anatomin av en begäran om Information (RFI)

om en Generalentreprenör kunde lägga upp alla minuter han eller hon tillbringade väntar på ett svar på en RFI (begäran om Information) under hela sin karriär, de kan ha funnit att de kunde ha gått på semester eller ens byggt några shopping plazas, och de kan vara kostsamma också. Forskning har visat att ett genomsnittligt projekt på en typisk dag kan ha mellan 15 till 20 RFI per 1 miljon dollar i projektvärde. Detta innebär att ett $ 5 miljoner projekt kan generera cirka $ 100,000 i kostnader.,

RFI är helt enkelt förfrågningar om information, men det finns inget enkelt om dem om de inte hanteras korrekt. Det finns enkla sätt att framgångsrikt hantera RFI-processen och vi ska berätta hur du gör just det.

Vad är en RFI i Konstruktion?

i konstruktionen är syftet med en RFI att lösa informationsluckor, eliminera tvetydigheter och fånga och dela specifika beslut under projektets gång. En generalentreprenör eller underentreprenör lämnar vanligtvis en RFI i skriftlig form för att hämta information från en design, teknik eller byggpersonal., Informationen i en RFI är information som inte ingick i byggkontraktets omfattning.

konstruktionen RFI-processen

det primära målet för RFI-processen är att eliminera behovet av tidskrävande och kostsamma korrigerande åtgärder under ett projekts livscykel. I Australien kallas dessa dokument ibland tekniska frågor (TQ).

vanligtvis ställs RFI-frågor och löses under ett projekts anbudsförfarande och / eller under projektets gång.,

vad du bör och bör inte inkludera i RFI

RFI kan grovt klassificeras i flera olika kategorier. Dessa klassificeringar kan vara värdefulla för projektgruppen om breda kategorier används i dokument. På så sätt kommer de att förbättra kommunikationen, fokusera processen på det avsedda och önskade resultatet och styra projektgruppen.

dessa kategorier är:

• Design förtydliganden (konflikter, ofullständiga planer, specifikationer).,
• begäran om en designändring (ofta på grund av fel i konstruktion, sekvenseringsproblem).
• förfrågningar om substitutioner (värdeteknik, materialtillgänglighet, användarvänlighet).
• konstruktionsproblem
• olika webbplatsförhållanden

den här listan är inte uttömmande, och det är viktigare att förstå vad en RFI inte är. Många artiklar är lämpliga och nödvändiga, men överförs eller kommuniceras bättre via andra metoder.,

en RFI är inte avsedd att användas för rutinmässig kommunikation, en inlämning, en säkerhetsplan eller ett schema, transmittal eller en dokumentationsmetod. Rfi ska aldrig ersätta verbal kommunikation eller användas för kommentarer eller positionering.

på konstruktionssidan bör RFI inte användas för att öka utfärdandet av konstruktionsdokument som borde ha varit en del av utmärkelsen (design/build eller fast-track design excepted). Beroende på kontraktet kan eller får RFI inte användas för substitutioner.

om ditt kontrakt har en separat process, se till att pappersarbete och process används., Om inte, använd RFI-processen och identifiera RFI som en ” Begäran om Ersättning. Använd inte RFI för godkännande av medel och metoder eller kontraktsproblem. det är inte heller ett uttag att ställa olämpliga frågor relaterade till produktinstallation som vanligtvis anges av en tillverkare. Betrakta inte en RFI som ett direktiv om byggändring eller en begäran om ändringsorder.

När det gäller avtalskrav, se till att projektets allmänna villkorskrav är välkända av byggteamet och följ dem., Federala och statliga kontrakt är särskilt kända för kontrakt fasta processer som varierar kraftigt från ägare till ägare.

komponenterna i en RFI

det finns två huvudkomponenter i RFI: administrativa och professionella.

kontrakt kräver ofta en anmälan när fel, konflikter eller utelämnanden upptäcks, och en RFI är det verktyg som används i stor utsträckning inom byggbranschen. RFI dokumenterar inte bara en process, utan det är också en avtalsförpliktelse och grundläggande process för framgångsrikt genomförande av projekt.,

många byggnadsarbetares inställning till verktyget har dock blivit negativ eftersom RFI ofta används som en metod för att öka vinsten genom fordringar. De kan också användas för att skapa en pappersspår för att hävda kumulativa påverkansförseningar, försumlig design eller andra liknande åtgärder. Detta missbruk av en nödvändig och kontraktsmässig process skapar större problem i branschen.

en RFI bör inte uppfattas som ett högriskdokument., Det är obligatoriskt för ett byggföretag som önskar upprepa arbete, goda relationer och ett professionellt rykte för att hantera processen genom en djup förståelse för bästa praxis. På lång sikt kommer konsekvenserna för fortsatt missbruk av RFI att skapa fler problem än det kommer att lösa.

Vad är skillnaden mellan en RFI, RFP, och RFQ?

”RFX” är en term som används för att hänvisa till en begäran om ”något” från ett förslag, information, en offert eller något annat. Det är ofta lättare att referera till en RFX än ” en RFP, RFI eller RFQ.,”

de tre gemensamma dokumenten är RFI (begäran om Information), RFP (begäran om förslag) och RFQ (begäran om offert). RFI utfärdas ofta i början av processen. En RFI är liknande på vissa sätt till en RFP, men är oftast mindre rigorös och innehåller färre frågor.

RFP (begäran om förslag) är det första steget i en upphandlingsprocess. En organisation som vill utfärda en RFP bedömer sina behov och utvecklar en lista över kriterier, som sedan omvandlas till frågor., Frågorna sammanställs sedan i ett frågeformulär som skickas till en grupp leverantörer som tillhandahåller de produkter/tjänster som överensstämmer med köparens behov. Leverantörerna, som ibland kallas leverantörer, svarar på frågeformuläret och returnerar det till köparen varpå leverantörernas svar görs. Toppbetyg leverantörer är då vanligtvis inbjudna till förhandlingar eller att skicka in specifika bud i en RFQ.,

RFQ (begäran om offert) är en uppmaning till leverantörer som är mycket specifika i naturen och innehåller alla relevanta detaljer om de produkter/tjänster som upphandlas. En RFQ utfärdas ofta efter en RFP, men kan också utfärdas på egen hand för varor och tjänster som är särskilt standardiserade.

största utmaningarna i RFI-processen

ett av de största problemen med RFI är den extra kostnadsbörda de kan lägga på ett byggjobb., Det kanske inte verkar så mycket från början, men de förseningar och driftstopp som uppstår till följd av en RFI kan lägga upp över tiden. Som American Council of Engineering företag avgränsar i sin kontur av RFI, dessa förfrågningar omfattar mer än fem steg, var och en med sina egna underkategorier, åtgärder och svar. Dessutom kan RFI gemensamt involvera ett brett spektrum av gruppmedlemmar, som alla kan hålla upp processen och skapa ännu fler förseningar.,

för att granska och svara på varje enskild RFI kostar det ett byggföretag i genomsnitt $ 1,080, medan den kollektiva kostnaden för projektet kunde ställa in ett företag tillbaka $ 859,680.

i ett försök att tjäna pengar på kostnaderna RFI skapar för byggföretag, Navigent Construction Forum av Navigant Consulting, Inc. granskade RFI data från 1,362 projekt över hela världen för totalt 1,083,807 RFI. Projekten varierade i värde mellan $ 5 miljoner och $ 5 miljarder, och var och en hade i genomsnitt 796 RFI.,

forskningen visade att RFI kan skapa betydande eftersläpningar, eftersom ägare och projektledare är skyldiga att granska och svara på varje enskild RFI från entreprenörer och underleverantörer, notera kostnaden för var och en och användningen av processen för att göra anspråk mot ägare. Efter provtagning 1,382-projekt upptäckte Navigent att för att granska och svara på varje enskild RFI kostade det ett byggföretag i genomsnitt $1,080, medan den kollektiva kostnaden för projektet kunde ställa in ett företag tillbaka $859,680.,

dessutom, oavsett om det på grund av förfrågningar som inte beaktats av designteamet, besvarades frågor redan i det ursprungliga kontraktet, eller eftersom de är inriktade på medel och metoder, listades mer än en av tio av RFI: erna som ”omotiverade.”Sammantaget var dessa omotiverade RFI i genomsnitt cirka $ 113,400 per projekt.

kanske är den mest oroande data som upptäckts i Navigentforskningen att nästan en av var fjärde RFI inte får några svar., Utan att någon svarar och löser problemen i samband med en RFI kan det leda till skummigt hantverk, felaktig konstruktion och till och med en potentiellt osäker struktur. Med kunder blir mer rättvisans varje år, det är mycket viktigt att byggföretag bygga dessa strukturer med hjälp av hela omfattningen och krav som anges av ingenjörer och arkitekter, annars finns det en mycket verklig chans byggföretaget kan i slutändan möta en rättegång över en dåligt konstruerade byggnad.,

hur man kan förbättra RFI-processen

en av de främsta orsakerna till RFI är bristen på kommunikation mellan arkitekter, ingenjörer och entreprenörer och andra viktiga intressenter. Eftersom var och en av dessa grupper blir mer teknisk och isolerad, sker mindre överlappning och interaktion mellan dem. Denna siloed natur innebär att byggaren i slutet av processen måste begära information från någon längre upp i designkedjan, vilket i slutändan leder till förlust av tid och arbetstid.,

entreprenörer som implementerar byggprojekthanteringsprogram kan effektivt eliminera dessa förseningar genom att göra RFI tillgängliga för alla relevanta parter omedelbart. Med sitt intuitiva användargränssnitt kan vem som helst i teamet-från verkställande till arkitekten till underleverantörerna på fältet-enkelt knäppa ett foto av det problematiska området och ladda upp det till plattformens förråd för alla andra att visa. Även de personer som inte har plattformen kommer att få ett meddelande som varnar dem för problemet.,

projektledare kan sedan granska RFI i realtid och meddela de nödvändiga personerna alla med några klick och swipes från sina mobila enheter. Genom att se till att alla har realtidsåtkomst till RFI tillsammans med bilder av förfrågan eller problematiska områden, minskar byggföretagen tid och arbetskraft i samband med denna nödvändiga del av byggprocessen, vilket i slutändan sparar tid och pengar.,

låt Innovation arbeta för dig

i en tidigare studie visade dataanalys att i ett genomsnittligt projekt på ett år eller mindre kan du tjäna upp till i genomsnitt 270 RFI och om ett projekt varar i fem eller flera år kan det numret öka till uppemot 1400. Utnyttja viktiga mjukvarulösningar kommer att avsevärt förbättra ditt dagliga arbete genom att påskynda processer.

När frågor uppstår i fältet måste du veta hur du går vidare, särskilt när den förändringen kan påverka andra affärer som kommer in och slutför ett jobb., Med hjälp av en mobil, ritning-centrerad, samarbetsprogram för projektledning som Procore kan inte bara hjälpa dig att skicka in RFI, men också spåra dem i realtid, påskynda svarsfrekvenser och flagga eller lista RFI i ordning av betydelse.

användning av viktiga mjukvarulösningar kommer att avsevärt förbättra ditt dagliga arbete genom att påskynda processer.,

med rätt programvarulösning kan RFI skickas till alla som behöver svara (oavsett var de är) i fältet och du kan bifoga bilder, ritningar eller scheman som är mer detaljerade, specifika för din förfrågan. Allt som hjälper mottagaren att få en bättre förståelse för RFI och kan påskynda beslutet eller svarsprocessen., När du får ett svar, kommer rätt mjukvarulösning arkivera all verksamhet som är inblandade runt det, och om det behövs, hjälpa dig att initiera en förändring ordning och hantera de intrikata processer som utvecklas därifrån. Använd teknik för att ta den meniala ur processen och tillåta dig mer tid att planera framåt för framtida problem.

förvänta dig svar i realistiska tidsramar

läs först kontraktet noggrant. Vet vad som kvalificerar som RFI och vad som inte enligt kontraktet du undertecknade. Många RFI kan ha besvarats inom de ursprungliga kontraktsdokumenten., Om du inte läser igenom pappersarbetet med en fin tandkam, kommer du att dra ut håret i onödan. Och din RFI kommer inte att besvaras. Ja, det tar tid i början att läsa igenom till synes oändliga pappersarbete skrivet i legalese, men det kommer att göra ditt jobb enklare i slutändan.

på ett typiskt projekt på ett år eller mindre kan du tjäna upp till i genomsnitt 270 RFI och om ett projekt varar i fem eller flera år kan det numret öka till uppemot 1400.,

om du får ett svar från en begäran som anger att mottagaren har en ”tilldelad” tid att svara på din begäran, ska du inte heller vara oskyddad. Många nuvarande kontrakt definierar nu tidsramar för svarsfrekvenser baserat på mottagaren. Till exempel ges ”ingenjör högst sju dagar för att svara på RFI.”Enligt Navigant Construction Forum™ finns det olika nivåer av komplexitet som bestämmer RFI-granskning och svarstid.,

baserat på feedback från intervjuade byggföretagspersonal uppskattar designpersonal att den genomsnittliga RFI skulle kräva cirka åtta timmar för att ta emot, logga, granska och svara. Medan många förfrågningar kan fältas och besvaras inom en timme, kan andra ta dagar till forskning och ge ett lämpligt svar. Enligt data från Navigeringsstudien kan genomsnittliga svarstider sträcka sig från 6,4 dagar till 10 dagar baserat på region, projektstorlek och varaktighet.

genomsnittliga svarstider kan variera från 6.,4 dagar till 10 dagar baserat på region, projektstorlek och varaktighet.

beroende på vilken disciplin som är inblandad i begäran skulle en färgfärgfråga vara lättare att svara än en ingenjörsfråga. Förstå dessa skillnader, det är viktigt att tänka framåt. Att skicka in en RFI när tillståndet är kritiskt kommer mer än sannolikt att leda till förseningar. Men, granska förutsebara problem och skicka RFI i förväg lämnar du gott andrum för att få ett svar i tid för jobbet i samband med frågan till hands för att slutföras., Om du inser att vissa kategorier kräver mer förtydligande, kan gruppering tillsammans problem bidra till att påskynda RFI svarstider för svåra aspekter av ett projekt.

slutligen, förstå vad som är ”mission critical” och vad som kan placeras på sparlåga kommer att gå långt för att hjälpa Svar få snabbspårad. Var specifik i dina önskemål och nivå dem enligt projektets brådskande. Markera din RFI som ”hög prioritet” kan bidra till att öka svarstider, men se till att inte gråta varg för många gånger. Om allt är brådskande, så är ingenting., Tryck igenom de svar du behöver som kan fördröja projektplaner, kan hota säkerheten för projektet eller dina anställda, eller kan kräva stora förändringar i projektbudgeten. Huruvida den vita färgfärgen ska vara ljus vit eller äggskal vit kan vänta tills de viktigare frågorna besvaras.

RFI bästa praxis

generellt sett kommer de flesta företag eller ägare att försöka ställa in sina RFI bästa praxis och förväntningar innan du börjar ett projekt., Dessa rfi: s bästa praxis bestäms ofta vara:

• utveckla ett RFI-förfarande.
• definierar vad som kommer att betraktas som en RFI och vad som inte kommer att betraktas som en.
• vilken dokumentation kommer att krävas tillsammans med en RFI för ett svar, förväntade svarstider och kommunicera alla ovanstående innan du påbörjar byggprojektet.

medan de kommer att hjälpa ram förväntningar, du vill ställa in några villkor innan engagera sig med ett företag också., Ur din synvinkel skulle det vara meningsfullt att kommunicera dina förväntade RFI-protokoll (om de skiljer sig från deras) och komma överens om metoden eller systemet för inlämning.

det är här tekniken kan vara din vän. Med hjälp av en mobil-aktiverad, samarbetsprogramvarulösning kan hjälpa till att effektivisera kommunikationen och hålla alla informerade i realtid (samtidigt som du dokumenterar alla aktiviteter relaterade till din RFI – i princip täcker din bakom). Om byggprojektägaren, företaget eller chefen använder en mjukvarulösning som denna – var noga med att be om en snabb lektion i hur man använder systemet ordentligt., Om du är den som introducerar systemet, se till att ägaren, företaget eller projektledaren förstår behovet av samarbete i realtid för att hålla projektet i tid och inom budgeten. Ofta beskrivs projektledningssystemet eller lösningen du förväntas använda i dina kontrakt – så igen-läs dessa kontrakt noggrant.

gör” begäran ” okomplicerad

det är förvånande hur ofta denna mest grundläggande komponent saknas från RFI; förbryllande mottagaren, muddying vattnet och skapa onödigt drag i processen., Gör ”förfrågan” så uppenbar och oadornad och specifik som möjligt. Varje fråga bör vara singulär och tydlig—och ansvarig.

följ varje fråga med ett frågetecken, som ett sätt att separera frågor och fokusera på den exakta karaktären av begäran. Att bli fancy med frågorna eller försöka blanda flera problem på en gång i RFI flyttar inte bollen downfield. Håll det enkelt. En RFI är en fråga. Fråga det så tydligt som möjligt.

Context Matters

låt oss säga det igen: Context., Det är väldigt lätt att oavsiktligt komponera en förfrågan som drar så mycket från din egen erfarenhet av problemet, det trotsar lätt penetration av mottagaren. Det är en tidsätare. Konstruera frågan på ett sådant sätt att absolut någon på eller av projektet kan förstå det. Titta noga på din förfrågan. Antar det ens mildt några förkunskaper från mottagarens sida?

ett problem förekommer inte isolerat i ett projekt, och inte heller dess motsvarande RFI.,

en korrekt kontextuell RFI bör innehålla den exakta karaktären av missförståndet, vem på projektet påverkas, vilken del av projektprocessen påverkas, var på byggnaden saknas informationen och en tidsfrist med vilken ett svar behövs. Ett problem förekommer inte isolerat på ett projekt, och inte heller dess motsvarande RFI. Wrap frågan lätt i den typ av augmenting detalj som ger fullständig klarhet till RFI.

betydelsen av grafik i en RFI

en bild är värd 1000 ord., Denna truism passar perfekt för RFI. Att fästa foton, ritningar, video eller till och med ett hastigt skisserat diagram kommer att gå långt mot att eliminera förvirring om den exakta karaktären av den information som begärs. Visuella har ett sätt att skära rakt till jakten, och i kombination med dina fokuserade frågor kommer att försäkra RFI behandlas snabbt och korrekt.,

föreslå en lösning

föreslå en lösning inte bara ramar och belyser den centrala frågan om RFI, det formatet kommer också att fungera för att sporra mottagaren till en omedelbar ”lösning läge;” vrida en ”jag ska ta en titt på detta senare” objekt i en åtgärd objekt.

om du är i stånd att begära en RFI, har du sannolikt den professionella expertis och situationsmedvetenhet att inkludera med din mycket specifika fråga ett par möjliga svar på din egen. Vad är meningen med att lämna in ett förslag till svar tillsammans med din egen fråga?, Denna praxis tjänar till att få frågan till ännu skarpare lättnad genom att kontrastera RFI mot en retoriskt föreslagen lösning. Det är som att mörka bakgrunden på ett foto för att hjälpsamt överdriva ämnets konturer. Du har inte svaren, klart, eller du skulle inte producera en RFI.

betydelsen av RFI-Processgenomförande

Ja, vi sa det. Processen att använda RFI för att indikera ett företags eller ägares brist på noggrannhet eller ansvar för ytterligare tid och kostnader kan inte komma långt i domstol., Byggföretag har försökt att använda ren volym av RFI som ett sätt att visa felaktiga planer. Men i Caddell Construction Co., Inc. v. USA, domstolen fann mot Caddell Construction Co., Inc anger att ”…ett stort antal RFI är inte en indikation på att planerna var defekta…” och ” … för att RFI ska vara bevis på att planerna var defekta, måste de kumulativt visa en allvarlig brist i planerna.”

ett annat rättsfall, Dugan& Meyers Construction Co., Inc. v., Ohio Department of Administrative Services, resulterade i Dugan & Meyers förlorar i överklaganden eftersom Ohio domstolar har avvisat kumulativa Impact argument (effekterna av en rad förändringar på produktivitet, schema och kostnad). Även om detta domstolsmål är statligt specifikt, är det fortfarande viktigt att förstå nuvarande tänkande bakom kumulativ effekt och RFI.

i framtiden kommer bördan att visa fördröjning och påverkan utöver den mängd RFI som lämnats vila på entreprenörens axlar.,

i framtiden kommer bördan att visa fördröjning och påverkan utöver den mängd RFI som lämnats vila på entreprenörens axlar. Och med monterings domstol mål överklaganden till förmån för de tilltalade, RFI processer måste vara mer grundlig tillsammans med detaljerad dokumentation och bevis på sann inverkan om entreprenören vill att rättssäkerheten över skador.

Kom ihåg att RFI inte är inskickade, ändra order eller kontrakt., Medan de är viktiga, och du behöver svar snabbt, kan du skydda dig själv och ditt förnuft genom att planera framåt och införa rimliga svarsfrekvenser, engagera sig i bästa praxis och genomföra innovativa mjukvarulösningar. Dessa motsvarar alla mindre tid att vänta och mer tid att arbeta.

Ta inte bara vårt ord för det, kolla in Procores RFI-verktyg för dig själv.