La prospettiva di iniziare, organizzare, o ripulire un sistema di archiviazione ufficio ha il potere di rendere anche i più coraggiosi tra noi nascondersi dietro una lista di altri, più importante, “cose da fare.” Non devi più nasconderti! Questi suggerimenti testati sul campo vi aiuterà a ottenere-e mantenere – il vostro sistema di archiviazione ufficio in ordine preciso.
Molti di questi suggerimenti è venuto direttamente dal nostro gruppo Facebook di responsabili di ufficio!, Vedere ciò che pepite di saggezza la nostra comunità ha da offrire e saltare nella conversazione. Unisciti al gruppo qui.
Codice colore
Le persone sono state codifica a colori da ufficio scartoffie—e sistemi di archiviazione ufficio per organizzarlo—è diventato un fatto di vita decenni fa. La tecnica provata e vera di codifica a colori non manca mai, ed è relativamente veloce e facile da tirare fuori, anche se si dispone di un sistema di archiviazione particolarmente complesso. Codifica a colori vi spingerà a ordinare i file in categorie sensibili, trovare i file in modo rapido, e aggiungere un po ‘ di divertimento per il processo di archiviazione.,
Questa tecnica organizzativa è il modo perfetto per trasformare pile di carta in pacchetti ordinati che sono prevedibili nel miglior modo possibile. Meglio di tutti, codifica a colori funziona su entrambi i file fisici e digitali, e se avete bisogno di organizzare entrambi i tipi di file, si può facilmente utilizzare lo stesso sistema di codifica a colori per ciascuno.
Come:
- Dai un’occhiata a tutti i file necessari per organizzare e stabilire alcune categorie organizzative. (Potrebbero essere necessari alcuni passaggi per riconoscere realmente i modelli e delineare le categorie.)
- Assegna a ogni categoria un colore., (Alcune categorie includono risorse finanziarie, umane, contratti e strutture.)
- Rivedi le categorie con i tuoi team e dirigenti. Il coordinamento del colore non funziona se nessuno capisce le categorie che hai scelto.
- Raccogliere materiali per la codifica a colori. (Questi potrebbero essere cartelle colorate da posizionare su una libreria o semplicemente pezzi di nastro colorato washi da attaccare sui cassetti dell’armadio.)
- Fare la codifica a colori! Ordinare i file in categorie con codice colore e sentire lo zen zen organizzativa con ogni file si rilascia (o trascinare e rilasciare) in un pulito, nave con codice colore.,
- Creare un foglio di regole di riferimento rapido per rendere il processo di codifica a colori più facile su se stessi (come si aggiungono nuovi file) e chiunque altro che vi aiuterà a organizzare il sistema di archiviazione ufficio in futuro.
Perché funziona:
La codifica a colori è simile al processo di apprendimento noto come “chunking”, definito dall’allenatore di eLearning come “strategy la strategia di scomporre le informazioni in pezzi di dimensioni ridotte in modo che il cervello possa digerire più facilmente nuove informazioni.,”
Quando codici a colori una montagna di carta, trasformi una massa casuale di informazioni in blocchi che tu e il tuo cervello potete facilmente ordinare quando avete bisogno di trovare qualcosa di specifico. Se avete bisogno di trovare una fattura in un mucchio di carta, allora si potrebbe diventare sopraffatti e rinunciare, ma se avete bisogno di trovare una fattura nel vostro nuovo sistema con codice colore, allora saprete a cercare la bandiera verde che denota “Documenti finanziari.”
Digitalizza
Quando si digitalizzano file, si crea essenzialmente un sistema di archiviazione senza carta., Molte persone trovano molto più facile organizzare un sistema di archiviazione digitale su un sistema di archiviazione cartaceo dopo che ogni file cartaceo è stato convertito in un formato digitale. Se si sceglie di digitalizzare i file, è necessario iniziare con la scansione e la conversione dei vecchi file, un processo che può essere tempo – e ad alta intensità di lavoro.
Come:
Un ringraziamento speciale per Francisco dal nostro gruppo Facebook per aver delineato questi puntatori!
- Decidere come organizzare i file digitalmente., Utilizzerai una soluzione software pronta all’uso, un’unità di rete gestita dal tuo gruppo IT (information technology) o una piattaforma cloud gratuita come Google Drive?
- Utilizzare una macchina di scansione affidabile ed efficiente. (Francisco ha utilizzato una macchina Richo con la possibilità di scansionare i documenti e inviarli a cartelle pre-assegnate sulla rete.)
- Determinare se si dispone di spazio di backup di cloud storage per i documenti. Ciò è particolarmente importante se si gestiscono documenti che, se persi, potrebbero rappresentare un enorme danno per clienti, clienti o altre operazioni aziendali.,
- Determina chi avrà accesso sia all’aggiunta che all’organizzazione di file nel tuo sistema.
- Sviluppare una convenzione di denominazione standardizzata per i file scansionati. Questo renderà i file facili da trovare e cercare nel vostro sistema senza carta. Francisco consiglia di aggiungere date (o almeno anni) ai nomi dei file, quindi sarà più facile sapere quando eliminarli o archiviarli. Penn Libraries ha una meravigliosa lista di best practice per la denominazione dei file per iniziare.
- Crea una mappa del tuo futuro sistema di archiviazione digitale., Rendi questo mockup il più preciso possibile in modo da essere in grado di anticipare eventuali problemi con il tuo schema organizzativo. Aggiorna la mappa quando hai finito il progetto per incorporare tutte le modifiche apportate lungo il percorso. Quando hai finito, questa mappa ti aiuterà a trovare facilmente le cose mentre conosci il tuo nuovo sistema.
- Scansione dei documenti:
- Utilizzare un timbro o adesivi per contrassegnare i file fisici che sono già stati scansionati nel sistema.
- Se il tuo file system digitale lo consente, aggiungi parole chiave a ciascun documento per rendere i file più facili da trovare.
- Prenditi il tuo tempo per evitare errori., Anche un semplice errore potrebbe un giorno rendere impossibile trovare un file di cui hai bisogno. Scansione di documenti nel nuovo sistema è un processo che richiede tempo, ma ricordate: Si sarà fatto alla fine!
Perché funziona:
I sistemi di archiviazione digitali automatizzano l’aspetto “ricerca di file” del sistema di archiviazione dell’ufficio. Invece di sfogliare cartelle e pile rischiando papercuts e mal di testa, un sistema digitale vi permetterà di cercare alcune parole chiave o ordinare i file in un elenco alfabetico e facilmente trovare quello che vuoi.,
I sistemi digitali semplificano anche l’aggiunta di nuovi file e persino la condivisione delle responsabilità di archiviazione tra i team. L’installazione richiede un sacco di lavoro, ma il tempo e lo stress si salva in seguito è valsa la pena.
Impostare una data di scadenza
Questo può sembrare un imbroglio, ma uno dei modi migliori per organizzare un sistema di archiviazione ufficio è quello di ridurre i file necessari per organizzare., Estirpare i file per contenuto può diventare complicato in quanto è difficile determinare quali file devono essere salvati e quali file possono essere gettati, ma scartare i file per età presenta un modo sicuro e standardizzato per decidere cosa puoi lanciare.
Come:
- Stabilire un’età “usa e getta” per i tuoi file-1 anno, 5 anni, 10 anni whatever qualunque cosa sembri appropriata per i file che conservi e il tipo di attività che conduci.
- Se si teme che potrebbe essere necessario di nuovo i file, è sufficiente spostarli in una casella di “archivio” o una cartella organizzata per anno., (Questo almeno mantiene il file system principale da ottenere ingombra di documenti out-of-date.)
- Crea una riunione ricorrente nel tuo calendario-possibilmente la prima settimana del nuovo anno-per eseguire una massiccia eliminazione dei file.
Perché funziona:
Scartare i vecchi file mantiene il sistema pulito, organizzato e pertinente. Consente inoltre di risparmiare tempo mantenendo il sistema in ordine, e ti aiuta a evitare di perdere tempo organizzando i file nessuno avrà mai bisogno di nuovo.,
Divide et impera
Se i file che devi organizzare sono rilevanti solo per reparti specifici, chiedi a una persona in ciascuno di questi gruppi di organizzare i propri file mentre crei una struttura di gestione dei file generale.
Come:
- Creare una struttura organizzativa basata sul reparto invece di utilizzare categorie che raggruppano i file in base a argomenti generali, come finanza o risorse umane.
- Dividi i file di conseguenza.,
- Porta i file a un esperto in materia di ciascun dipartimento, preferibilmente qualcuno che conosci ha incredibili capacità organizzative. Chiedi a questo volontario di organizzare logicamente i file e creare una chiave per il tuo riferimento.
- Raccogli i file di reparto organizzati e aggiungili al tuo sistema generale.
Perché funziona:
Chiedendo alle persone che capiranno—e hanno bisogno di accedere—i file per assumere parte del processo di organizzazione, ti assicuri che il tuo sistema funzioni.,
Organizza i file sulle pareti
Monta i supporti dei file direttamente sulle tue pareti invece di usare uno schedario o uno scaffale.
Come:
- Stabilire le categorie organizzative e definire quali tipi di documenti rientrerebbero in ciascuna categoria.
- Montare ampi supporti a parete in una delle aree comuni del vostro ufficio. (Ottieni supporti attraenti che si adattano al marchio della tua azienda per rendere questo sforzo doppio come un’iniziativa di design per ufficio.) Etichettare ogni titolare per categoria principale e quindi specificare quali tipi di file dovrebbero andare in ciascuno., Considerare come è possibile rendere l’etichetta facile per i dipendenti impegnati a capire in pochi secondi o meno. Ecco un esempio:
Quali file vanno qui?
- Fatture
- Ricevute
- Richieste di rimborso
- E-mail tutti in azienda per spiegare il processo. Invece di portare i file a voi, le persone possono aggiungerli direttamente ai titolari.
- Pulire i file una volta alla settimana, se necessario.,
Perché funziona:
I file di Office sono risorse collettive, quindi ha senso che organizzarli dovrebbe essere una responsabilità collettiva. Mentre si possono avere piani ambiziosi per mantenere il sistema di archiviazione ufficio in una condizione perfettamente organizzata, tutto potrebbe cadere a pezzi se, e quando, si ottiene occupato. Questo sistema garantisce che i file rimangano organizzati per categoria invece di accumularsi in un heap casuale.,
Organizza per importanza
Chiunque abbia mai cercato tra i file capisce il desiderio ardente di trovare esattamente ciò di cui hai bisogno invece di trovare 100 cose che non ti servono. Prova a organizzare i file di Office in ordine di importanza per rendere il recupero dei documenti più piacevole per tutti.
Come:
- Esaminare i dipendenti e chiedere quali file di office dovevano trovare o accedere durante tutto l’anno. (Rendere questo sondaggio obbligatorio e richiedere l’aiuto della direzione per l’applicazione, se necessario.,)
- Setacciare le risposte e raggruppare i tipi di file in livelli in base alle richieste di accesso. (Il livello superiore sarebbe i cinque tipi di file più comunemente accessibili in base alla tua indagine.)
- Organizza il tuo sistema, digitale o fisico, in base a queste categorie. Assicurati di categorizzare ed etichettare anche i file secondari. Ad esempio, è possibile etichettare i file di livello superiore, “File cruciali” e includere etichette separate per “ricevute”, “contratti” e “risultati del sondaggio.”
Perché funziona:
Tutti vogliono un file system che sembra anticipare esattamente ciò che stanno cercando., Organizzando il tuo sistema basato su “regola di maggioranza”, hai le migliori possibilità di creare un file system che in realtà offre solo ciò di cui le persone hanno bisogno.
Piano di organizzare su base regolare
Anche il miglior sistema di archiviazione ufficio non rimarrà organizzato da solo. È meglio tenerlo a mente e pianificare di fare un po ‘ di lavoro mantenendo il sistema organizzato su base settimanale. Contribuire con un piccolo sforzo su base ricorrente si sentirà molto meno opprimente che cercare di ripulire un anno di file mal gestiti tutti in una volta.,
Come: Impostare un promemoria del calendario ricorrente e ricordarsi di mantenere questo compito sacro. Arruolare l’aiuto di alcuni colleghi di lavoro per mantenere se stessi responsabili e per rendere divertente l’evento settimanale. (Potresti anche stabilire una ricompensa per aumentare la tua motivazione organizzativa.)
Perché funziona:
Mantenere un sistema organizzato è molto più realistico e gestibile che organizzare un sistema da zero una volta all’anno.
Separare il lavoro in corso dal lavoro completato
Questo suggerimento geniale da Mind Tools semplifica l’intero sistema di archiviazione., È ancora possibile organizzare i file per i progetti completati, ma separandoli dai file relativi al lavoro in corso renderà la ricerca dei file molto più veloce ed efficiente.
Come:
- Mantenere qualsiasi tecnica di categorizzazione esistente che ha funzionato per voi, ma aggiungere due categorie generali: “Completato” e “In corso.”
- Aggiungi timestamp o etichette ai file di gruppo per data di completamento, prevista o effettiva.
- Aggiungi le date di completamento previste al tuo calendario in modo da sapere quando è il momento di entrare e fare un po ‘ di organizzazione.,
Perché funziona:
I file relativi ai lavori in corso sono logicamente quelli che le persone avranno bisogno di accedere di più e organizzare un sistema di archiviazione per l’urgenza e la frequenza di accesso è uno dei modi migliori per assicurarsi che il sistema di archiviazione sia perfettamente pratico oltre ad essere organizzato in modo efficiente.
Suggerimento bonus: trova un modo per rendere divertente l’organizzazione del tuo sistema di archiviazione, o almeno fattibile., Forse questo comporta ottenere belle forniture di organizzazione che renderanno il lavoro piacevole o reclutare un collega di lavoro per aiutarti in modo da poter condividere conversazioni di qualità durante le sessioni di organizzazione.
Semplicemente capire un modo per rendere il compito di organizzare i file di lavoro per voi—che è il modo migliore per assicurarsi che il compito importante di organizzare i file non diventa uno di terrore.
Puoi mai avere troppi consigli organizzativi? Pensiamo di no! Condividi i tuoi suggerimenti qui sotto in modo che tutti noi possiamo godere di uffici super-organizzati!
P.S., Molti di questi suggerimenti è venuto direttamente dal nostro gruppo Facebook di responsabili di ufficio! Vedere ciò che pepite di saggezza la nostra comunità ha da offrire e saltare nella conversazione. Unisciti al gruppo qui.
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