om det finns en sak som gäller för nästan alla företag, det är det faktum att de behöver ett sätt att spåra hur mycket tid deras anställda spenderar på jobbet. Traditionellt, Excel har varit go-to alternativ som många företag föredrar för tidsspårning, antingen för att de tycker att det är en billig och enkel lösning, eller helt enkelt för att det är vad de är vana vid att använda. Du kan även anställa dem i din egen dagliga affärer., Som många andra företag som har gjort förändringen kommer att berätta, men Excel är inte precis allt det är knäckt för att vara när du försöker utforma ett effektivt system för att hålla tiden.
tänk först på detta: Excel är extremt begränsat i vad det kan göra. Du måste ange all din information manuellt-vilket ökar sannolikheten för fel och kräver att du påminner anställda att fylla i sina lakan varje dag. Du kan inte göra några automatiska godkännanden, du har några analytiska funktioner, och dina data kommer aldrig att vara i realtid., Detta gör det svårt att hålla en Excel-tidrapport uppdaterad, och dessa elände förvärras av det faktum att om ditt lag använder samma ark för att logga alla sina data kan bara en person arbeta på det åt gången. Processen är långsam och plodding, suger bort tid du kunde ha använt för att vara produktiv försöker fylla i tidrapporter en smärtsam cell i taget.
saker blir mer förvirrande när du tar med nya gruppmedlemmar ombord., Formlerna och de unika koderna som de ursprungliga skaparna av din tidrapport var vana vid att använda kan vara otänkbara för den nya chefen som du har ansvaret för att hålla tiden. De kan behöva börja om från början, eller spendera timmar försöker urskilja vad som händer. Det finns få sekretesskontroller i Excel (vilket innebär att känsliga data är särskilt sårbara för misskötsel), och dessutom är Excel inte lätt skalbar. När din organisation växer blir det allt svårare att hantera databasens storlek.,
Excel har fortfarande sitt överklagande för vissa företag, särskilt om du bara använder det för små projekt och behöver en lösning som inte kräver mycket i vägen för ytterligare programvara. För många företag är Excel ”gratis”, eftersom det kommer standard med Microsoft Office-paket. Det kräver inte att du utför ytterligare utbildning för dina anställda, och avancerade användare kan pressa programmet för varje uns av sitt värde—förutsatt att de vet hur. Excel kanske inte är en perfekt lösning, men om du ska använda den, varför inte se till att du har de bästa mallarna till ditt förfogande?,