Remittance Advice (RA) är ett dokument som en köpare skickar till en säljare som förmedlar att en faktura betalas. Även om köparen inte är obligatorisk skickar den ofta som en gest av goodwill. De tjänar som betalningsbevis och motsvarar därmed ett kassa kvitto. Man kan utfärda det i form av papper eller i elektronisk form.
grundläggande information i RA innehåller anteckningar eller bokstäver som anger fakturanummer och fakturabelopp., Vissa företag skickar också RA med fakturor som kunder kan skicka tillbaka med betalningen. Numera kan man också använda programvara för att skanna och spara remittance råd i online-systemet för att möjliggöra datainmatning i ett senare skede.
man kan skicka en sådan slip via e-post eller snigelpost. Om du skickar det via ett e-postmeddelande måste du se till att du har rätt e-postadress. Du kan också skicka det via snigelpost. Om du använder den här rutten ska du skicka den samtidigt som du skickar betalningen via check. Se också till att du skickar den till leverantörens överföringsadress.,
Remittansråd – Vad ingår det?
ett remittansråd bör omfatta:
- köparens namn och adress
- leverantörens namn och adress
- Datum för remittans
- Remittansbelopp
- preliminärt datum när leverantören kan förvänta sig betalningen i all fullständighet
- ett fakturanummer
- betalningsbelopp
- betalningsmetod
företag som följer praxis att ta emot remittance råd kan också skicka formatet tillsammans med fakturan till kunden., I så fall behöver köparen bara fylla de relevanta detaljerna i det specifika format som säljaren vill ha.
det är bättre att skriva ut remittansråd på företagets brevhuvud. Brevhuvudet måste innehålla kontaktnumret för den person som kommer att kunna svara på alla frågor eller frågor. Se också till att du inkluderar någon skatt detalj om det är av betydelse. Eller du kan konsultera en skatteexpert för att veta om tillämplig skatt.,
fördel med Remittansråd
- ett remittansråd hjälper till att upprätthålla register och är fördelaktigt för de kunder som betalar genom check.
- Det hjälper mottagaren av remittance råd att jämföra mängden betalning som skickas av köparen med det faktiska förfallna beloppet.
- om ett företag spårar betalningen elektroniskt kan det fylla i andra detaljer genom att skanna slip.
typer av Remittansråd
grundläggande Remittansråd
enkelt uttryckt är det en typ av NOT som definierar fakturanummer och total betalning.,
löstagbar Faktura råd
i vissa fakturor, säljaren skulle skicka en slip tillsammans med fakturan. Köparen behöver bara fylla dessa flyttbara slipsar och skickas tillbaka som remittance råd.
Scannable Remittance råd
olika program är nu tillgängliga för att skapa remittance råd, som man enkelt kan skanna in i datorsystem för elektronisk registrering.
ska du behålla det?
ett företag måste föra register över alla remitteringsråd som det får och skickar till leverantörer., En kontoansvarig måste hålla dessa i rätt ordning för att säkerställa att de är tillgängliga för referens senare vid eventuella avvikelser eller tvister. Vidare kan revisorn också vilja ta en titt på rådkopiorna för att kontrollera end-to-end-konton. Detta kommer att säkerställa att det inte finns någon skillnad mellan betalning och fakturor.
fördelar med elektronisk Remittansråd
de flesta företag använder nu elektroniska remittansråd (ERA) istället för standardpappersremittans. Det beror på att det finns olika fördelar med ERA över de vanliga., Låt oss förstå den detaljerade fördelen med elektroniska remittansråd i jämförelse med standardpappersöverföring.
enkelt och snabbt kvitto
elektronisk överföring ger kunderna möjlighet att ta emot remitteringar på dagen för slutförandet av fordran. Detta är bättre än pappersöverföring där parterna måste vänta tills de får det i hand via post eller kurir.
organiserar avstämningsprocessen
faktureringsprogram dessa dagar kommer med en möjlighet att automatiskt posta elektroniska remitteringar., Detta hjälper personalen att förena de utestående saldona på ett effektivare sätt.
miljövänlig och spara på administrativa kostnader
eftersom ERA inte innebär användning av papper, det gör hela processen miljövänlig. Detta hjälper företaget att minska utskrifts-och papperskostnaden. Också, med ERA personal behöver mindre tid att granska och filposter.
snabb behandling av sekundära fordringar
eftersom kunden får ett snabbt kvitto på överföringen via post kan han eller hon vidarebefordra detsamma till de personer som behöver det eller behöver specifik information.,
kostnaden för lagring och underhåll är låg
eftersom det inte är ett papperskvitto, finns det ingen väsen för att skapa en separat plats för att hålla alla kvitton. Därför minskar underhålls-och lagringskostnaden avsevärt.
minska användningen
vissa branscher följer praxis att skicka remittance råd mer aktivt i jämförelse med de andra. Övningen blir dock mindre populär med dagar. Även med den ökande populariteten för online-betalning har remittance advices blivit överflödiga., Men om du gör en betalning online kan du fortfarande göra det enkelt för leverantören genom att skicka en anteckning via ett e-postmeddelande som informerar om fakturanumret för vilket du gjorde betalningen.
en annan användning
en annan användning av remittance råd är med försäkring betalaren. De använder den för att meddela och förklara orsaken till betalning, avslag, justering eller någon annan anteckning. Vanligtvis använder Medicare-företag RA, och de kallar det också en förklaring av betalning (EOB)1-4