utbilda dig själv om de gemensamma småföretagens kostnadskategorier kommer att göra det mycket lättare att avgöra vad som är och är inte avdragsgill vid skatt tid.
några av de vanligaste kostnadskategorierna inkluderar verktyg, resor, löner och andra löner och hyra kostnader, men det finns många fler som du bör vara medveten om.,
i den här artikeln kommer vi att förklara vilken typ av kostnader som är avdragsgilla samt ge dig en lista över de vanligaste verksamhetskategorierna.
översikt: vad räknas som en avdragsgill affärskostnad?
IRS har definierat affärskostnader som ”kostnaden för att bedriva en handel eller ett företag”, fortsätter att säga att dessa kostnader är vanligtvis avdragsgilla om verksamheten fungerar för att göra en vinst.
men vad räknas som en affärskostnad? Mycket mer än du kanske inser., Faktum är att alla kostnader som anses vara vanliga och nödvändiga för ditt företag är sannolikt en avdragsgill kostnad.
så, för varje dollar som du spenderar på vanliga och nödvändiga affärskostnader, som vi förklarar nästa, kommer du att kunna ta ett skatteavdrag i samma belopp, vilket minskar din skattebörda avsevärt.
ett varningens ord: du måste ta hänsyn till din bokföringsmetod när det är dags att dra av kostnader.
till exempel, i december 2019, får du en proposition från Atlas takläggning för reparationer som slutförts tidigare i månaden., Räkningen är för $ 1,750, och kommer att betalas i januari 2020.
om du använder kontantmetoden för redovisning kan du inte dra av den kostnaden för 2019, men den kan dras av 2020 när du betalar räkningen.
om du använder periodiseringsmetoden för redovisning kan du känna igen kostnaden i den månad som den utfördes, December, så att du kan dra av $ 1.750-kostnaden för 2019, även om den kommer att betalas 2020.
vilka är verksamhetens kostnadskategorier?,
nedan hittar du en lista över några av de vanligaste småföretagens kostnadskategorier som kan dras av från din skattepliktiga inkomst.
om du vill ha mer information om affärsavdrag och exakt vad som är tillåtet, var noga med att besöka översikten över avdrag för affärskostnader på IRS-webbplatsen.
du vill också kolla in IRS publikation 535; affärskostnader, för en mer fullständig förklaring av affärskostnader och exakt vad du kan dra av.
- reklam: detta inkluderar kostnaden för att placera annonser eller köra reklamfilmer för ditt företag.,
- fortbildning: funderar på att gå tillbaka till skolan för att lära sig det senaste inom ditt område? Det är avdragsgillt.
- kredit-och insamlingsavgifter: om du behöver använda externa organ för att samla in förfallna saldon kan du dra av det.
- avgifter och prenumerationer: prenumerationskostnader för publikationer relaterade till din verksamhet är avdragsgilla, liksom medlemsavgifter för professionella organisationer.
- Employee benefit program: kostnaden för anställd sjukförsäkring eller pensionsförmåner som en 401(k) match är helt avdragsgill.,
- försäkring: allmänt ansvar, arbetstagarens ersättning, produktansvar och invaliditetsförsäkringspremier är avdragsgilla.
- Underhåll och reparationer: oavsett om det är för rutinunderhåll som VVS Service, eller ersätta spruckna kakel i receptionen, underhåll och reparationer är avdragsgilla.
- kontorskostnader och förbrukningsmaterial: detta inkluderar saker som pennor, filmappar, toner för din kopiator och bläckpatroner för din skrivare.
- Porto och frakt: kostnaden för leveransorder eller helt enkelt skicka ett brev är en avdragsgill kostnad.,
- utskrift: oavsett om det är ett dokument på en sida eller ett häfte för dina kunder, är kostnaden för utskrift avdragsgill.
- hyra: om du hyr kontor eller butiksyta är hyran avdragsgill.
- löner och annan ersättning: anställdas löner samt eventuella löner som betalas till kontraktsanställda är helt avdragsgilla.
- telefon: oavsett om det är en toppmodern telefonsystem eller mobiltelefoner för ditt fält reps, kostnaden för dina telefoner är helt avdragsgill.,
- Resa: alla affärsrelaterade resor är avdragsgilla, oavsett om det är lokalt, nationellt eller internationellt, så länge det anses nödvändigt för ditt företag.
- verktyg: kostnaden för din gas, el och vatten är en helt avdragsgill kostnad.
så här kategoriserar du kostnader för ditt lilla företag
det är verkligen ganska enkelt att kategorisera dina affärskostnader, men många småföretagare lägger av denna process tills det är absolut nödvändigt och skapar mer arbete i processen.,
Kom ihåg att om du letar efter investerare, extern finansiering eller behöver skapa finansiella prognoser måste du ha en korrekt uppskattning av dina vanliga affärskostnader, kategoriserade korrekt. Här är några sätt att göra processen lite enklare.
Tips #1: Ställ in dina utgiftskonton för att återspegla ditt företag
om du tillhandahåller mobiltelefoner för fältreps och utomstående säljare, se till att du inkluderar en separat kostnad för telefoner.,
för mindre företag, eller de som bara använder en kontors fast telefon, kan din månatliga faktura kostnadsförs till ditt verktyg konto. Vissa mindre företag kombinerar tryck-och portokostnader, men om ditt företag rutinmässigt skickar varor till kunder, bör du ha ett separat konto för dina Porto-och leveranskostnader.
Tips #2: kodleverantörsfakturor med rätt kostnadskonto
När du konfigurerar dina leverantörer anger du om möjligt en standardkostnadskod eller kategori., Detta länkar leverantören till rätt kostnad automatiskt, vilket eliminerar behovet av att manuellt koda leverantörsfakturor.
QuickBooks Online kan du ange en kostnadskategori när du konfigurerar leverantörsuppgifter. Källa: QuickBooks Online programvara.
om detta inte är möjligt, se till att undersöka och koda räkningen ordentligt för leverantörsskulden, se till att varje faktura anges kodas till rätt konto. Konsistens är också viktigt, så du vill se till att du kodar och registrerar fakturor konsekvent från månad till månad.,
Tips # 3: sluta använda kalkylblad och börja använda bokföringsprogram
medan bokföringsprogram inte kommer att vara till stor hjälp om räkningar inte läggs ut på rätt kostnadskonto, kan det gå långt för att hjälpa dig att kategorisera och spåra dina utgifter under hela året.
en annan bonus: i stället för att spendera din tid att lägga upp dina utgifter, kommer du att kunna skapa en rapport på några minuter som kommer att visa alla dina affärskostnader för året, förenkla avdragsprocessen samt.,
den bästa redovisningsprogramvaran för att kategorisera affärskostnader
om du har många utgifter att spåra är det bäst att använda redovisningsprogram för att spåra dem ordentligt.
Även om det är säkert möjligt att spåra kostnader med hjälp av en lista över företagskostnader, eller genom att ange kostnader på ett kalkylblad, komma skatt tid, du kommer att uppskatta möjligheten att extrahera dessa kostnader lätt. Plus att du har säkerheten för att ha tillräcklig säkerhetskopiering och en solid verifieringskedja på plats, bör du någonsin bli granskad.,
Här är några av de bästa redovisningsprogramvaran för att spåra dina affärskostnader.
Zoho Böcker
Zoho Böcker erbjuder utmärkt bokföring och redovisning förmåga för små företag, inklusive en solid kostnad management funktion.
Zoho Books erbjuder många sätt att spela in dina affärskostnader. Källa: Zoho Böcker programvara.
en praktisk funktion i Zoho Böcker är möjligheten att spela in en kostnad, spela in körsträcka eller spela in bulk kostnader. Zoho Books erbjuder också en utmärkt primer på hur man spårar affärskostnader.,
AccountEdge Pro
AccountEdge Pro är utformad för att göra livet enklare för småföretagare. En av dess bästa funktioner är möjligheten att tilldela ett lämpligt utgiftskonto till varje leverantör, så när du anger en faktura för den säljaren, rätt konton debiteras och krediteras automatiskt.
AccountEdge Pro låter dig se de konton som påverkas av en inköpstransaktion.
Källa: AccountEdge Pro software.,
även om det finns fall där en leverantör kan ha flera företagskostnader konton, till exempel ett företag som kan erbjuda både utskrift och sjöfartstjänster, i många fall, leverantörer kommer endast att representera en enda företag kostnadstyp. Genom att ställa in detta under leverantörsinställningsprocessen kan du eliminera behovet av att fördela kostnaden när den är inmatad.,
FreshBooks
FreshBooks erbjuder flera sätt att spåra och hantera dina utgifter, inklusive standardkostnadsinmatning, möjligheten att ladda upp kvitton från din mobiltelefon eller möjligheten att skanna ett kvitto direkt i FreshBooks.
funktionen utgifter i FreshBooks kategoriserar dina kvitton Automatiskt. Källa: Freshbooks programvara.
med automatiserad kvitto kategorisering gör FreshBooks det enkelt att spåra och senare dra av alla tillåtna kostnader och är också ett bra alternativ för dem som förbereder kostnadsrapporter.,
inte allt är avdragsgillt
tillsammans med denna långa lista över tillåtna avdrag finns det några utgifter som aldrig är avdragsgilla för företagare, inklusive lobbying, politiska bidrag, medlemskap i sociala organisationer och naturligtvis alla olagliga aktiviteter som kickbacks eller mutor.
den goda nyheten är att de allra flesta av dina affärskostnader är avdragsgilla., Bara vara säker på att du spårar dem ordentligt för att dra nytta av dem, och om du har några frågor om vad som är och är inte avdragsgill, det är alltid bäst att hänvisa dem till din revisor eller CPA.