the Definitive Guide on How to Organisate an Office Archive System

het vooruitzicht van het starten, organiseren of opruimen van een office Archive systeem heeft de macht om zelfs de dappersten onder ons te verbergen achter een lijst van andere, meer belangrijke taken.”Je hoeft je niet meer te verstoppen! Deze in het veld geteste tips zullen u helpen om uw kantooropbergsysteem in precieze werkvolgorde te krijgen en te behouden.

veel van deze tips kwamen rechtstreeks van onze Facebook-groep van Office Managers!, Zie wat nuggets van wijsheid onze gemeenschap te bieden heeft en spring in het gesprek. Sluit je hier aan bij de groep.

kleurcode

mensen zijn aan het kleurcoderen sinds kantoor papierwerk—en de kantoor archiefsystemen om het te organiseren—een feit van het leven decennia geleden werd. De beproefde en ware techniek van kleurcodering faalt nooit, en het is relatief snel en gemakkelijk te trekken uit, zelfs als je een bijzonder complex bestandssysteem. Kleurcodering zal u inspireren om bestanden te sorteren in verstandige categorieën, snel bestanden te vinden en wat plezier toe te voegen aan het archiveringsproces.,

deze organisatorische techniek is de perfecte manier om stapels papier om te zetten in ordelijke pakketten die op de best mogelijke manier voorspelbaar zijn. Het beste van alles, kleur codering werkt op zowel fysieke als digitale bestanden, en als je nodig hebt om beide soorten bestanden te organiseren, kunt u gemakkelijk gebruik maken van dezelfde kleur codering systeem voor elk.

How to:

• bekijk alle bestanden die u nodig hebt om een aantal organisatiecategorieën op te zetten. (Het kan een paar passen duren om echt patronen te herkennen en een overzicht van uw categorieën.)
• geef elke categorie een kleur., (Sommige categorieën omvatten financiële, human resources, contracten, en faciliteiten.)
• bekijk de categorieën met uw teams en leidinggevenden. De kleurcoördinatie werkt niet als niemand de door u gekozen categorieën begrijpt.
• Verzamel materialen voor kleurcodering. (Deze kunnen gekleurde mappen te plaatsen op een boekenplank of gewoon stukken van kleurrijke washi tape te plakken op archiefkast Laden.)
• doe de kleurcodering! Sorteer uw bestanden in kleurgecodeerde categorieën en voel de organisatorische zen zen met elk bestand dat u laat vallen (of slepen en neerzetten) in een nette, kleurgecodeerde schip.,
• Maak een quick-reference rules sheet om het kleurcoderingsproces gemakkelijker te maken voor uzelf (als u nieuwe bestanden toevoegt) en voor iedereen die u in de toekomst zal helpen bij het organiseren van het office-bestandssysteem.

waarom het werkt:

kleurcodering is vergelijkbaar met het leerproces dat bekend staat als “chunking,” gedefinieerd door de eLearning Coach als “…de strategie van het opsplitsen van informatie in hapklare stukjes zodat de hersenen nieuwe informatie gemakkelijker kunnen verteren.,”

wanneer je een berg papier kleurt, verander je een toevallige massa informatie in brokken die jij en je hersenen gemakkelijk kunnen sorteren wanneer je iets specifieks nodig hebt. Als u een factuur in een stapel papier moet vinden, dan kunt u overweldigd worden en opgeven, maar als u een factuur in uw nieuwe kleurgecodeerde systeem moet vinden, dan weet u dat u moet zoeken naar de groene vlag die “financiële papierwerk aangeeft.”

digitaliseer

wanneer u bestanden digitaliseert, maakt u in wezen een papierloos bestandssysteem., Veel mensen vinden het veel gemakkelijker om een digitaal archiefsysteem te organiseren over een papieren archiefsysteem nadat elk papieren bestand is geconverteerd naar een digitaal formaat. Als u ervoor kiest om uw bestanden te digitaliseren, moet u beginnen met het scannen en converteren van uw oude bestanden, een proces dat tijd – en arbeidsintensief kan zijn.

How to:

speciale dank aan Francisco van onze Facebook-Groep voor het schetsen van deze pointers!

• bepaal hoe bestanden digitaal worden georganiseerd., Gaat u gebruik maken van een out-of-the-box software oplossing, een netwerk schijf onderhouden door uw eigen IT (informatietechnologie) groep, of een gratis cloud platform zoals Google Drive?
• gebruik een betrouwbare en efficiënte scanmachine. (Francisco gebruikte een Richo machine met de mogelijkheid om documenten te scannen en ze te verzenden naar vooraf toegewezen mappen op het netwerk.)
• bepaal of u cloudopslag back-upruimte hebt voor uw documenten. Dit is vooral belangrijk als u omgaan met documenten die, indien verloren, kan een enorme schade aan klanten, klanten, of andere zakelijke activiteiten vormen.,
• bepaal wie toegang heeft tot zowel het toevoegen als het organiseren van bestanden in uw systeem.
• Ontwikkel een gestandaardiseerde naamgevingsconventie voor gescande bestanden. Dit maakt de bestanden gemakkelijk te vinden en te zoeken in uw papierloze systeem. Francisco raadt aan datums (of ten minste jaren) toe te voegen aan de bestandsnamen, dus het zal gemakkelijker zijn om te weten wanneer te verwijderen of archiveren. Penn Libraries heeft een prachtige lijst met best practices voor bestandsnamen om u op weg te helpen.
• Maak een kaart van uw toekomstige digitale archiefsysteem., Maak deze mockup zo nauwkeurig mogelijk, zodat u in staat om eventuele problemen met uw organisatieschema anticiperen zult zijn. Werk de kaart bij wanneer u klaar bent met het project om eventuele wijzigingen die u onderweg hebt aangebracht op te nemen. Wanneer u klaar bent, zal deze kaart u helpen gemakkelijk dingen te vinden als u uw nieuwe systeem te leren kennen.
• Scan uw documenten:
  • gebruik een stempel of stickers om fysieke bestanden te markeren die al in het systeem zijn gescand.
  • als uw digitale bestandssysteem het toelaat, voeg trefwoorden toe aan elk document om bestanden gemakkelijker te vinden te maken.
  • neem de tijd om fouten te voorkomen., Zelfs een eenvoudige fout kan het op een dag onmogelijk maken om een bestand te vinden dat u nodig hebt. Het scannen van documenten in uw nieuwe systeem is een tijdrovend proces, maar vergeet niet: je zal uiteindelijk klaar zijn!

waarom het werkt:

Digitale archiefsystemen automatiseren het aspect “bestanden zoeken” van uw office-archiefsysteem. In plaats van door mappen en stapels te bladeren terwijl u papercuts en hoofdpijn riskeert, kunt u met een digitaal systeem een paar zoekwoorden zoeken of bestanden sorteren in een alfabetische lijst en gemakkelijk vinden wat u wilt.,

digitale systemen maken het ook gemakkelijk om nieuwe bestanden toe te voegen en zelfs om verantwoordelijkheden te delen tussen teams. De setup vergt veel werk, maar de tijd en stress die u daarna bespaart is de moeite waard.

Stel een vervaldatum in

Dit lijkt misschien een valsspeler, maar een van de beste manieren om een office-bestandssysteem te organiseren is door het aantal bestanden dat u moet organiseren te verminderen., Wieden van bestanden op inhoud kan lastig worden als het moeilijk is om te bepalen welke bestanden moeten worden opgeslagen en welke bestanden kunnen worden gegooid, maar het weggooien van bestanden op leeftijd presenteert een veilige, gestandaardiseerde manier om te beslissen wat je kunt gooien.

hoe:

• Bepaal een “weggooileeftijd” voor uw bestanden-1 jaar, 5 jaar, 10 jaar…wat passend lijkt voor de bestanden die u bewaart en het soort bedrijf dat u uitvoert.
  • Als u bang bent dat u de bestanden weer nodig hebt, verplaats ze dan gewoon naar een “archief” – box of map georganiseerd per jaar., (Dit houdt in ieder geval uw belangrijkste bestandssysteem krijgt volgepropt met verouderde documenten.)
• Maak een terugkerende bijeenkomst aan in uw agenda—mogelijk de eerste week van het nieuwe jaar—om een massale bestandsreiniging uit te voeren.

waarom het werkt:

het weggooien van oude bestanden houdt uw systeem schoon, georganiseerd en relevant. Het bespaart u ook tijd om het systeem in werkende staat te houden, en helpt u te voorkomen dat u tijd verspilt met het organiseren van bestanden die niemand ooit meer nodig zal hebben.,

verdeel en heers

als de bestanden die u wilt ordenen alleen relevant zijn voor specifieke afdelingen, vraag dan een persoon in elk van deze groepen om hun bestanden te ordenen terwijl u een overkoepelende bestandsbeheerstructuur maakt.

hoe:

• Maak een organisatiestructuur op basis van afdeling in plaats van categorieën te gebruiken die bestanden groeperen op basis van overkoepelende onderwerpen, zoals financiën of human resources.
• verdeel de bestanden overeenkomstig.,
• breng de bestanden naar een vakexpert van elke afdeling, bij voorkeur iemand die je kent met geweldige organisatorische vaardigheden. Vraag deze vrijwilliger om logisch de bestanden te organiseren en maak een sleutel voor uw referentie.
• Verzamel de georganiseerde departementale bestanden en voeg ze toe aan uw overkoepelende systeem.

waarom het werkt:

door de mensen die de bestanden begrijpen—en moeten benaderen—te vragen een deel van het organisatieproces op zich te nemen, zorgt u ervoor dat uw systeem werkt.,

organiseer bestanden op de muren

koppel bestandhouders recht op uw muren in plaats van een archiefkast of plank te gebruiken.

hoe:

• Bepaal uw organisatiecategorieën en bepaal welke soorten documenten onder elke categorie vallen.
• plaats ruime wandhouders in een van de gemeenschappelijke ruimtes van uw kantoor. (Haal aantrekkelijke houders die passen bij het merk van uw bedrijf om deze inspanning te verdubbelen als een office-design initiatief.) Label elke houder per hoofdcategorie en geef vervolgens aan welke soorten bestanden moeten gaan in elk., Overweeg hoe u het label gemakkelijk kunt maken voor drukke werknemers om het in een paar seconden of minder te begrijpen. Hier is een voorbeeld:

welke bestanden gaan hier?

• facturen
• ontvangstbewijzen
• Terugbetalingsaanvragen
  • E-Mail iedereen in het bedrijf om uw proces uit te leggen. In plaats van bestanden naar u toe te brengen, kunnen mensen ze recht toevoegen aan de houders.
• Reinig de bestanden eenmaal per week indien nodig.,

waarom het werkt:

Office-bestanden zijn collectieve bronnen, dus het is logisch dat het organiseren ervan een collectieve verantwoordelijkheid moet zijn. Terwijl u misschien ambitieuze plannen voor het houden van het kantoor archiefsysteem in een perfect georganiseerde staat, alles kan uit elkaar vallen als, en wanneer, je bezig. Dit systeem zorgt ervoor dat bestanden georganiseerd blijven per categorie in plaats van opstapelen in een toevallige hoop.,

organiseren op Belang

Iedereen die ooit door bestanden heeft gezocht, begrijpt de brandende wens om precies te vinden wat je nodig hebt in plaats van 100 dingen te vinden die je niet nodig hebt. Probeer het organiseren van uw office-bestanden in volgorde van belang om het ophalen van documenten leuker voor iedereen te maken.

hoe:

• ondervraag werknemers en vraag welke kantoorbestanden zij gedurende het hele jaar moesten vinden of raadplegen. (Dit onderzoek verplicht stellen en indien nodig de hulp van het management inroepen voor de handhaving.,)
• Doorzoek antwoorden en groepeer bestandstypen in lagen volgens toegangseisen. (De bovenste laag zou de vijf meest gebruikte bestandstypen volgens uw enquête.)
• Organiseer uw systeem, digitaal of fysiek, volgens deze categorieën. Zorg ervoor dat u subbestanden ook categoriseren en labelen. U kunt bijvoorbeeld uw top-tier-bestanden labelen, ‘cruciale bestanden’, en afzonderlijke labels toevoegen voor ‘ontvangstbewijzen’, ‘contracten’ en ‘enquêteresultaten’.”

waarom het werkt:

Iedereen wil een bestandssysteem dat precies lijkt te anticiperen wat ze zoeken., Door het organiseren van uw systeem op basis van “meerderheid regel,” heb je de beste kans op het creëren van een bestandssysteem dat eigenlijk levert precies wat mensen nodig hebben.

plannen om op regelmatige basis te organiseren

zelfs het beste kantooropslagsysteem zal niet op zichzelf georganiseerd blijven. Het is het beste om dit in gedachten te houden en van plan om een beetje werk te doen houden van het systeem georganiseerd op een wekelijkse basis. Het bijdragen van een beetje inspanning op een terugkerende basis zal veel minder overweldigend voelen dan het proberen op te ruimen van de waarde van een jaar van verkeerd beheerde bestanden in een keer.,

hoe: stel een terugkerende agendaherinnering in en vergeet niet deze taak heilig te houden. Roep de hulp in van een aantal collega ‘ s om jezelf verantwoordelijk te houden en om het wekelijkse evenement leuk te maken. (Je zou ook een beloning vast te stellen om uw organisatorische motivatie te verhogen.)

waarom het werkt:

het organiseren van een systeem is veel realistischer en beheersbaar dan het organiseren van een systeem vanaf nul een keer per jaar.

scheid lopend werk van voltooid werk

Deze genius tip van Mind Tools vereenvoudigt het hele archiveringssysteem., U kunt nog steeds bestanden organiseren voor voltooide projecten, maar ze te scheiden van bestanden die verband houden met lopende werkzaamheden zal het vinden van bestanden veel sneller en efficiënter te maken.

hoe:

• bewaar een bestaande categorisatietechniek die voor u werkte, maar voeg twee overkoepelende categorieën toe: “voltooid” en “in uitvoering.”
• voeg tijdstempels of labels toe om bestanden te groeperen op voltooiingsdatum, verwachte of werkelijke.
• voeg alle verwachte voltooiingsdata toe aan uw agenda, zodat u weet wanneer het tijd is om naar binnen te gaan en wat te organiseren.,

waarom het werkt:

bestanden gerelateerd aan Work in progress zijn logischerwijs degenen die mensen het meest toegang nodig hebben, en het organiseren van een bestandssysteem op basis van de urgentie en frequentie van toegang is een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat uw bestandssysteem perfect praktisch is naast efficiënt georganiseerd te zijn.

Bonustip: vind een manier om het organiseren van uw archiefsysteem leuk te maken, of op zijn minst uitvoerbaar., Misschien gaat het om het krijgen van mooie organiseren van leveringen die het werk aangenaam zal maken of het werven van een collega om u te helpen, zodat u kunt Kwaliteit gesprekken te delen tijdens de organisatie sessies.

bedenk gewoon een manier om de taak van het organiseren van bestanden voor u te laten werken—dat is de beste manier om ervoor te zorgen dat de belangrijke taak van het organiseren van bestanden niet een van angst wordt.

kunt u ooit te veel organiserende tips hebben? We denken van niet! Deel uw tips hieronder zodat we allemaal kunnen genieten van super-georganiseerde kantoren!

P. S., Veel van deze tips kwamen rechtstreeks van onze Facebook-groep van Office Managers! Zie wat nuggets van wijsheid onze gemeenschap te bieden heeft en spring in het gesprek. Sluit je hier aan bij de groep.