Un Message Transfer agent riceve posta da un altro MTA, da un mail Submission Agent (MSA) o da un mail User agent (MUA). I dettagli di trasmissione sono specificati dal Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Quando una casella di posta del destinatario di un messaggio non è ospitata localmente, il messaggio viene inoltrato, ovvero inoltrato a un altro MTA. Ogni volta che un MTA riceve un messaggio e-mail, aggiunge un campo di intestazione traccia ricevuta nella parte superiore dell’intestazione del messaggio, creando così un record sequenziale di MTA che gestiscono il messaggio., Il processo di scelta di un MTA di destinazione per il prossimo hop è anche descritto in SMTP, ma di solito può essere sovrascritto configurando il software MTA con percorsi specifici.
Un MTA funziona in background, mentre l’utente di solito interagisce direttamente con un mail user agent. Si può distinguere l’invio iniziale come primo passaggio attraverso un MSA-la porta 587 viene utilizzata per la comunicazione tra un MUA e un MSA, mentre la porta 25 viene utilizzata per la comunicazione tra MTA o da un MSA a un MTA; questa distinzione viene fatta per la prima volta in RFC 2476.,
Per i destinatari ospitati localmente, la consegna finale di e-mail a una casella di posta del destinatario è compito di un Message Delivery Agent (MDA). A tale scopo l’MTA trasferisce il messaggio al componente del servizio di gestione messaggi dell’agente di consegna messaggi (MDA). Al momento della consegna finale, il campo Return-Path viene aggiunto alla busta per registrare il percorso di ritorno.