Remittance Advice (RA) is een document dat een koper naar een verkoper stuurt waarin staat dat een factuur is betaald. Hoewel, niet verplicht, de koper stuurt het vaak als een gebaar van goodwill. Ze dienen als bewijs van betaling en zijn dus gelijk aan een kassabon. Men kan het uitgeven in de vorm van papier of in elektronische vorm.
basisinformatie in RA omvat notities of letters met vermelding van het factuurnummer en het factuurbedrag., Sommige bedrijven sturen ook RA met facturen die klanten kunnen terugsturen met de betaling. Tegenwoordig, kan men ook software gebruiken om te scannen en op te slaan overmaking adviezen in het online systeem om gegevensinvoer in een later stadium mogelijk te maken.
men kan zo ‘ n slip per e-mail of post versturen. Verstuur je het via een e-mail, dan moet je ervoor zorgen dat je het juiste e-mailadres hebt. U kunt het ook per post versturen. Als u gebruik maakt van deze route dan moet u deze op te sturen op hetzelfde moment dat u de betaling via cheque. Zorg er ook voor dat u het naar het verzendadres van de leverancier verzendt.,
Overmakingsadvies – wat houdt dit in?
een overmakingsadvies moet omvatten:
- naam en adres van de afnemer
- naam en adres van de leverancier
- Datum van de overmakingsbedrag
- voorlopige datum waarop de leverancier de betaling in volledigheid kan verwachten
- een factuurnummer
- betalingsbedrag
- wijze van betaling
bedrijven die de praktijk van het ontvangen van betalingsadvies volgen, kunnen ook het formaat samen met de factuur naar de klant sturen., In een dergelijk geval hoeft de koper alleen de relevante gegevens in te vullen in het specifieke formaat dat de verkoper wil.
Het is beter om afgifteadvies af te drukken op het briefhoofd van het bedrijf. Het briefhoofd moet het contactnummer bevatten van de persoon die alle vragen of vragen kan beantwoorden. Ook, zorg ervoor dat u eventuele fiscale details op te nemen als het van belang is. Of u kunt een belastingdeskundige raadplegen om te weten te komen welke belasting van toepassing is.,
voordeel van Overmakingsadvies
- een overmakingsadvies helpt bij het bijhouden van records en is gunstig voor de klanten die via cheques betalen.
- het helpt de ontvanger van het betalingsadvies om het door de koper verzonden bedrag te vergelijken met het werkelijk verschuldigde bedrag.
- als een bedrijf de betaling elektronisch volgt, kan het andere gegevens invullen door de slip te scannen.
Types of Remittance Advice
Basic Remittance Advice
simpel gezegd is het een soort notitie die het factuurnummer en de totale betaling definieert.,
verwijderbaar Factuuradvies
in sommige facturen stuurt de verkoper een slip samen met de factuur. De koper hoeft alleen deze verwijderbare slips in te vullen en terug te sturen als overschrijving advies.
Scannable Remittance Advice
Er zijn nu diverse software beschikbaar voor het maken van remittance advices, die men gemakkelijk kan scannen in computersystemen voor het elektronisch bijhouden.
moet u het behouden?
een bedrijf moet het register bijhouden van alle overmakingen die het ontvangt en naar leveranciers stuurt., Een accountmanager moet deze in de juiste volgorde bewaren om ervoor te zorgen dat ze later beschikbaar zijn voor verwijzing in geval van discrepanties of geschillen. Verder, de accountant zou ook willen een kijkje nemen op het advies kopieën om end-to-end accounts te controleren. Dit zorgt ervoor dat er geen verschil is tussen de betaling en facturen.
voordelen van elektronisch Overmakingsadvies
De meeste bedrijven gebruiken nu elektronische overmakingsadviezen (era) in plaats van standaard papieren overmakingsadvies. Het is omdat er verschillende voordelen van ERA ten opzichte van de standaard degenen., Laten we begrijpen het gedetailleerde voordeel van elektronische overmaking adviezen in vergelijking met standaard papieren overmaking.
Easy and Quick Receipt
elektronische overmaking biedt klanten de mogelijkheid om overmakingen te ontvangen op de dag waarop de claim wordt afgerond. Dit is beter dan papieren afdracht waarbij partijen moeten wachten tot ze het in de hand ontvangen via post of koerier.
organiseert afstemmingsproces
factureringssoftware deze dagen hebben een optie om automatisch elektronische overmakingen te plaatsen., Dit helpt het personeel om de uitstaande saldi op een efficiëntere manier met elkaar te verzoenen.
milieuvriendelijk en besparing op administratieve kosten
aangezien era geen papier gebruikt, wordt het hele proces milieuvriendelijk. Dit helpt het bedrijf om druk-en papierkosten te verminderen. Ook, met ERA personeel heeft minder tijd nodig om te beoordelen en Bestand records.
snelle verwerking van secundaire Claims
aangezien de klant een snelle ontvangst van de overmaking via e-mail krijgt, kan hij of zij hetzelfde doorsturen naar de mensen die het nodig hebben of specifieke informatie nodig hebben.,
kosten van opslag en onderhoud zijn laag
omdat het geen papieren ontvangstbewijs is, is er geen gedoe om een aparte plaats te creëren voor alle ontvangstbewijzen. Daardoor dalen de onderhouds-en opslagkosten aanzienlijk.
vermindering van het gebruik
sommige industrieën volgen de praktijk van het verzenden van overmakingen actiever in vergelijking met de andere. Echter, de praktijk wordt steeds minder populair met dagen. Ook, met de stijgende populariteit van online betaling, overmaking adviezen zijn overbodig geworden., Als u online betaalt, kunt u het de leverancier toch gemakkelijk maken door via een e-mail een notitie te sturen met informatie over het factuurnummer waarvoor u de betaling heeft gedaan.
een ander gebruik
een ander gebruik van betalingsadvies is bij de verzekeraar. Zij gebruiken het om kennisgeving te verstrekken en de reden van betaling, weigering, aanpassing, of een andere nota uit te leggen. Gewoonlijk gebruiken Medicarebedrijven RA, en ze noemen het ook een verklaring van betaling (EOB)1-4