als er één ding is dat geldt voor bijna alle bedrijven, is het het feit dat ze een manier nodig hebben om bij te houden hoeveel tijd hun werknemers besteden aan het werk. Traditioneel, Excel-spreadsheets zijn de go-to optie die veel bedrijven liever voor time tracking, hetzij omdat ze denken dat het een goedkope en eenvoudige oplossing, of gewoon omdat zijn wat ze gewend zijn aan het gebruik. Je zou ze zelfs in dienst in uw eigen dag-tot-dag transacties., Zoals veel andere bedrijven die de verandering hebben gemaakt zal u vertellen, hoewel, Excel is niet precies alles wat het is gebarsten te zijn als je probeert om een efficiënt systeem te bedenken voor het bijhouden van de tijd.
overweeg eerst dit: Excel is zeer beperkt in wat het kan doen. U moet al uw gegevens handmatig invoeren—waardoor de kans op fouten toeneemt en u werknemers eraan moet herinneren hun bladen elke dag in te vullen. U kunt geen automatische goedkeuringen doen, u hebt weinig analytische functies en uw gegevens zullen nooit in real-time zijn., Dit maakt het moeilijk om een Excel-timesheet up-to-date te houden, en deze ellende wordt nog verergerd door het feit dat, als uw team hetzelfde blad gebruikt om al hun gegevens in te loggen, er maar één persoon tegelijk aan kan werken. Het proces is traag en ploeterend, het wegzuigen van tijd die je zou kunnen hebben gebruikt om productief te proberen om tijdbladen één pijnlijke cel tegelijk in te vullen.
dingen worden verwarrend wanneer u nieuwe teamleden aan boord brengt., De formules en unieke codes die de oorspronkelijke makers van uw timesheet gewend waren aan het gebruik ervan kunnen niet te ontcijferen zijn voor de nieuwe manager die u verantwoordelijk hebt gesteld voor het bijhouden van de tijd. Misschien moeten ze opnieuw beginnen, of urenlang proberen te onderscheiden wat er aan de hand is. Er zijn weinig privacy controles In Excel (wat betekent dat gevoelige gegevens is bijzonder kwetsbaar voor wanbeheer), en, op de top van dat, Excel is niet gemakkelijk schaalbaar. Naarmate uw organisatie groeit, wordt het steeds moeilijker om de grootte van de database te beheren.,
toch heeft Excel zijn aantrekkingskracht voor sommige bedrijven, vooral als je het alleen gebruikt voor kleine projecten en een oplossing nodig hebt die niet veel extra software nodig heeft. Voor veel bedrijven is Excel “gratis”, omdat het standaard wordt geleverd met Microsoft Office-pakketten. Het vereist niet dat u extra training voor uw werknemers te ondernemen, en geavanceerde gebruikers kunnen knijpen het programma voor elk ounce van zijn waarde-op voorwaarde dat ze weten hoe. Excel is misschien geen perfecte oplossing, maar als je het gaat gebruiken, waarom zorg je er dan niet voor dat je de beste sjablonen tot je beschikking hebt?,