företagets Kreditkortspolicy

företagets kreditkortspolicy Översikt och provmall.

25 januari 2021

mänskliga resurser

verktyg och prover

policyer

företagets kreditkort Policy Mall:

introduktion.,

företag använder företagets kreditkort för att hantera små till medelstora kostnader i samband med underhåll och utveckling av företaget. På grund av de finansiella konsekvenserna och riskerna i samband med företagets kreditkort, skapade denna policy för att tydligt definiera protokoll, begränsningar och användningsvillkor.

syfte.,

syftet med detta företags kreditkortspolicy är att (a) beskriva behörighets-och auktoriseringsförfarandena, (b) ange villkoren för företagets kreditkort, (c) definiera begränsningar och undantag och (d) förklara kortets överträdelser och disciplinära åtgärder.

omfattning.

denna policy gäller för alla anställda som har behörighet att använda företagets kreditkort.

tillstånd.

kreditkortet är endast tillgängligt för auktoriserad personal, nämligen Verkställande direktör, ekonomichef och kontorschef., Både verkställande direktören och Ekonomichefen förbehåller sig rätten att släppa företagets kreditkort till alla anställda, beroende på omständigheterna, nödvändig dokumentation och företagsrelaterade kostnader.

anställd kreditkort ansökan.

varje anställd måste fylla i en anställd kreditkort ansökan innan du behöver tillgång till kreditkortets medel. I ansökan måste en anställd ange sitt resonemang för att kräva kortet och underteckna att han/hon förstår riskerna med att ta ansvar för kortet., Ekonomiavdelningen ansvarar för att utfärda ansökningsblanketten för anställdas kreditkort, men endast Ekonomichefen och / eller verkställande direktören har befogenhet att godkänna ansökan.

anställdas kreditkort avtal.

När en anställds kreditkortsansökan har godkänts av finanschefen och/eller verkställande direktören måste han/hon underteckna och följa ett avtal om anställdas kreditkort. I detta avtal kommer arbetstagaren att underteckna att han / hon erkänner att företagets kreditkort tillhör och ledningen har rätt att undersöka avgifter, med eller utan orsak., Kreditkortavtalet utfärdas och lämnas in av ekonomiavdelningen och personalavdelningen (HR).

användningsvillkor.

• förbehåller sig rätten att släppa och ta ut företagets kreditkort när som helst, med eller utan orsak.
• kreditkortet ska endast användas för företagsrelaterade utgifter och för ändamål som rör arbetstagarens arbetsåtaganden.
• företagets kreditkort kan inte användas för att ta emot förskott, bankcheckar, resecheckar och / eller elektroniska kontantöverföringar.,
• en anställd som innehar företagets kreditkort måste ta fullt ansvar för alla inköp som görs på kortet.
• en anställd som innehar företagets kreditkort är förbjuden att ge kortet till obehöriga personer och/eller anställda, inklusive medarbetare.
• anställda som är skyldiga att delta i affärsresor får använda företagets kreditkort för boende, transport och / eller måltider, så länge varje köp följer företagets resepolicy.
• kreditkortet kan inte användas för personliga utgifter.,
• finanschef och / eller verkställande direktör förbehåller sig rätten att visa månatliga kreditkortsutdrag, med eller utan orsak.
• varje transaktion som görs med företagets kreditkort måste rapporteras till finansavdelningen inom Efter köpet.
• brott mot denna policy kan leda till disciplinära åtgärder, fram till och med uppsägning.

begränsningar.

kreditkortets begränsningar baseras på varje anställds senioritetsnivå i företaget.,

• Verkställande direktör:
• Finance Manager:
• Office Manager:
• Mid/Low-level anställd:

undantag.

erkänner att varje fall är annorlunda och en anställd kan kräva ytterligare avgifter, beroende på hans/hennes avdelning, användningsfrekvens och fallspecifika omständigheter. Därför har anställda rätt att ansöka om ett undantag men måste förklara resonemanget för det extra köpet. Varje köp som överstiger gränsen måste först godkännas av Finansförvaltaren och / eller verkställande direktören.

omtvistade transaktioner.,

om en anställd bestrider en avgift som gjorts på företagets kreditkort medan han/hon är i hans / hennes ägo måste frågan omedelbart uppmärksammas. Alla omtvistade transaktioner måste lösas av leverantören, ekonomiavdelningen och banken. Det är kortinnehavarens ansvar att få och lämna in alla bevis på betalningsdokumentation hos finansavdelningen.

disciplinära åtgärder.

om en anställd bryter mot villkoren i denna policy kommer han/hon att bli föremål för disciplinära åtgärder, fram till och med uppsägning., Överträdelser av denna policy inkluderar:

• använda företagets kreditkort för personliga, olagliga och/eller obehöriga utgifter.
• underlåtenhet att slutföra en anställd kreditkort ansökan och / eller en anställd kreditkort avtal innan du använder kortet.
• ge företaget kreditkort till obehörig personal utan att meddela ledningen.
• underlåtenhet att rapportera kostnader i tid.

beroende på svårighetsgraden och frekvensen av varje anställds policyöverträdelse kan han/hon möta en skriftlig varning, eventuell avstängning och / eller uppsägning., Varje överträdelse måste undersökas noggrant av avdelningen för ekonomi och mänskliga resurser (HR).

Vanliga frågor:

vad ingår i företagets kreditkortspolicy?

• introduktion.
• syfte uttalande.
• omfattning.
• Auktoriseringsprocesser.
• användningsvillkor.
• begränsningar.
• undantag.
• omtvistade transaktioner.
• disciplinär process.

vad är en kreditkortspolicy?

ett officiellt dokument som anger villkoren för att använda ett företagsutgivet kreditkort.,

hur hanterar företag kreditkort?

• skapa och implementera en företagskreditkortspolicy.
• placera begränsningar och protokoll på plats som styr auktoriserad och obehörig användning av ett företags kreditkort.
• slutföra formella avtal och program för att skapa en papperskedja.
• inrätta disciplinära processer för policyöverträdelser.