento a una RFX che a ” una RFP, RFI o RFQ.,”
I tre documenti comuni sono RFI (Richiesta di informazioni), RFP (Richiesta di proposta) e RFQ (Richiesta di preventivo). RFI è spesso rilasciato all’inizio del processo. Un RFI è simile in qualche modo a un RFP, ma di solito è meno rigoroso e contiene meno domande.
RFP (Request For Proposal) è il primo passo in un processo di approvvigionamento. Un’organizzazione che vuole emettere una RFP valuta le sue esigenze e sviluppa un elenco di criteri, che vengono poi trasformati in domande., Le domande vengono poi compilate in un questionario che viene inviato a un gruppo di fornitori che forniscono i prodotti/servizi che si allineano con le esigenze dell’acquirente. I venditori, che a volte sono chiamati fornitori, rispondono al questionario e lo restituiscono all’acquirente dopo di che le risposte dei venditori sono segnate. Fornitori Top-scoring sono quindi di solito invitati a negoziati o di presentare offerte specifiche in un RFQ.,
RFQ (Richiesta di preventivo) è una sollecitazione ai fornitori che è di natura molto specifica e include tutti i dettagli rilevanti relativi ai prodotti / servizi che vengono acquistati. Una RFQ viene spesso emessa dopo una RFP, ma può anche essere emessa da sola per beni e servizi particolarmente standardizzati.
Maggiori sfide nel processo di RFI
Uno dei principali problemi con le RPI è l’onere dei costi aggiuntivi che possono mettere su un lavoro di costruzione., Potrebbe non sembrare molto inizialmente, ma i ritardi e i tempi di inattività che derivano da un RFI possono sommarsi nel tempo. Come l’American Council of Engineering Companies delinea nel suo schema di RFIS, queste richieste includono più di cinque passaggi, ognuno con le proprie sottocategorie, azioni e risposte. Inoltre, le RFI possono coinvolgere collettivamente una vasta gamma di membri del team, che possono tutti sostenere il processo e creare ancora più ritardi.,
Per rivedere e rispondere a ogni singolo RFI, costa una ditta di costruzioni una media di $1,080, mentre il costo collettivo per il progetto potrebbe impostare una ditta indietro $859,680.
Nel tentativo di monetizzare i costi RFIs creare per le imprese di costruzione, Navigent Construction Forum di Navigant Consulting, Inc. dati RFI esaminati da 1.362 progetti in tutto il mondo per un totale di 1.083.807 RFI. I progetti variavano in valore tra $5 milioni e billion 5 miliardi, e ciascuno aveva una media di 796 RFI.,
La ricerca ha rivelato che le RFI possono creare backlog significativi, poiché i proprietari e i project manager sono tenuti a rivedere e rispondere a ogni singolo RFI da appaltatori e subappaltatori, rilevando il costo di ciascuno e l’uso del processo per presentare reclami contro i proprietari. Dopo aver campionato 1.382 progetti, Navigent ha scoperto che per rivedere e rispondere a ogni singolo RFI, è costato a un’impresa di costruzioni una media di $1.080, mentre il costo collettivo per il progetto potrebbe riportare un’azienda a back 859.680.,
Inoltre, sia a causa di richieste non considerate dal team di progettazione, domande già risolte nel contratto originale, sia perché focalizzate su mezzi e metodi, più di una su dieci delle RFI è stata elencata come “ingiustificabile.”Collettivamente, queste RFI ingiustificate hanno una media di circa $113,400 per progetto.
Forse i dati più preoccupanti scoperti nella ricerca Navigent sono che quasi una RFIS su quattro non riceve risposte., Senza che qualcuno risponda e risolva i problemi associati a un RFI, può portare a artigianato scadente, costruzione impropria e persino una struttura potenzialmente pericolosa. Con i clienti che diventano più litigiosi ogni anno, è di vitale importanza che le imprese di costruzione costruiscano queste strutture utilizzando l’intero ambito e i requisiti stabiliti dagli ingegneri e dagli architetti, altrimenti, c’è una possibilità molto reale che l’impresa di costruzioni possa in ultima analisi affrontare una causa su un edificio mal costruito.,
Come migliorare il processo RFI
Una delle cause principali delle RPI è la mancanza di comunicazione tra architetti, ingegneri e appaltatori e altri stakeholder chiave. Poiché ciascuno di questi gruppi diventa più tecnico e isolato, minore è la sovrapposizione e l’interazione tra di loro. Questa natura silos significa che il costruttore alla fine del processo dovrà richiedere informazioni a qualcuno più in alto nella catena di progettazione, portando in ultima analisi a una perdita di tempo e ore di lavoro.,
Gli appaltatori che implementano il software di gestione dei progetti di costruzione possono eliminare efficacemente questi ritardi rendendo le RFI disponibili a tutte le parti interessate istantaneamente. Con la sua interfaccia utente intuitiva, chiunque nel team-dal dirigente all’architetto ai subappaltatori sul campo-può facilmente scattare una foto dell’area problematica e caricarla nel repository della piattaforma per la visualizzazione di tutti gli altri. Anche quelle persone che non hanno la piattaforma riceveranno un messaggio che li avvisa del problema.,
I project manager possono quindi rivedere l’RFI in tempo reale e notificare le persone necessarie il tutto con pochi clic e colpi dai loro dispositivi mobili. Assicurando che tutti abbiano accesso in tempo reale alle RFI insieme alle immagini della richiesta o delle aree problematiche, le imprese di costruzione riducono il tempo e la manodopera associati a questa componente necessaria del processo di costruzione, risparmiando tempo e denaro.,
Lascia che l’innovazione funzioni per te
In uno studio passato, l’analisi dei dati ha mostrato che su un progetto medio di un anno o meno, potresti servire fino a una media di 270 RFI e se un progetto dura una durata di cinque o più anni, quel numero può aumentare fino a 1400. L’utilizzo di soluzioni software chiave migliorerà notevolmente il tuo lavoro quotidiano accelerando i processi.
Quando sorgono domande sul campo, devi sapere come andare avanti, specialmente quando quel cambiamento può influenzare altri mestieri che entrano e completano un lavoro., Utilizzando un mobile, disegno-centric, software collaborativo per la gestione dei progetti come Procore può non solo aiutare a inviare RFI, ma anche seguirli in tempo reale, accelerare i tassi di risposta e bandiera o lista RFI in ordine di importanza.
L’utilizzo di soluzioni software chiave migliorerà notevolmente il lavoro quotidiano accelerando i processi.,
Con la giusta soluzione software, le RFI possono essere inviate a tutti coloro che hanno bisogno di rispondere (indipendentemente da dove si trovino) mentre sono sul campo e puoi allegare foto, disegni o schemi più dettagliati, specifici per la tua richiesta. Tutto ciò aiuta il destinatario a comprendere meglio l’RFI e può accelerare il processo decisionale o di risposta., Una volta ricevuta una risposta, la soluzione software giusta archivierà tutte le attività coinvolte e, se necessario, ti aiuterà a iniziare un ordine di modifica e gestire gli intricati processi che si evolvono da lì. Utilizzare la tecnologia per prendere il umile fuori del processo e concedetevi più tempo per pianificare in anticipo per le questioni future.
Aspettatevi risposte in tempi realistici
In primo luogo, leggere attentamente il contratto. Sapere cosa si qualifica come RFI e cosa no in base al contratto che hai firmato. Molte RFI potrebbero aver ricevuto risposta nei documenti contrattuali originali., Se non leggi i documenti con un pettine a denti fini, tirerai fuori i capelli inutilmente. E il vostro RFI non sarà risposto a. Sì, ci vuole tempo all’inizio per leggere i documenti apparentemente infiniti scritti in legalese, ma alla fine renderà il tuo lavoro più facile.
Su un progetto tipico di un anno o meno, potresti servire fino a una media di 270 RFI e se un progetto dura una durata di cinque o più anni, quel numero può aumentare fino a 1400.,
Inoltre, non essere colto alla sprovvista se ricevi una risposta da una richiesta che indica che il destinatario ha un tempo “assegnato” per rispondere alla tua richiesta. Molti contratti attuali stanno ora definendo i tempi per i tassi di risposta in base al destinatario. Ad esempio, ” ingegnere è dato un massimo di sette giorni per rispondere alla RFI.”Secondo il Navigant Construction Forum™ ci sono diversi livelli di complessità che determinano la revisione di RFI e il tempo di risposta.,
Sulla base del feedback del personale dell’impresa di costruzioni intervistato, i professionisti della progettazione stimano che la RFI media richiederebbe circa otto ore per ricevere, registrare, rivedere e rispondere. Mentre molte richieste possono essere messe in campo e risposto a entro un’ora, altri possono richiedere giorni per la ricerca e fornire una risposta appropriata. Secondo i dati dello studio Navigant, i tempi medi di risposta possono variare da 6,4 giorni a 10 giorni in base alla regione, alle dimensioni del progetto e alla durata.
I tempi medi di risposta possono variare da 6.,da 4 a 10 giorni in base alla regione, alle dimensioni del progetto e alla durata.
A seconda della disciplina coinvolta nella richiesta, una domanda di colore della vernice sarebbe più facile rispondere a una domanda di ingegneria. Capire queste differenze, è importante pensare al futuro. L’invio di un RFI quando la condizione è critica comporterà probabilmente ritardi. Tuttavia, la revisione dei problemi prevedibili e l’invio di RFI prima del tempo ti lasciano ampio spazio per ottenere una risposta in tempo per il lavoro relativo alla domanda in questione da completare., Se ti rendi conto che alcune categorie richiedono ulteriori chiarimenti, raggruppare i problemi può aiutare ad accelerare i tempi di risposta di RFI per aspetti difficili di un progetto.
Infine, capire cosa è “mission critical” e cosa può essere messo nel dimenticatoio farà molto per aiutare le risposte a essere rintracciate rapidamente. Sii specifico nelle tue richieste e livellale in base all’urgenza del progetto. Contrassegnare le tue RFIS come “ad alta priorità” può aiutare ad aumentare i tempi di risposta, ma assicurati di non piangere il lupo troppe volte. Se tutto è urgente, allora nulla lo è., Spingere attraverso quelle risposte necessarie che possono ritardare i programmi di progetto, può minacciare la sicurezza del progetto o dei dipendenti, o può richiedere grandi modifiche al budget del progetto. Se la vernice di colore bianco deve essere bianco brillante o bianco guscio d’uovo può aspettare fino a quando le domande più importanti sono risposte.
Best practice RFI
In generale, la maggior parte delle aziende o dei proprietari cercherà di impostare le proprie best practice e aspettative RFI prima di iniziare un progetto., Queste best practice RFI sono spesso determinate come:
- Sviluppo di una procedura RFI.
- Definizione di ciò che sarà considerato un RFI e ciò che non sarà considerato uno.
- Quale documentazione sarà richiesta accanto a un RFI per una risposta, tempi di risposta previsti e comunicare tutto quanto sopra prima di iniziare il progetto di costruzione.
Mentre quelli aiuteranno a inquadrare le aspettative, ti consigliamo di impostare alcune condizioni prima di impegnarsi con un business pure., Dal tuo punto di vista, avrebbe senso comunicare i tuoi protocolli RFI previsti (se differiscono dai loro) e concordare il metodo o il sistema di invio.
Questo è dove la tecnologia può essere tuo amico. L’utilizzo di una soluzione software collaborativa abilitata per dispositivi mobili può aiutare a semplificare le comunicazioni e a tenere tutti informati in tempo reale (documentando al contempo ogni attività relativa a RFI, in pratica coprendo il tuo dietro). Se il proprietario del progetto di costruzione, l’azienda o il manager utilizzano una soluzione software come questa, assicurati di chiedere una rapida lezione su come utilizzare correttamente il sistema., Se sei tu a introdurre il sistema, assicurati che il proprietario, l’azienda o il project manager comprendano la necessità di una collaborazione in tempo reale per mantenere il progetto in tempo e nel budget. Spesso il sistema di gestione del progetto o la soluzione che ci si aspetta di utilizzare è delineato nei contratti – così ancora una volta-leggere attentamente quei contratti.
Rendere semplice la “Richiesta”
È sorprendente quanto spesso questo componente di base manchi dall’RFI; sconcertando il destinatario, confondendo le acque e creando inutili trascinamento nel processo., Rendi la” richiesta ” il più ovvia e disadorna e specifica possibile. Ogni domanda dovrebbe essere singolare e chiara-e rispondere.
Segui ogni domanda con un punto interrogativo, come un modo per separare i problemi e concentrarti sull’esatta natura della richiesta. Ottenere fantasia con le domande o cercando di mescolare diversi problemi in una sola volta nella RFI non si muove la palla downfield. Sii semplice. Un RFI è una domanda. Chiedilo nel modo più chiaro possibile.
Context Matters
Diciamo di nuovo: Context., È molto facile comporre accidentalmente una richiesta che attinge così tanto dalla tua esperienza del problema, che sfida la facile penetrazione da parte del destinatario. Questo è un mangiatore di tempo. Costruisci la domanda in modo tale che chiunque sia dentro o fuori dal progetto possa capirlo. Guarda attentamente la tua richiesta. Si presume anche leggermente qualche conoscenza preliminare da parte del destinatario?
Un problema non si presenta in isolamento su un progetto e nemmeno il relativo RFI corrispondente.,
Un RFI correttamente contestuale dovrebbe includere l’esatta natura del malinteso, chi sul progetto è influenzato, quale parte del processo di progetto è influenzato, dove sulla build mancano le informazioni e una scadenza entro la quale è necessaria una risposta. Un problema non si presenta isolatamente su un progetto e nemmeno il suo corrispondente RFI. Avvolgi leggermente la domanda nel tipo di dettaglio crescente che porta completa chiarezza alla RFI.
L’importanza delle immagini in un RFI
Un’immagine vale 1.000 parole., Questa verità è perfettamente adatta alla RFI. Allegando foto, disegni, video, o anche un diagramma frettolosamente abbozzato andrà un lungo cammino verso l’eliminazione di confusione circa l’esatta natura delle informazioni richieste. Immagini hanno un modo di tagliare dritto al sodo, e quando combinato con le vostre domande focalizzate assicurerà la RFI è affrontato in modo rapido e preciso.,
Suggerisci una soluzione
Suggerire una soluzione non solo incornicia e mette in evidenza il problema centrale di RFI, quel formato servirà anche a stimolare il destinatario a una “modalità soluzione” immediata; trasformando un elemento “Darò un’occhiata a questo più tardi” in un elemento di azione.
Se sei nella posizione di richiedere un RFI, probabilmente hai la competenza professionale e la consapevolezza situazionale per includere con la tua domanda molto specifica un paio di possibili risposte. Qual è il punto di presentare una risposta proposta insieme alla tua domanda?, Questa pratica serve a portare la questione in un rilievo ancora più netto contrapponendo la RFI a una soluzione proposta retoricamente. È come scurire lo sfondo di una foto per esagerare utilmente i contorni del soggetto. Non hai le risposte, chiaramente, o non produrresti un RFI.
Importanza dell’implementazione del processo RFI
Sì, l’abbiamo detto. Il processo di utilizzo delle RFIS per indicare la mancanza di diligenza o responsabilità di un’azienda o del proprietario per tempi e costi aggiuntivi potrebbe non farti andare lontano in tribunale., Le imprese di costruzione hanno tentato di utilizzare l’enorme volume di RFI come un modo per mostrare piani difettosi. Tuttavia, in Caddell Construction Co., Inc. v. Gli Stati Uniti, la corte ha ritenuto contro Caddell Construction Co., Inc affermando che ” …un gran numero di RFI non è un’indicazione che i piani erano difettosi and” e “in affinché le RFI siano la prova che i piani erano difettosi, devono dimostrare cumulativamente una grave carenza nei piani.”
Un altro caso giudiziario, Dugan & Meyers Construction Co., Inc. v., Ohio Department of Administrative Services, ha provocato Dugan & Meyers perdere in appello perché tribunali Ohio hanno respinto argomenti impatto cumulativo (l’impatto di una serie di cambiamenti sulla produttività, pianificazione e costi). Mentre questo caso giudiziario è specifico dello stato, è ancora importante capire il pensiero attuale dietro l’impatto cumulativo e le RFI.
In futuro, l’onere di dimostrare il ritardo e l’impatto oltre la quantità di RFIS presentate ricadrà sulle spalle del contraente.,
In futuro, l’onere di dimostrare il ritardo e l’impatto oltre la quantità di RFIS presentate ricadrà sulle spalle del contraente. E con il montaggio di ricorsi in tribunale a favore degli imputati, i processi di RFI devono essere più approfonditi insieme a documentazione dettagliata e prova del vero impatto se il contraente vuole litigare per danni.
Ricorda che le RFI non sono invii, ordini di modifica o contratti., Mentre sono importanti e hai bisogno di risposte veloci, puoi salvaguardare te stesso e la tua sanità mentale pianificando in anticipo e istituendo tassi di risposta ragionevoli, impegnandoti nelle migliori pratiche e implementando soluzioni software innovative. Questi tutti equivalgono a meno tempo di attesa e più tempo di lavoro.
Non basta prendere la parola per esso, controllare lo strumento RFI di Procore per te.