Panoramica della politica della carta di credito aziendale e modello di esempio.
Gennaio 25th, 2021
Una politica della carta di credito aziendale chiarisce i protocolli e i termini e le condizioni di utilizzo associati a una carta di credito emessa dall’azienda. Lo scopo principale della politica della carta di credito aziendale è proteggere l’azienda da pagamenti non autorizzati e delineare chiaramente le ripercussioni di un uso inappropriato.,
Per garantire che tutte le basi siano coperte, la politica della carta di credito aziendale dovrebbe includere una dichiarazione di scopo, ambito, sezione condizioni d’uso, sezione limitazioni ed eccezioni e dovrebbe definire il processo disciplinare.
Politica della carta di credito aziendale – Modello gratuito
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Modello di politica della carta di credito aziendale:
Introduzione.,
Le aziende utilizzano le carte di credito aziendali per gestire le spese di piccole e medie dimensioni relative alla manutenzione e allo sviluppo dell’azienda. A causa delle implicazioni finanziarie e dei rischi associati alle carte di credito aziendali, ha creato questa politica per definire chiaramente i protocolli, le limitazioni e le condizioni di utilizzo.
Scopo.,
Lo scopo di questa politica della carta di credito aziendale è di (a) delineare le procedure di ammissibilità e autorizzazione, (b) indicare i termini e le condizioni della carta di credito aziendale, (c) definire le limitazioni e le eccezioni e (d) spiegare le violazioni della carta e il processo di azione disciplinare.
Ambito.
Questa politica si applica a tutti i dipendenti che sono autorizzati a utilizzare la carta di credito aziendale.
Autorizzazione.
La carta di credito è disponibile solo per il personale autorizzato, ovvero il direttore esecutivo, il direttore finanziario e il responsabile dell’ufficio., Sia il direttore esecutivo che il direttore finanziario si riservano il diritto di rilasciare la carta di credito dell’azienda a qualsiasi dipendente(i), a seconda delle circostanze, della documentazione necessaria e delle spese relative all’azienda.
Applicazione della carta di credito dei dipendenti.
Ogni dipendente deve completare una domanda di carta di credito dipendente prima di richiedere l’accesso ai fondi della carta di credito. Nell’applicazione, un dipendente deve indicare il proprio ragionamento per richiedere la carta e firmare che lui/lei comprende i rischi associati con l’assunzione di responsabilità per la carta., Il dipartimento delle finanze è responsabile dell’emissione del modulo di richiesta della carta di credito dei dipendenti, ma solo il direttore finanziario e/o il direttore esecutivo hanno l’autorità di approvare la domanda.
Contratto di carta di credito dei dipendenti.
Una volta che la domanda di carta di credito di un dipendente è approvata dal direttore finanziario e/o direttore esecutivo, lui/lei deve firmare e rispettare un contratto di carta di credito dipendente. In questo accordo, il dipendente firmerà che riconosce che la carta di credito dell’azienda appartiene e la direzione ha il diritto di indagare sugli addebiti, con o senza causa., Il contratto di carta di credito viene emesso e archiviato dal dipartimento delle finanze e dal dipartimento delle risorse umane (HR).
Condizioni d’uso.
- si riserva il diritto di rilasciare e ritirare la carta di credito aziendale in qualsiasi momento, con o senza causa.
- La carta di credito deve essere utilizzata solo per le spese aziendali e per scopi relativi agli impegni di lavoro del dipendente.
- La carta di credito aziendale non può essere utilizzata per ricevere anticipi di cassa, assegni bancari, traveller’s cheque e/o trasferimenti di contanti elettronici.,
- Un dipendente in possesso della carta di credito aziendale deve assumersi la piena responsabilità per tutti gli acquisti effettuati sulla carta.
- Un dipendente in possesso della carta di credito aziendale è vietato dare la carta a persone e / o dipendenti non autorizzati, compresi i colleghi.
- I dipendenti che sono tenuti a partecipare a viaggi di lavoro sono autorizzati a utilizzare la carta di credito aziendale per l’alloggio, il trasporto e / o i pasti, purché ogni acquisto aderisca alla Politica di viaggio aziendale.
- La carta di credito non può essere utilizzata per spese personali.,
- Finance Manager e / o Executive Director si riserva il diritto di visualizzare gli estratti conto mensili della carta di credito, con o senza motivo.
- Ogni transazione effettuata con la carta di credito aziendale deve essere segnalata all’ufficio finanze entro dopo l’acquisto.
- La violazione di questa politica può portare ad azioni disciplinari, fino alla risoluzione inclusa.
Limitazioni.
Le limitazioni della carta di credito si basano sul livello di anzianità di ciascun dipendente in azienda.,
- Direttore esecutivo:
- Responsabile finanziario:
- Responsabile ufficio:
- Dipendente di livello medio/basso:
Eccezioni.
riconosce che ogni caso è diverso e un dipendente può richiedere costi aggiuntivi, a seconda del suo reparto, della frequenza di utilizzo e delle circostanze specifiche del caso. Pertanto, i dipendenti hanno il diritto di richiedere un’eccezione, ma dovranno spiegare il ragionamento per l’acquisto aggiuntivo. Ogni acquisto che supera il limite deve essere prima approvato dal Direttore Finanziario e/o Direttore Esecutivo.
Transazioni contestate.,
Nel caso in cui un dipendente contesta un addebito effettuato sulla carta di credito aziendale mentre è in suo possesso, il problema deve essere immediatamente portato all’attenzione della direzione. Tutte le transazioni contestate devono essere risolte dal fornitore, dal dipartimento finanziario e dalla banca. È responsabilità del titolare della carta ottenere e archiviare tutta la documentazione di prova del pagamento presso il dipartimento delle finanze.
Azione disciplinare.
Se un dipendente viola i termini e le condizioni di questa politica, sarà soggetto ad azioni disciplinari, fino alla risoluzione inclusa., Le violazioni di questa politica includono:
- Utilizzo della carta di credito aziendale per spese personali, illegali e/o non autorizzate.
- Mancato completamento di una domanda di carta di credito dei dipendenti e / o di un contratto di carta di credito dei dipendenti prima di utilizzare la carta.
- Dare la carta di credito aziendale a personale non autorizzato senza avvisare la direzione.
- Mancata segnalazione delle spese in modo tempestivo.
A seconda della gravità e della frequenza della violazione delle politiche di ciascun dipendente, potrebbe essere sottoposto a un avviso scritto, a una possibile sospensione e/o risoluzione., Ogni violazione deve essere accuratamente investigata dal dipartimento delle finanze e dal dipartimento delle risorse umane (HR).
Politiche simili:
- Politica di congedo per lutto.
- Politica del telefono cellulare.
- Politica della carta di credito aziendale.
- Politica di viaggio aziendale.
- Politica del veicolo aziendale.
- Politica sul conflitto di interessi.
- Politica di sicurezza informatica.
- Politica del codice di abbigliamento.
- Pagato Tempo fuori Politica.
- Politica sui social media.
- Politica di telelavoro.
- Politica degli straordinari.
- Politica di partecipazione.
- Politica di rimborso spese.,
- Politica sulle molestie sessuali.
- Politica di lavoro a distanza.
- Politica di abuso di sostanze.
FAQ:
Cosa è incluso in una politica della carta di credito aziendale?
- Introduzione.
- Dichiarazione di scopo.
- Ambito.
- Processi di autorizzazione.
- Condizioni d’uso.
- Limitazioni.
- Eccezioni.
- Transazioni contestate.
- Processo disciplinare.
Che cos’è una carta di credito?
Un documento ufficiale che stabilisce i termini e le condizioni di utilizzo di una carta di credito emessa dalla società.,
Come fanno le aziende a gestire le carte di credito?
- Creazione e implementazione di una politica di carta di credito aziendale.
- Porre limitazioni e protocolli in atto che regolano l’uso autorizzato e non autorizzato di una carta di credito aziendale.
- Completamento di accordi formali e applicazioni per contribuire a creare una traccia cartacea.
- Impostazione di processi disciplinari per violazioni delle policy.