Vad är Förslagsmetoden?
förslag är skrivna av olika skäl och de kan följa ett brett utbud av format. I slutändan är målet med ett förslag att kasta en idé till person eller organisation och att övertyga dem om att din idé är värt att driva. Beroende på komplexiteten och formaliteten i ditt förslags räckvidd kan du behöva mer eller mindre djup., Alla förslag har en ganska enkel, grundläggande struktur, men som följer sex generiska delar:
- ämne: ange ditt ämne och ditt syfte att skriva förslaget.
- Paradigm: beskriv det aktuella tillståndet eller förståelsen som din publik känner till det.
- Gap: identifiera klyftan i kunskap om praxis som det nuvarande paradigmet ser det. Visa vad som saknas (detta är i huvudsak ett problem uttalande).
- prognos: prognostisera förslagets organisation så att läsaren vet exakt vad som väntar. Följ sedan denna ordning i hela förslaget.,
- forskning: ge detaljerad förklaring av den forskning du kommer att genomföra för att lära dig mer om problemet / klyftan och lösningen.
- Proposition: föreslå något nytt, baserat på din forskning, som fyller gapet eller löser problemet.
med dessa sex grundläggande komponenter i åtanke, de flesta förslag, särskilt de som kräver en hel del formalitet, forskning, planering och presentation, kräver mycket mer djup och organisationsstrukturen kan innehålla upp till 14 eller flera olika sektioner / komponenter., Om du letar efter hur du skriver ett fullständigt, djupgående förslag, inkludera följande fjorton avsnitt och följ den ordning som anges nedan:
- Transmittal Letter
- Cover/Title Page
- sammanfattning
- Innehållsförteckning
- lista över siffror
- introduktion
- projekt/leveransbar beskrivning
- metoder
- tidslinje
- tidslinje
- kostnads-/nyttoanalys
- kvalifikationer
- slutsats
- bilagor
budget
vad ska jag veta om förslag?,
var och en av ovanstående förslagsavsnitt beskrivs nedan. Men först bör du veta några saker om hur man skriver ett förslag:
förslag är att lösa problem
det mest grundläggande du behöver veta om hur man skriver ett förslag är att du föreslår en lösning på ett problem. Det innebär att du bör vara medveten om vad problemet är, hur allvarligt det är, vem det påverkar, hur (om alls) problemet har åtgärdats tidigare och hur du förväntar dig att kunna lösa det på ett sätt som inte har gjorts tidigare.,
Audience Matters
trots vad du kan ha lärt dig i din tekniska eller affärsskrivningsklass finns det ingen exakt formel för att skriva ett förslag. I slutändan kommer en riktig person att läsa (eller inte läsa om du inte är försiktig) ditt förslag och det är viktigt att du tillgodoser deras förväntningar. När du skriver ett förslag till bidrag är det absolut nödvändigt att du följer de riktlinjer som organisationen ger. Om du inte gör det, kommer din nästan säkert att kastas. Om du skriver ett förslag till ditt företag, titta och se vilka förslag som har skrivits tidigare., Följ vad som förväntas.
förslag är övertygande dokument
kanske verkar det uppenbart, men när du skriver ett förslag försöker du övertala människor att låta dig gå vidare med din bra idé. För att få andra ombord måste du vara imponerande och otvivelaktigt övertygande. Så se till att du rama in varje del av förslaget på ett sådant sätt att ditt projekt låter viktigt, värdefullt, värdefullt, tydligt, effektivt, säkert, genomförbart eller något annat som kan vara övertygande för dem som granskar det., Se också till att du undviker uttalanden som gör att du låter osäker på dig själv eller för säker på dig själv. Det är en fin linje mellan klingande inkompetent (när du säger fraser som ”jag tror” eller ”jag tror” eller ”jag gissar att…”) och klingande arrogant (när du säger fraser som ”jag är säker på att du håller med” eller ”Jag är det bästa alternativet du har).
förslag läses vanligtvis inte av bara en person
När du skriver ett förslag bör du vara medveten om att flera personer ofta kommer att utvärdera genomförbarheten av vad du föreslår. Och varje person har en annan andel i sitt godkännande., En revisor kan vara ansvarig för att läsa din budget avsnitt, men kanske inte titta på något annat. En läsningskommitté får endast titta på sammanfattningen för snabb validering. Eller en specialiserad grupp kan bara vara intresserad av dina metoder. Det är viktigt att du känner igen i förväg som sannolikt kommer att bry sig om varje del av förslaget mest.
detaljerna är viktigast
En av de största fallgroparna i att skriva ett förslag är inte tillräckligt specifikt. Förväxla inte längden på förslaget med detaljerna. Några mycket långa förslag är helt enkelt långdragna., Se till att varje detalj du inkluderar gör projektet din föreslår tydligare. Om en detalj inte är värdefull för intressenterna, lämna det ut. Och undvik berättande (eller vad som ofta kallas ”metadiscourse”) i ditt skrivande. Med andra ord, undvik att interjektera dig själv och dina önskningar, tankar och processer för att välja projektet och bestämma dig för att skriva om det. Håll dig till varför projektet är viktigt och hur du ska slutföra det.
Transmittal Letter
Transmittal letters är en artighet och en formalitet., De är skrivna i professionell affärsbrev format och de riktar sig till den person eller översyn kommitté som du skickar förslaget till. Ditt brev bör innehålla en kort introduktion som introducerar dig själv och syftet med förslaget. Brevet kommer vanligtvis att innehålla en mycket kort (en eller två stycken) beskrivning av det projekt du föreslår. Sändningsbrevet bör också innehålla någon form av avslutande uttalande, vanligtvis ger dig kontaktinformation och ett uttalande om att kunna svara på ytterligare frågor om förslaget eller projektet.,
omslag eller titelsida
alla professionella förslag bör innehålla en försättsblad. Dessa är viktigare än bara för dekoration. Omslagssidor innehåller förslagets titel, upphovsman(er), inlämningsdatum, den person eller kommitté som lämnas in till, och alla andra relevanta eller begärda uppgifter. Om du skickar till ditt företag eller till en bidrags-eller finansieringsorganisation, se till att du följer deras riktlinjer för vad som ska ingå på omslagssidan. De flesta organisationer har en preferens för omslaget eftersom de använder ett arkiveringssystem för att hålla ordning.,
sammanfattning
verkställande sammanfattningar följer vanligtvis omedelbart omslagssidan (före innehållsförteckningen). Detta är sammanfattningar av hela förslaget. Verkställande sammanfattningar glöms ofta bort, men de tjänar ett viktigt syfte. Kom ihåg att det vanligtvis finns ett stort antal intressenter som är involverade i att läsa förslag. Vissa människor behöver bara en snabb blick av hela förslaget men har inte tid eller intresse av att läsa hela saken. Verkställande sammanfattningar ger en inblick i hela förslaget., Det är dock viktigt att alla delar av förslaget tas upp i sammanfattningen. Vanligtvis är verkställande sammanfattningar 1-2 sidor långa.
Innehållsförteckning
korrekt utformade förslag innehöll en innehållsförteckning. Även för enkla projekt blir förslagen minst 15-20 sidor. Det är viktigt att ditt förslag är organiserat och att läsarna snabbt kan hitta den information de letar efter. Om revisorerna bara behöver se den föreslagna budgeten, till exempel, borde de snabbt kunna hitta den sida den är på.,
lista över siffror (och lista över tabeller)
de flesta förslagen, särskilt långa, innehåller siffror och tabeller. Om någon behöver hänvisa tillbaka till ditt förslag och de är bara intresserade av ditt Gantt-diagram (som beskriver din tidslinje), behöver de veta var du ska hitta diagrammet. Tänk på listan med siffror sida som en förlängning av din innehållsförteckning som specifikt lokaliserar grafik, inklusive bilder, diagram, grafer, diagram och tabeller. Ofta, om du har flera siffror och flera tabeller, du vill ha en separat lista över tabeller sida från listan över siffror sida.,
introduktion
introduktioner är bäst om de hålls korta och till punkten. Om du behöver presentera dig själv, kan du, men gör det kort. Det primära syftet med introduktionen är dock att ange ditt projekt och dess syfte. Det här är din första chans att verkligen vara övertygande, så det är viktigt att du verkligen får det att låta som det projekt du föreslår är viktigt., Detta innebär att du måste
1) introducera ditt ämne
2) Ge ett problem uttalande
3) erbjuda en snabb lösning på problemet
en av de största fallgroparna i förslaget skriver misslyckas att tydligt ange att det finns ett faktiskt problem att börja med som är värt att lösa. Kom ihåg ovanifrån att förslag skrivs för att lösa problem., Så, till exempel, om du är chef för en gren av ett rikstäckande företag, och du vill föreslå dina överordnade att du behöver flytta din butik till en annan byggnad, måste du berätta för dem 1) att du föreslår att flytta byggnaden, 2) att byggnaden måste flyttas eftersom dess plats hindrar tillväxt (problem uttalande), och 3) att du har en plats i åtanke som kommer att förbättra tillväxtmöjligheter.
oavsett vad ditt förslag handlar om, måste du dock ha ett problem uttalande och lösning i inledningen., Om detta inte är klart och till den punkten blir dina chanser att någon läser resten av förslaget dim.
projekt eller leveransbar beskrivning
det här avsnittet kan ta många olika namn och det är ofta indelat i många mindre avsnitt. Men oavsett vad du heter det här avsnittet och hur du organiserar det, vet att ditt primära mål är att beskriva vad projektet är i sin helhet. Du måste förklara allt som du kommer att sluta producera eller göra. Allt. Men undvik att beskriva något som förklarar hur du kommer att göra det., Det är för nästa avsnitt, metoder. I avsnittet Projektbeskrivning kanske du först tänker i termer av en lista. Vad är exakt allt du kommer att producera eller hjälpa till att producera? Vad exakt kommer projektet (eller leveranserna) att se ut när det är klart?
det är mycket viktigt att du är tydlig, kortfattad och organiserad i det här avsnittet. Om du lämnar frågor om vad slutresultatet kommer att bli, är dina granskare mycket benägna att ge upp och Neka godkännande för förslaget.,
metoder
Efter att ha beskrivit detaljerna i ditt projekt, du nu hur chansen att skriva hur du kommer att slutföra ditt projekt. Ta dina avsnitt och beskrivningar från avsnittet projekt/resultat och beskriv i detalj hur du kommer att gå om att få information, behörigheter och andra verktyg för att slutföra projektet. Du kan till och med behöva beskriva insamlingsplaner om mer pengar behövs för att slutföra projektet.,
en av de största fallgroparna i avsnittet metoder anger nya komponenter till ditt projekt som inte beskrevs tidigare, beskrivningen av projekt/resultat. Undvik att ange ny information om projektet här. Snarare fokusera helt på hur du ska forska, planera, arbeta igenom och genomföra det projekt som beskrivits tidigare. Om du upptäcker att du inte förklarade något i föregående avsnitt av förslaget, gå tillbaka och inkludera det där. Förslag granskare hatar inget annat än att få nya överraskningar på vägen., Om nya delar av projektet fortsätter att dyka upp i förslaget börjar de undra om du har tänkt det hela vägen igenom och om du vet hur mycket som verkligen medverkar i projektet.
med detta i åtanke är det viktigt att du är mycket specifik om dina metoder. Beskriv i detalj din forskning, om du kommer att intervjua människor, vem du kommer att intervjua, hur du kommer att skapa eller designa något, vem du kommer att konsultera och så vidare.
tidslinje
tidslinjen är verkligen en förlängning av dina metoder., Men för tydlighet och organisationens skull får tidslinjen vanligtvis en egen del. Granskare kommer att behöva veta när du kommer att slutföra olika riktmärken i projektet och de kommer att behöva veta om du har planerat gott om tid mellan segment. För det mesta behöver de något att följa upp med dig på. En tidslinje är bra för dig också, eftersom det hjälper dig att hålla jämna steg och hålla ordning. Tänk kreativt om hur du bäst kan visa din tidslinje visuellt. Är ett Gantt-diagram lämpligast? Eller kanske ett bord? Eller en linjär tidslinje?, Vad du än väljer, se till att det är klart vad som kommer att hända när och vem som kommer att delta på olika punkter.
Budget
i viss utsträckning är det möjligt att en del av din budget kommer att dyka upp i avsnittet metoder, men bara till den punkt där du beskriver hur du ska samla in pengar. I det här avsnittet måste du beskriva alla möjliga kostnader du kan tänka dig. Du behöver inte beskriva hur du får pengarna (vanligtvis de organisationer du föreslår att erbjuda pengar baserat på godkännande av förslaget och den föreslagna budgeten) om inte ditt förslag handlar specifikt om att samla in pengar., Men du måste vara omtänksam av alla möjliga kostnader. Ingenting är värre än att få ett förslag godkänt sedan inse att det kommer att kosta dig mer än vad du godkändes att spendera.
kostnads – /nyttoanalys
kostnads-och nyttoanalyser är inte ett krav för många förslag, särskilt för projekt som inte kräver mycket pengar för att slutföra. Du kan dock hitta dig själv föreslå något som är kontroversiellt eller som annars kostar mycket pengar., Förutom att ange ett mycket övertygande problem uttalande i din introduktion, kan du behöva utveckla varför detta projekt är värt pengarna att spendera. För att vara övertygande, fokusera på alla intressenter; peka på hur många människor, organisationer eller andra enheter kommer att dra nytta av detta. Om det finns risker, ange dem, men rama in dem på ett sätt som tyder på att kostnaden sannolikt kommer att uppväga riskerna. Kom ihåg att förslag, mer än de flesta dokument, är övertygande dokument och det är viktigt att du rama in allt på ett sätt som gör ditt projekt låter mycket, mycket viktigt., Men, naturligtvis, överdriv inte det.
kvalifikationer
många gånger kommer du att skriva förslag till personer du inte känner. Men även om du känner till den eller de personer som ansvarar för att granska ditt förslag, är det viktigt att du låter kvalificerad. På retorikens område kallas detta ethos, som hänvisar till din trovärdighet. Erkänna att granskare kommer att fråga i huvudet när de läser ditt förslag, ” men varför den här personen? Är de kapabla?”
ge så mycket information som du tycker är viktigt att bygga din trovärdighet., Undvik allt som gör att du låter mindre kvalificerad. Vissa förslag granskare kommer att kräva att du ange dina referenser, inklusive college grader, arbetslivserfarenhet, kunskap, och även meritförteckningar och prov arbete. Se till att du vet hur mycket information de vill ha och behöver.
slutsats
varje dokument behöver en början, en mitten och en slutsats. Tyvärr glöms slutsatser ofta bort. I din slutsats måste du upprepa problemförklaringen och påminna granskarna hur viktigt det här projektet är., Men du måste också ge en begäran om godkännande(så att det är klart att du hoppas få sådana). Du måste också låta granskare veta hur du kontaktar dig om de behöver ytterligare information från dig. Slutsatser är inte bara upptagen arbete för att polera av ditt dokument; de är en artighet, vilket gör ditt förslag mer övertygande. Andy de ger värdefull information om att få ett svar och få kontakt med dig. Utan en slutsats kan ni lämna några oönskade tvetydigheter i förslagens räckvidd.,
var noga med att citera all sekundär forskning som används för utvecklingen av ditt projekt och förslag. Medan APA-formatet är det vanligaste citatformatet för förslag, kan du behöva följa en annan stil beroende på din organisation, kursinstruktioner eller andra förväntningar. Oavsett, det är viktigt att du citera källor enligt ett erkänt format och att du etiskt ge kredit till alla idéer och direkta citat som används.
bilagor
även om inte alla förslag kommer att behöva bilagor, är det möjligt att din kan., Tänk på vilken information dina granskare kanske vill ha som inte passar in i andra delar av ditt förslag. Du kan behöva inkludera balansräkningar, till exempel, som skulle ta upp för mycket utrymme i budgetavsnittet. Eller, du kan behöva inkludera ritningar som inte riktigt passar naturligt i projektet / leveranserna beskrivning. Om du väljer att ta med bilagor, se dock till att du nämner dem tidigare i förslaget. Du kan ange i budgetavsnittet, till exempel något så här: ”för ytterligare finansiell information, se balansräkningarna i bilaga A.,”