het schrijven van een sponsorvoorstel om sponsors voor uw gebeurtenis of organisatie aan te trekken kan als een ontmoedigende taak lijken. Uw sponsorpakket bestaat uit een sponsorvoorstel brief en een begeleidende sponsoring levels document. Beide zijn essentieel. Uw brief van het sponsoringsvoorstel is waar u uw eerste indruk op uw potentiële sponsor zult maken.,
het opsplitsen van het schrijfproces in verschillende stappen kan helpen om de taak toegankelijker en minder intimiderend te maken. Het samenstellen van een professionele sponsoringsvoorstel brief kan worden benaderd als een reeks van 6 verschillende stappen:
Stap 1: Open uw brief met een professionele header
Dit kan duidelijk lijken, maar het is heel gebruikelijk voor sponsoringsvoorstel brieven te openen zonder een professionele header. Dit maakt onmiddellijk uw brief onprofessioneel lijken en vermindert de algemene doeltreffendheid van uw sponsoringspakket., Een professionele header moet beginnen met het briefhoofd van uw organisatie, of als u geen briefhoofd hebt, een tekstblok bovenaan de pagina dat u en/of uw organisatie en uw adres identificeert. Als u een logo voor uw organisatie of evenement, dit is een goede plek om het in te voegen. Voeg vervolgens de naam en het adres van de organisatie die u nadert en de datum van de brief. Tot slot, open de brief door het individu dat u hebt geïdentificeerd in de doelorganisatie van harte aan te pakken., Als u de persoon verantwoordelijk voor sponsoring niet hebt geà dentificeerd, zou u dat moeten doen alvorens u probeert om een brief te verzenden. Zich te onthouden van het ooit sturen van een sponsoring brief gericht “aan wie het kan betrekking hebben”. Op dit punt zou je letter er ongeveer zo uit moeten zien:
TIP: het gebruik van een voorgebouwde Word template kan het proces van het samenstellen van een professionele letter vergemakkelijken.,
Stap 2: Beschrijf uzelf of uw organisatie
zodra u uw professionele header hebt en de juiste persoon hebt geïdentificeerd om uw brief naar toe te sturen, moet u beginnen met uzelf of uw organisatie te beschrijven. Deze beschrijving hoeft niet super lang te zijn, maar zou zeer geconcentreerd en beknopt moeten zijn zodat uw potentiële sponsor een onmiddellijk idee van uw missie krijgt en waarom u steun zoekt. U moet ook een aantal details over uw evenement, als u van plan bent een., Als u niet van plan bent een gebeurtenis, zou u in detail moeten beschrijven wat u doet en hoe een potentiële sponsor van het zou kunnen profiteren. Houd dit gedeelte van uw brief kort, maar probeer de hoge punten te raken zodat uw doelsponsor een goed idee krijgt van wie u bent, wat u doet, en waarom zij zouden moeten overwegen het steunen van u., Op dit punt zou uw brief er ongeveer zo uit moeten zien:
Stap 3: Leg uit hoe de steun van een sponsor van u voordelig is voor hen
in uw tweede paragraaf leg uit aan uw potentiële sponsor hoe samen samenwerken hen ten goede zal komen. Geef specifieke voorbeelden van wat uw sponsors zullen winnen van het werken met u. Onthoud dat vanuit het perspectief van een sponsor de relatie meer gericht is op wat zij uit het eerder dan wat u uit het zult krijgen zullen krijgen., Op dit punt zou je brief er ongeveer zo uit moeten zien:
Stap 4: Schrijf een sluitende paragraaf
in je derde en laatste alinea stuur je contact naar extra materialen die je hebt opgenomen met je sponsorvoorstel pakket. Uw pakket zou uit deze brief van het sponsoringsvoorstel, een blad van het sponsoringsfacts evenals een document van het sponsoringsvoorstel moeten bestaan dat de sponsoringsniveaus en opties schetst waaruit zij kunnen selecteren., Op dit punt, zou uw brief ongeveer als volgt moeten kijken:
Stap 5: omvat een Sponsoringsvoorstel en Sponsoringsfacts Sheet
uw sponsoringsvoorstel brief kan niet op zichzelf staan. Neem de tijd om een sponsoringsvoorstel tot stand te brengen dat gedetailleerde sponsoringsniveaus en een sponsoringsbeloftevorm omvat; en omvat deze documenten met uw brief. Uw brief van het sponsoringsvoorstel functioneert als uitnodiging aan uw potentiële sponsors om verder te overwegen samen te werken met uw organisatie., Als uw brief overtuigend is en u schijnt om een goede overeenkomst te zijn, moet uw potentiële sponsor meer over wat u in echte termen zoekt weten, en wat specifiek zij in ruil voor welk niveau van investering zullen krijgen zij bereid zijn te maken. Zonder een gedetailleerd sponsorvoorstel, zullen zij uw verzoek helemaal niet kunnen overwegen. Een tweede document te overwegen met inbegrip van uw sponsoring brief is een sponsoring fact sheet. Dit document van één pagina geeft een overzicht op hoog niveau over uw organisatie en/of evenement., Het is een goede manier voor de baas van een sponsoringcoördinator of de baas van de baas om over u te leren zonder het volledige sponsoringsvoorstel te moeten lezen.
leer meer over hoe u een professioneel sponsoringpakket kunt produceren
Stap 6: onderteken uw brief en stuur uw sponsoringvoorstel pakket
zodra u ondersteunend materiaal aan uw sponsoringvoorstel pakket hebt toegevoegd, zorg ervoor dat u uw brief ondertekent. Dit lijkt misschien triviaal, maar het voegt een niveau van personalisatie en een menselijke aanraking die een verschil kan maken., Opties voor het verzenden van het pakket naar uw contactpersoon met inbegrip van het mailen van een papieren kopie (voorkeur), e-mailen van een PDF-document van het hele pakket of de hand leveren van het pakket als dat een optie is.