Hoe organiseer je een Papier: Het voorstel formaat

Wat is de voorstel methode?

voorstellen worden om verschillende redenen geschreven en kunnen een breed scala aan formaten volgen. Uiteindelijk, het doel van een voorstel is om een idee pitch aan persoon of organisatie en om hen te overtuigen dat uw idee is de moeite waard na te streven. Afhankelijk van de complexiteit en formaliteit van de reikwijdte van uw voorstel, kunt u meer of minder diepgang nodig hebben., Alle voorstellen hebben echter een vrij eenvoudige basisstructuur die zes generieke delen volgt:

1. onderwerp: geef uw onderwerp en uw doel voor het schrijven van het voorstel.
2. paradigma: Beschrijf de huidige toestand of het begrip zoals uw publiek het kent.
3. Gap: Identificeer de kloof in kennis van de praktijk zoals het huidige paradigma het ziet. Laat zien wat er ontbreekt (dit is in wezen een probleemstelling).
4. prognose: voorspel de organisatie van het voorstel zodat uw lezer precies weet wat hij kan verwachten. Volg dan die volgorde in het hele voorstel.,
5. onderzoek: geef een gedetailleerde uitleg van het onderzoek dat u gaat uitvoeren om meer te weten te komen over het probleem/gat en de oplossing.
6. propositie: stel iets nieuws voor, gebaseerd op uw onderzoek, dat de leemte opvult of het probleem oplost.met deze zes basiscomponenten in het achterhoofd vragen de meeste voorstellen, vooral die welke veel formaliteit, onderzoek, planning en presentatie vereisen, veel meer diepgang en kan de organisatiestructuur tot 14 of meer verschillende secties/componenten omvatten., Als u op zoek bent voor het schrijven van een volledige, diepgaande voorstel, zijn de volgende veertien hoofdstukken en de volgorde volgen die hieronder:
   1. Doorgeven Brief
   2. Cover/Titel van de Pagina
   3. Samenvatting
   4. Inhoudsopgave
   5. Lijst van Cijfers
   6. Inleiding
   7. Project/Deliverable Beschrijving
   8. Methoden
   9. Tijdlijn
   10. Budget
   11. Kosten/baten-Analyse
   12. Kwalificaties
   13. Conclusie
   14. Bijlagen

   Wat Moet ik Weten over Voorstellen?,

   elk van de bovenstaande onderdelen van het voorstel wordt hieronder beschreven. Maar eerst moet je een paar dingen weten over hoe je een voorstel schrijft:

   voorstellen zijn voor het oplossen van problemen
   het meest fundamentele wat je moet weten over hoe je een voorstel schrijft is dat je een oplossing voor een probleem voorstelt. Dit betekent dat je je bewust moet zijn van wat het probleem is, hoe ernstig het is, wie het beïnvloedt, hoe (of helemaal) het probleem in het verleden is aangepakt, en hoe je verwacht in staat te zijn om het op te lossen op een manier die nog niet eerder is gedaan.,

   Audience Matters
   ondanks wat u geleerd hebt in uw cursus technisch of zakelijk schrijven, is er geen exacte formule voor het schrijven van een voorstel. Op het einde, een echte persoon gaat lezen (of niet lezen als je niet voorzichtig bent) uw voorstel en het is belangrijk dat u tegemoet te komen aan hun verwachtingen. Wanneer u een voorstel voor een subsidie schrijft, is het noodzakelijk dat u de richtlijnen van de organisatie volgt. Als je dat niet doet, zal de jouwe bijna zeker worden weggegooid. Als u een voorstel voor uw bedrijf schrijft, kijk en zie welke voorstellen in het verleden zijn geschreven., Volg wat verwacht wordt.

   voorstellen zijn overtuigende documenten
   misschien lijkt het voor de hand liggend, maar wanneer u een voorstel schrijft, probeert u mensen te overtuigen om u verder te laten gaan met uw geweldige idee. Om anderen aan boord te krijgen, moet je indrukwekkend en zonder twijfel overtuigend zijn. Dus zorg ervoor dat u elke sectie van het voorstel op een zodanige manier dat uw project klinkt belangrijk, de moeite waard, waardevol, duidelijk, effectief, veilig, haalbaar, of iets anders dat zou kunnen worden overtuigend voor degenen die het herzien., Ook, zorg ervoor dat u verklaringen die je klinkt onzeker van jezelf of te vertrouwen in jezelf te vermijden. Het is een dunne lijn tussen klinkt incompetent (als je zegt zinnen als “ik denk” of “ik geloof” of ” ik gok dat…”) en klinkt arrogant (als je zegt zinnen als “ik weet zeker dat je het eens” of “ik ben de beste optie die je hebt).

   voorstellen worden meestal niet door één persoon gelezen
   Wanneer u een voorstel schrijft, moet u zich ervan bewust zijn dat meerdere mensen vaak de haalbaarheid van wat u voorstelt zullen evalueren. En elke persoon heeft een ander belang in zijn goedkeuring., Een accountant kan worden belast met het lezen van uw budget sectie, maar misschien niet kijken naar iets anders. Een leescommissie mag alleen kijken naar de samenvatting voor een snelle validatie. Of een gespecialiseerde groep kan alleen geïnteresseerd zijn in uw methodologieën. Het is belangrijk dat u op voorhand te herkennen wie waarschijnlijk de zorg over elk deel van het voorstel het meest.

   bijzonderheden zijn het belangrijkst
   Een van de grootste valkuilen bij het schrijven van een voorstel is niet specifiek genoeg zijn. Verwar de lengte van het voorstel niet met details. Sommige zeer lange voorstellen zijn simpelweg langdradig., Zorg ervoor dat elk detail dat u opnemen maakt het project dat u voorstelt duidelijker. Als een detail niet waardevol is voor de stakeholders, laat het dan weg. En vermijd storytelling (of wat vaak wordt aangeduid als “metadiscursus”) in uw schrijven. Met andere woorden, vermijd interjecting jezelf en je verlangens, gedachten, en processen voor het kiezen van het project en de beslissing om te schrijven over het. Houd vast aan waarom het project belangrijk is en hoe je het gaat voltooien.

   Verzendingsletter

   Verzendingsletters zijn een beleefdheid en een formaliteit., Ze zijn geschreven in professionele zakelijke brief formaat en ze zijn gericht aan de persoon of beoordelingscommissie die u het voorstel te sturen naar. Uw verzendbrief moet een korte introductie bevatten die u en het doel van het voorstel voorstelt. De brief zal meestal een zeer korte (een of twee alinea ‘ s) beschrijving van het project dat u voorstelt. De verzendingsbrief moet ook een soort afsluitende verklaring bevatten, meestal het verstrekken van contactgegevens en een verklaring over de mogelijkheid om verdere vragen over het voorstel of project te beantwoorden.,

   omslagpagina of titelpagina

   alle professionele voorstellen moeten een omslagpagina bevatten. Deze zijn belangrijker dan alleen voor decoratie. Op de omslag staan de titel van het voorstel, de auteur(s), de datum van indiening, de persoon of het Comité waaraan het wordt voorgelegd, en alle andere relevante of gevraagde informatie. Als u het indienen van uw bedrijf of een subsidie of financiering organisatie, zorg ervoor dat u hun richtlijnen voor wat moet worden opgenomen in de voorpagina te volgen. De meeste organisaties hebben een voorkeur voor de dekking, omdat ze een archiefsysteem gebruiken om georganiseerd te blijven.,

   samenvatting

   samenvattingen volgen gewoonlijk onmiddellijk de omslagpagina (vóór de inhoudsopgave). Dit zijn samenvattingen van het hele voorstel. Executive samenvattingen worden vaak vergeten, maar dienen wel een belangrijk doel. Vergeet niet dat er meestal een groot aantal belanghebbenden betrokken zijn bij het lezen van voorstellen. Sommige mensen hebben gewoon een snelle blik van het hele voorstel, maar hebben niet de tijd of interesse in het lezen van het hele ding. Samenvattingen geven een inkijkje in het hele voorstel., Het is echter belangrijk dat elk onderdeel van het voorstel in de samenvatting wordt behandeld. Meestal zijn executive samenvattingen 1-2 pagina ‘ s lang.

   inhoudsopgave

   naar behoren ontworpen voorstellen bevatten een inhoudsopgave. Zelfs voor eenvoudige projecten, voorstellen uiteindelijk een minimum van 15 – 20 pagina ‘ s. Het is belangrijk dat uw voorstel georganiseerd is en dat lezers snel de informatie kunnen vinden die ze zoeken. Als de accountants bijvoorbeeld alleen het voorgestelde budget hoeven te zien, moeten ze snel de pagina kunnen vinden waarop het staat.,

   lijst van cijfers (en lijst van tabellen)

   De meeste voorstellen, vooral lange, bevatten cijfers en tabellen. Als iemand terug moet verwijzen naar uw voorstel en ze zijn alleen geïnteresseerd in uw Gantt-grafiek (die uw tijdlijn schetst), moeten ze weten waar de grafiek te vinden. Denk aan de lijst met cijfers pagina als een uitbreiding van uw inhoudsopgave die specifiek visuals lokaliseert, met inbegrip van afbeeldingen, grafieken, grafieken, diagrammen, en tabellen. Vaak, als u meerdere figuren en meerdere tabellen hebt, wilt u een aparte lijst met tabellen pagina van de lijst met figuren pagina.,

   Inleiding

   introducties zijn het beste als ze kort en bondig worden gehouden. Als je jezelf moet voorstellen, mag dat, maar hou het kort. Het primaire doel van de introductie is echter om uw project en het doel ervan te vermelden. Dit is je eerste kans om echt overtuigend te zijn, dus het is belangrijk dat je het echt laat klinken alsof het project dat je voorstelt belangrijk is., Dit betekent dat u

   1) Introduceer uw onderwerp
   2) Geef een probleemstatement
   3) Bied een snelle oplossing voor het probleem

   een van de grootste valkuilen bij het schrijven van een voorstel is het niet duidelijk aangeven dat er een echt probleem is om mee te beginnen dat het oplossen waard is. Vergeet niet van boven dat voorstellen zijn geschreven om problemen op te lossen., Dus, bijvoorbeeld, als u een manager van een filiaal van een landelijk bedrijf, en u wilt voorstellen aan uw superieuren dat u nodig hebt om uw winkel te verplaatsen naar een ander gebouw, moet u hen vertellen 1) dat u de verhuizing van het gebouw voorstellen, 2) dat het gebouw moet worden verplaatst omdat de locatie belemmert de groei (probleemverklaring), en 3) dat u een locatie in gedachten die groeikansen zal verbeteren.

   ongeacht waar uw voorstel over gaat, moet u echter een probleemstelling en oplossing in de inleiding hebben., Als dit niet duidelijk en to the point, uw kansen van iemand het lezen van de rest van het voorstel worden gedimd.

   Project of leverbare beschrijving

   Deze sectie kan veel verschillende namen hebben en wordt vaak onderverdeeld in veel kleinere secties. Maar ongeacht wat je deze sectie noemt en hoe je het organiseert, weet dat je primaire doel is om te beschrijven wat het project is, in zijn geheel. Je moet alles uitleggen wat je uiteindelijk zal produceren of doen. Alles. Echter, vermijd het beschrijven van iets dat uitlegt hoe je het zal doen., Dat is voor de volgende sectie, methodologieën. In de sectie projectbeschrijving zou je eerst kunnen denken in termen van een lijst. Wat is precies alles wat je gaat produceren of helpen te produceren? Hoe zal het project (of de te leveren producten) er precies uitzien wanneer het voltooid is?

   Het is erg belangrijk dat u duidelijk, beknopt en georganiseerd bent in deze sectie. Als u vragen over wat het eindresultaat zal zijn, uw recensenten zijn zeer waarschijnlijk op te geven en te weigeren goedkeuring voor het voorstel.,

   methodologieën

   na het beschrijven van de details van uw project, u nu hoe de kans om te schrijven hoe u uw project zal voltooien. Neem uw secties en beschrijvingen uit de sectie project / deliverables en beschrijf, in detail, hoe u gaat over het verkrijgen van de informatie, machtigingen, en andere tools om het project te voltooien. Je kan zelfs nodig hebben om fondsenwerving plannen te beschrijven als er meer geld nodig is om het project te voltooien.,

   een van de grootste valkuilen in de methods sectie is het aangeven van nieuwe componenten aan je project die niet eerder beschreven werden, de project/deliverables beschrijving. Vermijd het vermelden van nieuwe informatie over het project hier. Richt je liever volledig op hoe je het eerder beschreven project gaat onderzoeken, plannen, doorwerken en uitvoeren. Als je merkt dat je merkt dat je niet iets uit te leggen in de vorige sectie van het voorstel, ga terug en voeg het daar. Voorstel recensenten haten niets meer dan het krijgen van nieuwe verrassingen langs de weg., Als nieuwe stukken van het project blijven opduiken in het voorstel, zullen ze beginnen af te vragen of je hebt gedacht dit helemaal door en als je weet hoeveel er echt is betrokken bij het project.

   met dat in gedachten is het belangrijk dat u heel specifiek bent over uw methoden. Beschrijf in detail je onderzoek, of je mensen interviewt, wie je interviewt, hoe je iets creëert of ontwerpt, wie je raadpleegt, enzovoort.

   tijdlijn

   De tijdlijn is eigenlijk een uitbreiding van uw methoden., Maar voor de duidelijkheid en organisatie ‘ s sake, de tijdlijn krijgt meestal een sectie van zijn eigen. Reviewers zullen moeten weten wanneer u verschillende benchmarks in het project zal voltooien en zij zullen moeten weten of u ruim tijd tussen segmenten hebt gepland. Meestal hebben ze iets nodig om je op te volgen. Een tijdlijn is ook goed voor jullie, omdat het jullie zal helpen op tempo te blijven en georganiseerd te blijven. Denk creatief na over hoe u uw tijdlijn het beste visueel kunt weergeven. Is een Gantt-grafiek het meest geschikt? Of misschien een tafel? Of een lineaire tijdlijn?, Wat je ook kiest, zorg ervoor dat het duidelijk is wat er zal gebeuren wanneer en wie er op verschillende punten bij betrokken zal zijn.

   Budget

   tot op zekere hoogte is het mogelijk dat een deel van uw budget wordt weergegeven in de sectie methoden, maar alleen tot het punt waarop u beschrijft hoe u fondsen wilt werven. In deze sectie, je nodig hebt om elke mogelijke kosten die je kunt bedenken schetsen. U hoeft niet te beschrijven hoe u het geld krijgt (meestal de organisaties die u voorstelt om het geld aan te bieden op basis van de goedkeuring van het voorstel en de voorgestelde begroting), tenzij uw voorstel is, specifiek, over het inzamelen van geld., Maar je moet rekening houden met alle mogelijke kosten. Niets is erger dan het krijgen van een voorstel goedgekeurd en dan beseffen dat het kost u meer dan wat je werd goedgekeurd om uit te geven.

   kosten-batenanalyse

   kosten-en batenanalyses zijn niet vereist voor veel voorstellen, met name voor projecten waarvoor niet veel geld nodig is om te voltooien. Het kan echter zijn dat je iets voorstelt dat controversieel is of dat anders veel geld kost., Naast het stellen van een zeer overtuigend probleem statement in uw inleiding, moet u misschien uit te werken waarom dit specifieke project is de moeite waard het geld wordt besteed. Om overtuigend te zijn, focus op alle stakeholders; wijzen op hoeveel mensen, organisaties, of andere entiteiten zullen profiteren van dit. Als er risico ’s zijn, vermeld ze, maar kader ze op een manier die suggereert dat de kosten waarschijnlijk opwegen tegen de risico’ s. Vergeet niet dat voorstellen, meer dan de meeste documenten, overtuigende documenten zijn en het is belangrijk dat u alles inlijsten op een manier die uw project klinkt zeer, zeer belangrijk., Maar overdrijf het natuurlijk niet.

   kwalificaties

   vaak schrijf je voorstellen aan mensen die je niet kent. Maar zelfs als u de persoon of personen kent die verantwoordelijk is of zijn voor het beoordelen van uw voorstel, is het belangrijk dat u gekwalificeerd klinkt. Op het gebied van retoriek heet dit ethos, wat verwijst naar uw geloofwaardigheid. Erken dat recensenten zullen vragen in hun hoofd als ze uw voorstel te lezen, ” maar waarom deze persoon? Zijn ze daartoe in staat?”

   geef zoveel informatie als u denkt dat het belangrijk is om uw geloofwaardigheid op te bouwen., Vermijd alles waardoor je minder gekwalificeerd klinkt. Sommige voorstel reviewers zal vereisen dat u uw referenties, met inbegrip van college graden, werkervaring, kennis, en zelfs CV ‘ s en voorbeeld werk. Zorg ervoor dat je weet hoeveel informatie ze willen en nodig hebben.

   conclusie

   elk document heeft een begin, een Midden en een conclusie nodig. Helaas worden conclusies vaak vergeten. In uw conclusie, je nodig hebt om de probleemverklaring te herhalen, de recensenten eraan te herinneren hoe belangrijk dit project is., Maar je moet ook een verzoek tot goedkeuring (zodat het duidelijk is dat je hoopt om dergelijke te verkrijgen). Ook moet u reviewers laten weten hoe ze contact met u kunnen opnemen als ze meer informatie van u nodig hebben. Conclusies zijn niet alleen druk werk om uw document af te poetsen; ze zijn een hoffelijkheid, die uw voorstel overtuigender maakt. Andy ze bieden waardevolle informatie over het krijgen van een reactie en het krijgen in contact met u. Als u geen conclusie trekt, kunt u ongewenste dubbelzinnigheid in de reikwijdte van de voorstellen achterlaten.,

   vermeld alle secundaire onderzoeken die worden gebruikt voor de ontwikkeling van uw project en voorstel. Hoewel APA-formaat het meest voorkomende citatieformaat is voor voorstellen, moet u mogelijk een andere stijl volgen, afhankelijk van uw organisatie, cursusinstructies of andere verwachtingen. Hoe dan ook, het is belangrijk dat je bronnen citeert volgens een erkend formaat en dat je ethisch krediet geeft aan alle ideeën en directe citaten gebruikt.

   Appendices

   hoewel niet alle voorstellen bijlagen nodig hebben, is het mogelijk dat de uwe dat wel zou kunnen., Overweeg welke informatie uw recensenten willen die niet gemakkelijk past in andere delen van uw voorstel. Het kan nodig zijn om bijvoorbeeld balansen op te nemen die te veel ruimte in beslag zouden nemen in het begrotingsgedeelte. Of, je kan nodig zijn om tekeningen die niet echt passen natuurlijk in de project/deliverables beschrijving op te nemen. Als u er echter voor kiest om bijlagen op te nemen, zorg er dan voor dat u deze eerder in het voorstel vermeldt. In het begrotingsgedeelte kunt u bijvoorbeeld het volgende vermelden: “voor verdere financiële informatie verwijzen wij u naar de balansen in Bijlage A.,”