een message transfer agent ontvangt e-mail van een andere MTA, een mail submission agent (MSA) of een mail user agent (MUA). De transmissiedetails worden gespecificeerd door het Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Wanneer een mailbox van een bericht niet lokaal wordt gehost, wordt het bericht doorgestuurd, dat wil zeggen doorgestuurd naar een andere MTA. Elke keer dat een MTA een e-mailbericht ontvangt, voegt het een ontvangen trace-koptekstveld toe aan de bovenkant van de koptekst van het bericht, waardoor een sequentieel record wordt opgebouwd van MTA ‘ s die het bericht verwerken., Het proces van het kiezen van een target MTA voor de volgende hop wordt ook beschreven in SMTP, maar kan meestal worden overschreven door het configureren van de MTA software met specifieke routes.
een MTA werkt op de achtergrond, terwijl de gebruiker meestal direct communiceert met een mail user agent. Men kan onderscheiden initiële indiening als eerste passeren van een MSA-poort 587 wordt gebruikt voor de communicatie tussen een MUA en een MSA, terwijl poort 25 wordt gebruikt voor de communicatie tussen MTA ‘ s, of van een MSA naar een MTA; dit onderscheid wordt voor het eerst gemaakt in RFC 2476.,
voor ontvangers die lokaal worden gehost, is de uiteindelijke verzending van e-mail naar een postbus van de ontvanger de taak van een berichtbezorgingsagent (MDA). Hiertoe draagt de MTA het bericht over aan de component message handling service van de message delivery agent (MDA). Bij de definitieve levering wordt het veld retourpad toegevoegd aan de envelop om het retourpad vast te leggen.