A3-rapporten går hand i hand med steg 0-6 i A3-processen. Syftet med A3-rapporten är att:
- dokumentera lärande, beslut och planering som är involverade i att lösa ett problem
- underlätta kommunikation med personer i andra avdelningar
- ge struktur till problemlösning för att maximera lärandet
rapporten (Mall) är utformad för att skrivas ut på 11×17-tums papper (eller två stycken 8, 5×11-tums papper) som visas i diagrammet nedan., För ytterligare förklaringar av de enskilda delarna av rapporten, klicka på titelrutan för den delen. Du kan också ladda ner en A3 rapportmall i MS Word-format; men kom ihåg att detta är ett flexibelt verktyg och kan anpassas till specifika situationer – bara inte kortsluta processen!
- hämta A3 Report Template (MS Word)
- ladda ner A3 Report Format (PDF)
tema:
temat för din A3-rapport ska vara en kortfattad redogörelse för vad A3-rapporten handlar om., Det borde svara på frågan: ”Vad försöker vi göra här?”
ett exempel på ett tema kan vara, ” minska patientens transporttid till diagnosavdelningen.”
Bakgrund:
bakgrundsavsnittet innehåller all kontextuell eller bakgrundsinformation som är nödvändig för att fullt ut förstå problemet. det är också viktigt att ange hur detta problem hänför sig till företagets mål eller värderingar.
exempel:
transportavdelningen får regelbundet klagomål från diagnostiska avdelningar att patienter anländer sent för sina utnämningar., Detta orsakar förseningar i patientbehandling, ledig tid för diagnostiska avdelningen personal, och säkerhetskopior i de diagnostiska områden som resulterar i långa patient väntetider.
aktuellt tillstånd:
För A3-rapporten måste det aktuella tillståndet vara en bild som visar hur den aktuella processen fungerar. Det är viktigt att märka diagrammet så att alla som är kunniga om processen kommer att kunna förstå det. stora problem måste också inkluderas. Sätta dem i storm skurar så att de är skild från diagrammet., Handritade diagram (med blyertspenna) är ofta de mest effektiva eftersom de kan göras snabbt och ändras enkelt på plats.
orsaksanalys:
för att starta din grundorsaksanalys, gör en lista över huvudproblemet. Nästa fråga lämplig ” varför?”frågor tills du når grundorsaken. En bra tumregel är att du inte har nått grundorsaken förrän du har frågat ” varför?”minst fem gånger. Registrera den tillfälliga kedjan (- erna) på A3-rapporten.
exempel:
Problem: säkerhetskopior i diagnostiska avdelningar
varför?,etarier är upptagna och glömmer ofta
Målförhållande:
jämförbart med det nuvarande tillståndet bör målets skickdiagram illustrera hur den föreslagna processen kommer att fungera med de motåtgärder som finns på plats, med lämpliga etiketter., Det är också viktigt att notera eller lista de specifika motåtgärderna som kommer att ta itu med grundorsakerna. Slutligen bör Problemlösaren (eller laget) förutsäga det förväntade specifikt och kvantitativt och notera det.
genomförandeplan:
genomförandeplanen är den uppsättning uppgifter som krävs för att utveckla motåtgärderna, sätta dem på plats och inse målförhållandet. För varje uppgift anges en person som ansvarar för den uppgiften tillsammans med en tidsfrist för att slutföra uppgiften., Det kan också vara bra att lista det förväntade resultatet av varje uppgift, som visas nedan.
uppföljningsplan och resultat:
på vänster sida, Registrera planen för att mäta effektiviteten hos den föreslagna ändringen: vad som ska mätas, när och vem som ska göra mätningen. Lämna den högra sidan tom för att spela in de faktiska resultaten. Därefter, efter genomförandet, slutföra uppföljningsplanen och registrera resultaten av genomförandet och datum för den faktiska uppföljningen.