de anatomie van een verzoek om informatie (RFI)

als een algemene aannemer Alle minuten kon optellen die hij of zij gedurende zijn hele loopbaan had besteed aan het wachten op een antwoord op een RFI (verzoek om informatie), zou hij of zij hebben ontdekt dat hij of zij op vakantie had kunnen gaan of zelfs een paar winkelpleinen had kunnen bouwen, en dat kan ook duur zijn. Onderzoek heeft aangetoond dat een gemiddeld project op een typische dag tussen de 15 en 20 RFI ‘ s per $1 miljoen in projectwaarde kan hebben. Dit betekent dat een project van $5 miljoen ongeveer $ 100.000 aan kosten kan genereren.,

RFI ‘ s zijn gewoon verzoeken om informatie, maar er is niets eenvoudig aan als ze niet goed worden behandeld. Er zijn eenvoudige manieren om het RFI-proces succesvol te beheren en we zullen u vertellen hoe u dat moet doen.

Wat is een RFI in constructie?

bij de bouw is het doel van een RFI om informatiehiaten op te lossen, dubbelzinnigheden weg te nemen en specifieke beslissingen in de loop van het project vast te leggen en te delen. Een algemene aannemer of onderaannemer dient meestal een RFI in schriftelijke vorm om informatie op te halen uit een ontwerp, engineering, of de bouw professional., De informatie in een RFI is informatie die niet was opgenomen in de reikwijdte van het bouwcontract.

het RFI-bouwproces

het primaire doel van het RFI-proces is het elimineren van de noodzaak van tijdrovende en dure corrigerende maatregelen tijdens de levenscyclus van een project. In Australië worden deze documenten soms aangeduid als technische vragen (TQ).

gewoonlijk worden RFI-vragen gesteld en opgelost tijdens het biedproces van een project en/of tijdens de bouw van het project.,

wat je wel en niet zou moeten opnemen in RFI ‘s

RFI’ s kunnen grofweg worden ingedeeld in verschillende categorieën. Deze classificaties kunnen waardevol zijn voor het projectteam als brede categorieën in documenten worden gebruikt. Op deze manier verbeteren ze de communicatie, richten ze het proces op het beoogde en gewenste resultaat en sturen ze het projectteam.

deze categorieën zijn:

• ontwerp verduidelijkingen (conflicten, onvolledige plannen, SPECIFICATIES).,
• verzoeken om een ontwerpwijziging (vaak als gevolg van fouten in de constructie, sequentieproblemen).
• aanvragen voor substituties (waarde engineering, materiaal beschikbaarheid, gebruiksgemak).
• Constructieproblemen
• afwijkende locatiecondities

deze lijst is niet uitputtend en het is belangrijker om te begrijpen wat een RFI niet is. Veel items zijn geschikt en noodzakelijk, maar worden beter verzonden of gecommuniceerd via andere methoden.,

een RFI is niet bedoeld voor routinematige communicatie, een indiening, een veiligheidsplan of-schema, verzending of een documentatiemethode. RFI ‘ s mogen nooit verbale communicatie vervangen of worden gebruikt voor commentaar of positionering.

aan de ontwerpzijde mogen RFI ‘ s niet worden gebruikt voor de incrementele afgifte van ontwerpdocumenten die deel hadden moeten uitmaken van de prijs (met uitzondering van ontwerp/bouw of fast-track design). Afhankelijk van het contract kunnen RFI ‘ s al dan niet worden gebruikt voor vervangingen.

als uw contract een afzonderlijk proces heeft, zorg er dan voor dat papierwerk en proces worden gebruikt., Zo niet, gebruik dan het RFI-proces en identificeer de RFI als een “verzoek tot vervanging”. Gebruik de RFI niet voor de goedkeuring van middelen en methoden of contractproblemen; het is ook geen uitlaatklep om ongepaste vragen te stellen met betrekking tot de installatie van producten die doorgaans door een fabrikant worden gespecificeerd. Beschouw een RFI niet als een bouwveranderingsrichtlijn of een wijzigingsopdracht.

met betrekking tot de eisen van het contract, zorg ervoor dat de eisen van de Algemene projectconditie goed bekend zijn bij het bouwteam en volg ze op., Federale en overheidscontracten zijn vooral bekend voor contractueel vastgelegde processen die sterk variëren van eigenaar tot eigenaar.

de componenten van een RFI

Er zijn twee hoofdcomponenten van RFI’ s: administratief en professioneel.

contracten vereisen vaak een kennisgeving wanneer fouten, conflicten of omissies worden ontdekt, en een RFI is het instrument dat op grote schaal wordt gebruikt in de bouwsector. Het RFI documenteert niet alleen een proces, maar het is ook een contractuele verplichting en een fundamenteel proces voor een succesvolle uitvoering van projecten.,

echter, de houding van veel bouwvakkers ten opzichte van het gereedschap is negatief geworden omdat RFI’ s vaak worden gebruikt als een methode om de winst door claims te verhogen. Ze kunnen ook worden gebruikt om een papieren spoor te creëren om cumulatieve impact vertragingen, nalatig ontwerp, of andere soortgelijke acties te bevestigen. Dit misbruik van een noodzakelijk en contractueel proces leidt tot grotere problemen in de industrie.

een RFI mag niet worden gezien als een document met een hoog risico., Het is verplicht voor een bouwbedrijf dat wil herhalen werk, goede relaties, en een professionele reputatie om het proces te beheren door middel van een diep begrip van de beste praktijken. Op de lange termijn zullen de gevolgen voor het voortdurende misbruik van RFI ‘ s meer problemen veroorzaken dan het zal oplossen.

Wat is het verschil tussen een RFI, RFP en RFQ?

” RFX “is een term die wordt gebruikt om te verwijzen naar een verzoek om” iets ” uit een voorstel, informatie, een citaat of iets anders. Het is vaak makkelijker om naar een RFX te verwijzen dan “een RFP, RFI of RFQ.,”

De drie gemeenschappelijke documenten zijn RFI (verzoek om informatie), RFP (verzoek om een voorstel) en RFQ (verzoek om een offerte). RFI wordt vaak uitgegeven aan het begin van het proces. Een RFI is in sommige opzichten vergelijkbaar met een RFP, maar is meestal minder rigoureus en bevat minder vragen.

RFP (Request For Proposal) is de eerste stap in een aanbestedingsproces. Een organisatie die een RFP wil uitgeven, beoordeelt haar behoeften en ontwikkelt een lijst met criteria, die vervolgens worden omgezet in vragen., De vragen worden vervolgens gecompileerd in een vragenlijst die wordt verzonden naar een groep leveranciers die de producten/diensten leveren die aansluiten bij de behoeften van de koper. De verkopers, die soms leveranciers worden genoemd, beantwoorden de vragenlijst en sturen deze terug naar de koper waarna de antwoorden van de verkopers worden gescoord. Top-scoring leveranciers worden dan meestal uitgenodigd om te onderhandelen of om specifieke biedingen in te dienen in een RFQ.,

RFQ (offerteaanvraag) is een verzoek aan leveranciers dat zeer specifiek van aard is en alle relevante details bevat met betrekking tot de producten/diensten die worden aangeschaft. Een RFQ wordt vaak na een RFP uitgegeven, maar kan ook op zichzelf worden uitgegeven voor goederen en diensten die bijzonder gestandaardiseerd zijn.

grootste uitdagingen in het RFI-proces

een van de grootste problemen met RFI ‘ s is de extra kosten die zij voor een bouwopdracht kunnen meebrengen., Het lijkt misschien niet veel in eerste instantie, maar de vertragingen en downtime die ontstaan als gevolg van een RFI kan oplopen in de tijd. Zoals de American Council of Engineering Companies in zijn schets van RFI ‘ s omlijnt, omvatten deze Verzoeken meer dan vijf stappen, elk met hun eigen subcategorieën, acties en reacties. Bovendien kunnen RFI ‘ s gezamenlijk een breed scala aan teamleden omvatten, die allemaal het proces kunnen vertragen en nog meer vertragingen kunnen veroorzaken.,

om elke individuele RFI te beoordelen en te beantwoorden, kost het een bouwbedrijf gemiddeld $1.080, terwijl de collectieve kosten voor het project een bedrijf $859.680 kunnen kosten.

in een poging geld te verdienen aan de kosten die RFI ‘ s creëren voor bouwbedrijven, Navigent Construction Forum of Navigant Consulting, Inc. beoordeeld RFI gegevens van 1.362 projecten wereldwijd voor een totaal van 1.083.807 RFI ‘ s. De projecten varieerden in waarde tussen $5 miljoen en $5 miljard, en elk had een gemiddelde van 796 RFI ‘ s.,

uit het onderzoek is gebleken dat RFI ‘ s aanzienlijke achterstanden kunnen creëren, aangezien eigenaren en projectmanagers verplicht zijn om elk individueel RFI van contractanten en onderaannemers te beoordelen en hierop te reageren, waarbij zij de kosten van elk RFI en het gebruik van het proces om claims tegen eigenaars in te dienen, noteren. Na het bemonsteren van 1.382 projecten, Navigent ontdekt dat te beoordelen en te reageren op elke individuele RFI, het kost een bouwbedrijf een gemiddelde van $1.080, terwijl de collectieve kosten voor het project een bedrijf terug $859.680 zou kunnen zetten.,

bovendien werd meer dan een op de tien RFI ‘ s als “niet te rechtvaardigen” aangemerkt, hetzij vanwege verzoeken die niet door het ontwerpteam werden onderzocht, hetzij vanwege vragen die reeds in het oorspronkelijke contract waren beantwoord, hetzij omdat zij gericht waren op middelen en methoden.”Collectief, deze ongerechtvaardigde RFI’ s gemiddeld ongeveer $ 113.400 per project.

misschien wel de meest verontrustende gegevens die in het Navigent-onderzoek aan het licht zijn gekomen, is dat bijna één op de vier RFI ‘ s Geen antwoorden ontvangt., Zonder dat iemand antwoord en het oplossen van de problemen in verband met een RFI, kan het leiden tot slordig vakmanschap, onjuiste constructie, en zelfs een potentieel onveilige structuur. Met klanten steeds meer procesziek elk jaar, is het van vitaal belang dat bouwbedrijven bouwen deze structuren met behulp van de volledige omvang en de eisen die door de ingenieurs en architecten, anders, is er een zeer reële kans dat de bouwonderneming kan uiteindelijk geconfronteerd met een rechtszaak over een slecht gebouwd gebouw.,

hoe het RFI-proces te verbeteren

een van de belangrijkste oorzaken van RFI ‘ s is het gebrek aan communicatie tussen architecten, ingenieurs en aannemers en andere belangrijke belanghebbenden. Naarmate elk van deze groepen technischer en geà soleerd wordt, treedt er minder overlap en interactie tussen hen op. Dit geà soleerde karakter betekent dat de bouwer aan het einde van het proces informatie moet opvragen bij iemand verderop in de ontwerpketen, wat uiteindelijk leidt tot een verlies van tijd en werkuren.,

contractanten die software voor het beheer van bouwprojecten implementeren, kunnen deze vertragingen effectief elimineren door RFI ‘ s onmiddellijk beschikbaar te stellen aan alle relevante partijen. Met zijn intuïtieve gebruikersinterface kan iedereen in het team-van de executive tot de architect tot de onderaannemers in het veld-gemakkelijk een foto van het problematische gebied maken en deze uploaden naar de repository van het platform zodat iedereen het kan bekijken. Zelfs degenen die het platform niet hebben, zullen een bericht ontvangen dat hen waarschuwt voor het probleem.,

projectmanagers kunnen dan de RFI realtime bekijken en de benodigde personen met een paar klikken en swipes vanaf hun mobiele apparaten op de hoogte brengen. Door ervoor te zorgen dat iedereen realtime toegang heeft tot RFI ‘s, samen met foto’ s van de aanvraag of probleemgebieden, verminderen bouwbedrijven de tijd en mankracht die met dit noodzakelijke onderdeel van het bouwproces gepaard gaan, waardoor uiteindelijk tijd en geld worden bespaard.,

laat innovatie voor u werken

in een eerdere studie bleek uit gegevensanalyse dat u bij een gemiddeld project van een jaar of minder gemiddeld 270 RFI ‘ s kunt bedienen en als een project vijf of meer jaar duurt, kan dat aantal oplopen tot meer dan 1400. Met behulp van belangrijke software-oplossingen zal sterk verbeteren van uw dagelijkse werk door het versnellen van processen.

wanneer er vragen rijzen in het veld, moet u weten hoe u verder kunt gaan, vooral wanneer die verandering van invloed kan zijn op andere trades die binnenkomen en een taak voltooien., Met behulp van een mobiele, drawing-centric, collaborative software voor project management zoals Procore kan niet alleen u helpen bij het indienen van RFI ‘s, maar ook volgen ze in real time, versnellen responspercentages en vlag of lijst RFI’ s in volgorde van belang.

het gebruik van belangrijke softwareoplossingen zal uw dagelijkse werk aanzienlijk verbeteren door processen te versnellen.,

met de juiste softwareoplossing kunnen RFI ’s worden verzonden naar iedereen die moet reageren (ongeacht waar ze zich bevinden) terwijl u in het veld bent en kunt u foto’ s, tekeningen of schema ‘ s toevoegen die gedetailleerder zijn, specifiek voor uw verzoek. Dit alles helpt de ontvanger een beter begrip van de RFI te krijgen en kan het proces van beslissing of reactie versnellen., Zodra u een reactie ontvangt, archiveert de juiste softwareoplossing alle activiteiten die eromheen betrokken zijn, en helpt u indien nodig bij het initiëren van een verandering van volgorde en het beheren van de ingewikkelde processen die vanaf daar evolueren. Gebruik technologie om het ondergeschikte uit het proces te halen en gun jezelf meer tijd om vooruit te plannen voor toekomstige kwesties.

verwacht reacties in realistische termijnen

Lees eerst het contract grondig door. Weet wat kwalificeert als een RFI en wat niet volgens het contract dat u hebt ondertekend. Veel RFI ‘ s zijn mogelijk binnen het oorspronkelijke bestek beantwoord., Als je het papierwerk niet doorleest met een fijne kam, trek je onnodig je haar eruit. En je RFI wordt niet beantwoord. Ja, het kost tijd in het begin om te lezen door middel van schijnbaar eindeloze papierwerk geschreven in legalese, maar het zal uw werk gemakkelijker te maken in het einde.

bij een typisch project van een jaar of minder, kunt u tot een gemiddelde van 270 RFI ‘ s bedienen en als een project een duur van vijf of meer jaar heeft, kan dat aantal oplopen tot meer dan 1400.,

bovendien wordt u niet overrompeld als u een antwoord krijgt van een verzoek dat aangeeft dat de ontvanger een “toegewezen” hoeveelheid tijd heeft om op uw verzoek te reageren. In veel lopende contracten worden nu termijnen vastgesteld voor de responspercentages op basis van de ontvanger. Bijvoorbeeld, ” ingenieur krijgt een maximum van zeven dagen om te reageren op de RFI.”Volgens het Navigant Construction Forum™ zijn er verschillende niveaus van complexiteit die RFI beoordeling en responstijd bepalen.,

op basis van feedback van geïnterviewd personeel van bouwbedrijven schatten ontwerpprofessionals dat de gemiddelde RFI ongeveer acht uur nodig zou hebben om te ontvangen, te loggen, te beoordelen en te reageren. Hoewel veel verzoeken binnen een uur kunnen worden ingediend en beantwoord, kunnen andere dagen duren om onderzoek te doen en een passend antwoord te geven. Volgens de gegevens van de Navigant-studie kunnen de gemiddelde antwoordtijden variëren van 6,4 dagen tot 10 dagen op basis van regio, projectgrootte en duur.

gemiddelde antwoordtijden kunnen variëren van 6.,4 dagen tot 10 dagen op basis van regio, projectgrootte en duur.

afhankelijk van de discipline die betrokken is bij het verzoek, is een verfkleurvraag gemakkelijker te beantwoorden dan een technische vraag. Als je die verschillen begrijpt, is het belangrijk om vooruit te denken. Het indienen van een RFI wanneer de voorwaarde kritiek is zal meer dan waarschijnlijk resulteren in vertragingen. Echter, het beoordelen van voorzienbare problemen en het verzenden van RFI ‘ s van tevoren laat u voldoende ademruimte voor het krijgen van een antwoord in de tijd voor het werk met betrekking tot de vraag bij de hand te worden voltooid., Als u zich realiseert dat bepaalde categorieën meer verduidelijking vereisen, kan het groeperen van problemen helpen om RFI-responstijden te versnellen voor moeilijke aspecten van een project.

ten slotte zal het begrijpen van wat “bedrijfskritisch” is en wat op een laag pitje kan worden geplaatst, een lange weg helpen om antwoorden snel te volgen. Wees specifiek in uw verzoeken, en niveau ze volgens project urgentie. Het markeren van uw RFI ‘ s als “hoge prioriteit” kan helpen om de responstijden te verhogen, maar zorg ervoor dat u niet te vaak wolf huilt. Als alles dringend is, dan is er niets., Duw door die antwoorden die u nodig hebt die projectschema ‘ s kunnen vertragen, kan de veiligheid van het project of uw medewerkers bedreigen, of kan grote wijzigingen in het projectbudget vereisen. Of de witte kleurverf helderwit of eierschaalwit moet zijn, kan wachten tot de belangrijkste vragen worden beantwoord.

RFI Best Practices

over het algemeen zullen de meeste bedrijven of eigenaren proberen hun RFI best practices en verwachtingen in te stellen voordat ze met een project beginnen., Deze beste RFI-praktijken worden vaak vastgesteld als:

• het ontwikkelen van een RFI-procedure.
• Defining what will be considered an RFI and what will not be considered an.
• welke documentatie zal nodig zijn naast een RFI voor een respons, verwachte responstijden en het communiceren van al het bovenstaande voordat het bouwproject wordt gestart.

hoewel deze zullen helpen om verwachtingen te framen, wilt u ook een paar voorwaarden stellen voordat u met een bedrijf begint., Vanuit uw standpunt, zou het zinvol zijn om uw verwachte RFI protocollen te communiceren (als ze afwijken van de hunne) en het eens over de methode of het systeem van indiening.

Dit is waar technologie je vriend kan zijn. Met behulp van een mobiele enabled, collaborative software-oplossing kan helpen bij het stroomlijnen van de communicatie en houden iedereen op de hoogte in real time (terwijl het documenteren van elke activiteit met betrekking tot uw RFI – in principe, het dekken van uw achter). Als de bouw project eigenaar, bedrijf of manager zijn met behulp van een software – oplossing als deze-zorg ervoor dat u vragen om een snelle les in hoe het systeem goed te gebruiken., Als u degene bent die het systeem introduceert, zorg er dan voor dat de eigenaar, het bedrijf of de projectmanager de noodzaak van real-time samenwerking begrijpt om het project op tijd en binnen het budget te houden. Vaak is het project management systeem of oplossing die u zult worden verwacht te gebruiken wordt beschreven in uw contracten – dus nogmaals-lees die contracten zorgvuldig.

het” verzoek ” eenvoudig maken

Het is verrassend hoe vaak deze meest basale component ontbreekt in de RFI; het puzzelen van de ontvanger, het vertroebelen van de wateren, en het creëren van onnodige slepen in het proces., Maak het “verzoek” zo duidelijk en onopvallend en specifiek mogelijk. Elke vraag moet enkelvoudig en duidelijk zijn-en beantwoorden.

volg elke vraag met een vraagteken, als een manier om problemen te scheiden en zich te concentreren op de exacte aard van het verzoek. Krijgen fancy met de vragen of proberen om verschillende problemen in een keer te mengen in de RFI niet de bal naar beneden te verplaatsen. Hou het simpel. Een RFI is een vraag. Vraag het zo duidelijk mogelijk.

Context is belangrijk

laten we het nogmaals zeggen: Context., Het is heel gemakkelijk om per ongeluk een verzoek samen te stellen dat zoveel haalt uit je eigen ervaring van het probleem, het tart gemakkelijke penetratie door de ontvanger. Dat is een tijdeter. Construeer de vraag op zo ‘ n manier dat absoluut iedereen in of buiten het project het kan begrijpen. Kijk goed naar uw verzoek. Gaat het zelfs maar enigszins uit van enige voorkennis van de kant van de ontvanger?

een probleem is niet op zichzelf aanwezig op een project, en moet ook niet de bijbehorende RFI.,

een juiste contextuele RFI moet de exacte aard van het misverstand omvatten, wie op het project wordt beïnvloed, welk deel van het projectproces wordt beïnvloed, waar op de bouw de informatie ontbreekt, en een deadline waarop een reactie nodig is. Een probleem is niet aanwezig in isolatie op een project, en moet ook niet de bijbehorende RFI. Wikkel de vraag lichtjes in het soort augmenting detail dat volledige duidelijkheid brengt aan de RFI.

het belang van Visuals in een RFI

een afbeelding is 1000 woorden waard., Deze waarheid is perfect geschikt voor de RFI. Het bevestigen van foto ‘ s, tekeningen, video, of zelfs een haastig geschetst diagram zal een lange weg in de richting van het elimineren van verwarring over de exacte aard van de informatie die wordt gevraagd. Visuals hebben een manier van snijden direct aan de jacht, en in combinatie met uw gerichte vragen zal ervoor zorgen dat de RFI is snel en nauwkeurig aangepakt.,

suggereren een oplossing

suggereren een oplossing niet alleen frames en benadrukt de centrale kwestie van de RFI, dat formaat zal ook dienen om de ontvanger aan te sporen om een onmiddellijke “oplossing mode;” draaien van een “Ik zal een kijkje op dit later” item in een actie-item.

Als u in de positie bent om een RFI aan te vragen, hebt u waarschijnlijk de professionele expertise en situationeel bewustzijn om bij uw zeer specifieke vraag een aantal mogelijke antwoorden op te nemen. Wat is het nut van het indienen van een voorgesteld antwoord naast uw eigen vraag?, Deze praktijk dient om de vraag in nog scherper reliëf door het contrast van de RFI tegenover een retorisch voorgestelde oplossing. Het is alsof je de achtergrond van een foto verduistert om de contouren van het onderwerp te overdrijven. Je hebt duidelijk de antwoorden niet, anders zou je geen RFI produceren.

belang van RFI procesimplementatie

Ja, we zeiden het. Het proces van het gebruik van de RFI ‘ s om het gebrek aan zorgvuldigheid of aansprakelijkheid van een bedrijf of eigenaar voor extra tijd en kosten aan te geven, brengt u mogelijk niet ver in de rechtbank., Bouwbedrijven hebben geprobeerd om de omvang van RFI ‘ s te gebruiken als een manier om verkeerde plannen te tonen. In de zaak Caddell Construction Co., Incl. tegen de Verenigde Staten oordeelde het Hof tegen Caddell Construction Co., Inc dat “… een groot aantal RFI ‘ s geen aanwijzing is dat de plannen gebrekkig waren…” en “…om de RFI ‘ s als bewijs te kunnen gebruiken dat de plannen gebrekkig waren, moeten zij cumulatief een ernstige tekortkoming in de plannen aantonen.”

een andere rechtszaak, Dugan& Meyers Construction Co., Incl. v., Ohio Department of Administrative Services, resulteerde in Dugan & Meyers verliezen in beroep omdat Ohio rechtbanken cumulatieve impact argumenten (de impact van een reeks veranderingen op de productiviteit, schema en kosten) hebben afgewezen. Hoewel deze rechtszaak staatspecifiek is, is het nog steeds belangrijk om het huidige denken achter cumulatieve impact en RFI ‘ s te begrijpen.

In de toekomst zal de last van het aantonen van vertraging en impact buiten de hoeveelheid ingediende RFI ‘ s op de schouders van de contractant rusten.,

In de toekomst zal de last van het aantonen van vertraging en impact buiten de hoeveelheid ingediende RFI ‘ s op de schouders van de contractant rusten. En met het opzetten van rechtszaak beroepen in het voordeel van de verdachten, RFI processen moeten grondiger samen met gedetailleerde documentatie en het bewijs van echte impact zijn als de aannemer wil procederen over schade.

onthoud dat RFI ‘ s geen indieningen, wijzigingen of contracten zijn., Hoewel ze belangrijk zijn en u snel antwoorden nodig hebt, kunt u uzelf en uw gezond verstand beschermen door vooruit te plannen en redelijke responspercentages in te voeren, best practices te volgen en innovatieve softwareoplossingen te implementeren. Deze komen allemaal overeen met minder tijd wachten en meer tijd werken.

geloof ons niet op ons woord, bekijk Procore ‘ s RFI tool voor jezelf.