Het opleiden van jezelf over de gangbare kleine bedrijfsuitgaven categorieën zal het veel gemakkelijker maken om te bepalen wat wel en niet aftrekbaar is op belastingtijd.
enkele van de meest voorkomende uitgavencategorieën omvatten nutsbedrijven, reizen, salarissen en andere lonen, en huurkosten, maar er zijn veel meer waar u zich bewust van moet zijn.,
in dit artikel leggen we uit welk soort uitgaven aftrekbaar zijn en geven we u een lijst met de meest gebruikte bedrijfsuitgavencategorieën.
overzicht: wat telt als aftrekbare bedrijfskosten?
de IRS heeft bedrijfskosten gedefinieerd als” de kosten van het uitoefenen van een handel of bedrijf”, en zegt verder dat deze kosten gewoonlijk aftrekbaar zijn als het bedrijf werkt om winst te maken.
maar wat telt als bedrijfskosten? Veel meer dan je je misschien realiseert., In feite, elke kosten die wordt beschouwd als gewone en noodzakelijk voor uw bedrijf is waarschijnlijk een aftrekbare kosten.
dus, voor elke dollar die u uitgeeft aan gewone en noodzakelijke zakelijke uitgaven, die we hierna zullen uitleggen, zult u in staat zijn om een belastingaftrek te nemen in hetzelfde bedrag, waardoor uw belastingdruk aanzienlijk wordt verminderd.
een woord van waarschuwing: u zult rekening moeten houden met uw boekhoudmethode wanneer het tijd is om de kosten af te trekken.
in December 2019 ontvangt u bijvoorbeeld een factuur van Atlas Roofing voor reparaties die eerder in de maand zijn voltooid., De rekening is voor $ 1.750 ,en zal worden betaald in januari 2020.
als u de kasmethode gebruikt, kunt u die kosten voor 2019 niet aftrekken, maar wel in 2020, wanneer u de rekening betaalt.
Als u de transactiemethode gebruikt, kunt u de kosten herkennen in de maand dat deze werden uitgevoerd, December, zodat u de $1.750 kosten voor 2019 kunt Aftrekken, ook al wordt deze in 2020 betaald.
Wat zijn de categorieën bedrijfskosten?,
hieronder vindt u een lijst met enkele van de meest voorkomende uitgavencategorieën voor kleine bedrijven die van uw belastbaar inkomen kunnen worden afgetrokken.
Als u meer informatie wilt over zakelijke aftrekposten en wat er precies is toegestaan, bezoek dan het overzicht Aftrekkosten op de IRS-website.
u wilt ook de IRS publicatie 535; bedrijfskosten bekijken, voor een meer volledige uitleg van bedrijfskosten en precies wat u kunt aftrekken.
- reclame: Dit omvat de kosten van het plaatsen van advertenties of het uitvoeren van commercials voor uw bedrijf.,
- permanente educatie: denkt u eraan om terug naar school te gaan om het laatste op uw vakgebied te leren? Dat is aftrekbaar.
- krediet-en incassokosten: als u externe bureaus moet gebruiken om achterstallige saldi te innen, kunt u dat Aftrekken.
- contributies en abonnementen: de abonnementskosten voor publicaties in verband met uw bedrijf zijn aftrekbaar, evenals de contributies voor beroepsorganisaties.
- programma ‘ s voor personeelsbeloningen: de kosten van een ziektekostenverzekering voor werknemers of pensioenuitkeringen, zoals een 401(k) – overeenkomst, zijn volledig aftrekbaar.,
- verzekering: algemene aansprakelijkheid, beloning van werknemers, productaansprakelijkheid en invaliditeitsverzekeringspremies zijn aftrekbaar.
- onderhoud en reparaties: of het nu gaat om routinematig onderhoud zoals HVAC-onderhoud of het vervangen van gebarsten tegels in uw ontvangstruimte, onderhoud en reparaties zijn aftrekbaar.
- kantoorkosten en benodigdheden: dit omvat zaken als pennen en potloden, bestandsmappen, toner voor uw kopieerapparaat en inktcartridges voor uw printer.
- verzendkosten: de kosten van het verzenden van bestellingen of gewoon het versturen van een brief zijn aftrekbare kosten.,
- afdrukken: of het nu een document van één pagina is of een boekje voor uw klanten, de afdrukkosten zijn aftrekbaar.
- huur: als u kantoor-of winkelruimte huurt, is de huur aftrekbaar.
- salarissen en andere beloningen: salarissen van werknemers en aan arbeidscontractanten betaalde lonen zijn volledig aftrekbaar.
- telefoon: of het nu een state of the art telefoonsysteem of mobiele telefoons voor uw veld vertegenwoordigers, de kosten van uw telefoons zijn volledig aftrekbaar.,
- Reizen: alle zakelijke reizen zijn aftrekbaar, of het nu lokaal, nationaal of internationaal is, zolang het nodig wordt geacht voor uw bedrijf.
- nutsbedrijven: de kosten van uw gas, elektriciteit en water zijn volledig aftrekbaar.
hoe de uitgaven voor uw kleine bedrijf te categoriseren
het is eigenlijk heel eenvoudig om uw zakelijke uitgaven te categoriseren, maar veel eigenaren van kleine bedrijven stellen dit proces uit totdat het absoluut noodzakelijk is, waardoor meer werk in het proces wordt gecreëerd.,
onthoud dat als u op zoek bent naar investeerders, externe financiering, of financiële projecties moet maken, u een nauwkeurige schatting van uw reguliere bedrijfskosten moet hebben, die correct is gecategoriseerd. Hier zijn een paar manieren om het proces een beetje makkelijker te maken.
Tip # 1: Stel uw onkostenrekeningen in om uw bedrijf weer te geven
Als u mobiele telefoons biedt voor vertegenwoordigers in het veld en externe verkopers, zorg er dan voor dat u een aparte uitgave voor telefoons opneemt.,
voor kleinere bedrijven, of bedrijven die alleen gebruik maken van een vaste lijn op kantoor, kan uw maandelijkse factuur worden besteed aan uw utilities-account. Sommige kleinere bedrijven combineren afdrukken en verzendkosten, maar als uw bedrijf routinematig schepen goederen aan klanten, moet u een aparte rekening voor uw verzendkosten en verzendkosten.
Tip # 2: codeverkoopfacturen met de juiste onkostenrekening
wanneer u uw leveranciers instelt, voert u indien mogelijk een standaardkostencode of-categorie in., Dit koppelt de leverancier automatisch aan de juiste kosten, waardoor het niet nodig is om leveranciersfacturen handmatig te coderen.met
QuickBooks Online kunt u een kostencategorie invoeren bij het instellen van leveranciersgegevens. Bron: QuickBooks Online software.
indien dit niet mogelijk is, zorg er dan voor dat u de factuur goed controleert en codeert voor het crediteurenproces, waarbij u ervoor zorgt dat elke ingevoerde factuur op de juiste rekening wordt gecodeerd. Consistentie is ook belangrijk, dus u wilt ervoor zorgen dat u de code en de facturen consequent van maand tot maand.,
Tip # 3: Stop met het gebruik van spreadsheets en begin met het gebruik van boekhoudsoftware
hoewel boekhoudsoftware niet veel helpt als rekeningen niet op de juiste onkostenrekening worden geplaatst, kan het u helpen uw uitgaven gedurende het hele jaar te categoriseren en te volgen.
nog een bonus: in plaats van uw tijd te besteden aan het optellen van uw uitgaven, kunt u in enkele minuten een rapport maken dat al uw zakelijke uitgaven voor het jaar weergeeft, wat ook het aftrekproces vereenvoudigt.,
de beste boekhoudsoftware voor het categoriseren van bedrijfskosten
Als u veel uitgaven moet volgen, kunt u het beste boekhoudsoftware gebruiken om ze correct te volgen.
hoewel het zeker mogelijk is om uitgaven te volgen met behulp van een lijst met zakelijke uitgaven, of door uitgaven in te voeren op een spreadsheet, kom belastingtijd, zult u de mogelijkheid waarderen om deze uitgaven gemakkelijk te extraheren. Plus heb je de zekerheid van het hebben van een adequate back-up en een solide audit trail op zijn plaats, mocht je ooit worden gecontroleerd.,
Hier zijn enkele van de beste accounting software applicaties voor het bijhouden van uw zakelijke uitgaven.
Zoho Books
Zoho Books biedt uitstekende boekhoudkundige en boekhoudkundige mogelijkheden voor kleine bedrijven, waaronder een solide onkostenbeheerfunctie.
Zoho Books biedt tal van manieren om uw zakelijke uitgaven vast te leggen. Bron: Zoho Books software.
een handige functie in Zoho Books is de optie om een uitgave, kilometerstand of bulkkosten op te nemen. Zoho Books biedt ook een uitstekende primer over het bijhouden van zakelijke uitgaven.,
AccountEdge Pro
AccountEdge Pro is ontworpen om het leven gemakkelijker te maken voor kleine ondernemers. Een van de beste functies is de mogelijkheid om een passende onkostenrekening toe te wijzen aan elke leverancier, dus wanneer u een factuur voor die leverancier invoert, worden de juiste rekeningen automatisch gedebiteerd en gecrediteerd.met
AccountEdge Pro kunt u de accounts bekijken waarop een aankooptransactie betrekking heeft.
bron: AccountEdge Pro-software.,
hoewel er gevallen zijn waarin een verkoper meerdere bedrijfsuitgavenrekeningen kan hebben, zoals een bedrijf dat zowel print-als verzenddiensten kan aanbieden, zullen leveranciers in veel gevallen slechts één bedrijfsuitgaventype vertegenwoordigen. Door dit in te stellen tijdens het installatieproces van de leverancier, kunt u de noodzaak om de kosten toe te wijzen elimineren wanneer deze is ingevoerd.,
FreshBooks
FreshBooks biedt meerdere manieren om uw uitgaven bij te houden en te beheren, inclusief standaard uitgaveninvoer, de mogelijkheid om ontvangstbewijzen van uw mobiele telefoon te uploaden, of de optie om een ontvangstbewijs rechtstreeks naar FreshBooks te scannen.
De uitgaven functie in FreshBooks categoriseert uw ontvangsten automatisch. Bron: Freshbooks software.
met geautomatiseerde ontvangst categoriseren, FreshBooks maakt het gemakkelijk om alle toegestane uitgaven te volgen en later af te trekken en is ook een goede optie voor degenen die onkostenrapporten voorbereiden.,
niet alles is aftrekbaar
samen met deze lange lijst van toegestane aftrekposten, zijn er een paar kosten die nooit aftrekbaar zijn voor ondernemers, inclusief lobbyen, politieke bijdragen, lidmaatschappen in sociale organisaties, en natuurlijk alle illegale activiteiten zoals smeergeld of steekpenningen.
het goede nieuws is dat de overgrote meerderheid van uw zakelijke kosten aftrekbaar zijn., Zorg ervoor dat je ze goed volgt om er gebruik van te maken, en als je vragen hebt over wat wel en niet aftrekbaar is, is het altijd het beste om ze door te verwijzen naar je accountant of CPA.