ideella organisationer har ett brett utbud av uppdrag — inklusive allt från att ge skydd till hemlösa att förespråka för medlemmarnas intressen. Men alla ideella organisationer har en sak gemensamt: en styrelse eller förvaltare.
även om förhållandet mellan en ideell personal och dess styrelse varierar mellan organisationer, har alla styrelser praktiska, juridiska och etiska uppgifter., Dessa ansvar säkerställer korrekt tillsyn och gör det möjligt för organisationen att göra konsekventa framsteg mot sitt uppdrag.
vill du hjälpa dina styrelseledamöter att känna sig mer engagerade? Vi har en gratis guide.
Vid Boardable har vi arbetat med flera ideella organisationer för att förstärka deras inverkan på deras samhällen och har sett med egna ögon hur ett oorganiserat styrelserum kan avbryta verksamheten helt och hållet. Efter år av arbete med en rad olika orsaker, har vi en fast förståelse för vad som gör för en framgångsrik, samverkande styrelse.,
med hjälp av vår förstahandserfarenhet täcker vi allt du behöver veta om vanliga styrelsemedlemmars roller och ansvarsområden:
- vilka är de olika styrelsemedlemmarnas roller och ansvarsområden?
- grundläggande Styrelsemedlemsuppgifter
- de viktigaste styrelsemedlemmarnas ansvar
din ideella styrelse styr din organisation mot en sund framtid genom att se till att den fullgör sitt uppdrag på det mest effektiva sättet. Att ställa in förväntningarna på förhand kommer att lägga grunden för ett effektivt lag som förstår exakt vad det behöver göra., Alla kommer att vara på samma sida. Plus, det kommer inte att finnas något utrymme för ursäkter när medlemmar uppmanas att inte bära sin vikt. Vi hoppar in!
vilka är de olika styrelsemedlemmarnas roller och ansvarsområden?
du skulle aldrig ansöka om ett betalande jobb utan någon aning om vad rollen innebär. Så varför be dina ideella styrelseledamöter att göra detsamma? Innan du kan börja skriva riktlinjer för styrelsens ledare, måste du förstå dessa allmänna ansvar själv. Låt oss utforska gemensamma styrelsemedlemsroller och deras motsvarande uppgifter.,
styrelseledamot Roll #1: ordförande
för att fungera effektivt behöver varje grupp en passionerad ledare. Er ordförande—även känd som ordförande-fungerar som er chief elected officer. Som ledare för din styrelse finns det många ansvar som den här personen tar på sig.,person:
- presiderar vid styrelsemöten
- skapar en målmedveten dagordning i samarbete med verkställande direktören
- utser personer till kommittéer och tilldelar utskottsordförande
- fungerar som kontakt för styrelsemöten
- anger mål och mål med styrelsen och säkerställer att de uppfylls
- har medlemmar ansvariga för att delta i möten
- kan ta på sig några verkställande direktörens ansvar om idealen är en ideell organisation
- li>
det är viktigt att denna ideella styrelseroll fylls av en kvalificerad och passionerad individ., Din ordförande bör vara tillgänglig och en objektiv lyssnare. De borde vara strateg och vara otroligt kunniga om organisationen. Att välja en väl avrundad och respekterad ordförande kommer att vara ovärderlig för ditt lag.
Styrelsemedlemsroll #2: Vice ordförande/vald ordförande
vice ordföranden-även allmänt kallad den tillträdande ordföranden eller vice ordföranden-ger i allmänhet stöd till styrelseordföranden och annat ledarskap vid behov. Tänk på vice ordförande som framtida ledare för din organisations styrelse.,ackles följande uppgifter:
- förbereder sig för att tillträda styrelsens ordförande
- fullgör styrelsens ordförandes uppgifter när ordföranden är frånvarande eller om det kontoret blir vakant
- bistår styrelsens ordförande i utförandet av hans eller hennes uppgifter
- tjänstgör i kommittéer som begärts för att lära sig styrelsens verksamhet
- arbetar nära med styrelsens ordförande för att överföra kunskap och historia för att förbereda sig för ledarskap
idealt sett denna styrelseledamot roll kommer att fyllas av någon som har liknande kvalifikationer som den nuvarande presiderande Officer., De kommer att kunna öka när det behövs.
Styrelsemedlemsroll #3: styrelsens sekreterare
en ideell styrelsemedlems roll är avgörande för styrelsens smidiga verksamhet. Oftast ser denna person till att styrelseledamöterna får lämplig kallelse till möten och proaktivt registrerar dessa möten. Men deras uppgifter sträcker sig bortom detta och varierar från organisation till organisation.,buckla och/eller VD och att agendan är att distribueras i god tid före stämman
en styrelsesekreterare måste vara på toppen av varje uppgift, vilket också innebär att denna individ behöver en flytande uppsättning färdigheter. Några önskvärda egenskaper för denna position inkluderar starka kommunikationsförmåga och förmågan att organisera och prioritera uppgifter. Denna ytterst drivna och detaljorienterade individ bör också vara väl insatt i administrativt arbete.,
för en mindre ideell organisation kan en sekreterare handla om vem som helst som kan lära sig snabbt och jonglera många saker. För större ideella organisationer, en ideell Sekreterare är mer benägna att ha en hel 4-årig examen och att ha tjänstgjort i en sekreterare position innan. Ofta kommer den verkställande direktörens administrativa assistent att förbereda styrelsemöte dokument också.
styrelseledamot Roll #4: ideell kassör
den ideella styrelsen kassör behandlar organisationens ekonomi och fattar viktiga beslut om utgifter och investeringar., Denna roll är en krävande och engagerande, med mycket ansvar och möjlighet att initiera förändring.,
vanligtvis bör en ideell styrelse kassör vara någon som redan har erfarenhet av bokföring eller redovisning-men det är inte alltid nödvändigt., En styrelse kassör kan helt enkelt vara någon som är mycket pålitlig eftersom de kommer att ansvara för att producera finansiella rapporter och hantera organisationens medel.
i större organisationer kan styrelsen kassör vara ansvarig för personal som direkt kommer att hantera organisationens ekonomi. Omvänt, i mindre organisationer, är styrelsen kassör mer benägna att göra allt på egen hand.,
de grundläggande Styrelsemedlemsuppgifterna
oavsett vad ditt uppdrag är eller vilken expertis dina medlemmar tar med, måste någon ideell styrelseledamot uppfylla tre specifika grundläggande rättsliga ansvar. För någon organisation antas följande uppgifter över många organisationer och bör förväntas av dina styrelseledamöter.
1) plikt Vård
att vara styrelseledamot är mer än ett CV byggare., Medlemmarna bör vara engagerade i att följa igenom löften och hjälpa organisationen till det bästa av sina förmågor. Detta innebär:
- delta i möten och aktivt delta i kommittéer
- kommunicera med verkställande direktören och andra styrelseledamöter
- följa genom uppdrag
- stödja program initiativ
styrelseledamöter som försummar denna prime plikt tar helt enkelt upp utrymme i styrelserummet. Helst är hela styrelsen motiverad och verkligen passionerad om ditt uppdrag. Som ett resultat är det lätt att uppfylla vårdplikten.,
2) lojalitetsplikt
styrelseledamöter bör göra mer än att dyka upp. De bör fullt ut stödja och förkroppsliga din organisations uppdrag och vara lojala ambassadörer för din sak. När de agerar på organisationens vägnar måste varje styrelseledamot lägga undan sina personliga och professionella intressen.
alla aktiviteter och beslut bör ligga i organisationens intresse, inte i den enskilda styrelsens intresse.,
de som framgångsrikt uppfyller denna plikt är de som proaktivt minglar med volontärer, besöker din ideella anläggning och deltar i gemenskapsinitiativ. Dessa individer till fullo omfamna ditt uppdrag, inte bara ombord tjänst.
3) plikt lydnad
en av de mer subtila uppgifterna för en ideell styrelseledamot är lydnad. Styrelsen bör göra allt som står i dess makt för att nå organisationsmål, men medlemmarna har fortfarande en skyldighet att följa organisationens riktlinjer., Dessa finns i dina styrdokument, och varje styrelseledamot har ett juridiskt ansvar att förstå dem.
en styrelse som avviker från dina styrningsregler kan styra din organisation i fel riktning eller till och med påverka din ideella ställning i samhället.
som verkställande direktör är det upp till dig att förse varje ny styrelseledamot med dessa dokument och se till att de följer tillämpliga lagar och förordningar. Du kan också uppmuntra befintliga styrelseledamöter att uppdatera sig på dina riktlinjer minst en gång om året., Detta säkerställer att de förstår exakt vad de kan (och kan inte) göra.
de viktigaste styrelsemedlemmarnas ansvar
medan varje ledarskapsposition medför sitt eget ansvar, finns det flera uppgifter som varje styrelseledamot måste utföra, oavsett position. Som helhet bör din ideella styrelse följa följande sju huvudansvar.
1) styrelsemedlemmar bör främja organisationens uppdrag.,
din ideella organisation är dess största förespråkare. Dessa individer är ansiktet på din sak och bör förväntas använda sina ansträngningar och förmågor för att främja organisationens kärnuppdrag på ett etiskt sätt.
detta ansvar kommer naturligt för dina mest entusiastiska styrelseledamöter. Alla regissörer bör proaktivt främja ditt arbete, försöker antända samma passion i andra. Detta gäller inte bara deras personliga och professionella nätverk utan även PR., När du talar till media på uppdrag av din ideella, bör de måla din organisation i bästa möjliga ljus.
övergripande, sprida medvetenhet om ditt uppdrag kommer att främja tillväxt och ge ditt team att blomstra i sitt arbete.
2) styrelseledamöter har juridiska och förvaltande ansvar.
det står mycket på spel när det gäller att hantera en ideell organisation. Varje styrelse behöver förstå interna policyer och de rättsliga konsekvenserna av din organisation. Underlåtenhet att göra det kan leda till allvarliga konsekvenser, såsom tunga avgifter.,
det är upp till styrelseledamöter att förstå federala, statliga och lokala lagar som gäller för din organisation. Då måste de försäkra sig om att organisationen följer dessa rättsliga skyldigheter.
till exempel måste alla skatterelaterade anmälningar göras helt och i tid, inklusive alla årliga statliga och federala skattedeklarationer. Medan registrerade 501 (c) (3) organisationer är befriade från inkomstskatt, måste de fortfarande betala löneskatt, fastighetsskatt och så vidare. Underlåtenhet att lämna in IRS-filen – 990 retur tre på varandra följande gånger kan resultera i återkallelse av skattebefriad status., Att se till att det har lämnats in är inte bara kassörens ansvar, utan av alla som deltar i insamlingsverksamheten.
dessutom bör styrelser vara medvetna om de påföljder som orsakas av:
- överbetala personal eller andra individer
- engagera sig i överdriven lobbyverksamhet eller politisk verksamhet
- göra flagranta dåliga fynd på uppdrag av den ideella
många stater genomför också lagar som kräver styrelseledamöter att ta ett förvaltnings ansvar till den betjänade befolkningen., Detta innebär att agera i god tro och arbeta till förmån för dem du tjänar, aldrig emot det.
3) styrelseledamöter bör delta i styrelsemöten.
det bör vara självklart att styrelseledamöterna ska delta och bidra under möten. Det är trots allt när de kan dela sin insikt, bli kreativa och ha djupa samtal om att främja ett uppdrag som har en speciell plats i sina hjärtan. Många styrelseledamöter saknar dock förväntningar och blir alltför slappa med möten.,
dela med dig av följande förslag för att skapa ett mycket mer kollaborativt (och mycket mindre kaotiskt) styrelserum:
- granska agendan i förväg. Alla bör se till att förstå alla frågor på dagordningen rubrik i mötet. Deltagande i diskussioner är en stor del av varför du väljer någon för en roll i styrelsen. Att fullgöra dessa uppgifter är en del av att handla i god tro för någon styrelseledamot.
- Följ de skisserade orderreglerna. Till exempel antar många organisationer Roberts regler för att upprätthålla order i styrelserummet., Uppförandereglerna under möten fastställs av en anledning och underlättar fruktbar konversation. Iakttagande av Orderreglerna visar decorum och respekt för organisationen.
för att förhindra eventuella problem i förskott, överväga också att genomföra ett närvarokrav, med undantag för nödsituationer och andra oundvikliga situationer. När allt kommer omkring bör medlemmarna ha tillräckligt med tid att ge till din organisation. Annars uppfyller de inte sina grundläggande uppgifter.
4) styrelseledamöterna måste anställa och ställa in ersättning för VD eller verkställande direktör.,
att anställa och övervaka verkställande direktören är ett av de viktigaste styrelsens ansvar eftersom det har störst inverkan på organisationens tillväxt och vitalitet. Den verkställande direktören fungerar som porten mellan ideell personal och styrelseledamöter.
detta ansvar tilldelas vanligtvis några styrelseledamöter, som övervakar anställningsprocessen. Här är stegen som dessa individer följer när de övervakar verkställande direktören:
- bedömer organisationens behov., Bestäm din ideella nuvarande styrkor och svagheter. Denna information kommer att fungera bra för att styra urvalsprocessen. Anställningskommittén kommer att veta exakt vilka färdigheter och kvalifikationer nästa verkställande direktör ska ha.
- övervaka urvalsprocessen. Baserat på den organisatoriska bedömningen skapar du en omfattande jobblista och genomgår din sökning efter de mest kvalificerade utsikterna baserat på de kvalifikationer du anger. Utför intervjuer och begränsa listan. Sedan är det slutliga beslutet, inklusive ersättning, upp till hela styrelsen.,
- ge stöd och genomföra en årlig utvärdering. Efter att ha anställt den nya verkställande direktören bör din styrelse se till att de har de resurser de behöver. Se sedan till att individen uppfyller förväntningarna genom att genomföra en årlig utvärdering, där du bedömer både kvantitativa mätvärden (mätbara data som fundraising goal completions) och kvalitativa mätvärden (mjuka färdigheter som ledarskap och relationsbyggande förmågor).
oavsett ditt uppdrag är denna process en viktig del av alla ideella styrelsers ansvar., Var noga med att välja passionerade och detaljerade orienterade styrelseledamöter att tjänstgöra på din anställningskommitté, och sätta en process på plats för att säkerställa pågående framgång.
5) styrelseledamöter är ansvariga för rekrytering av nya medlemmar.
dina styrelseledamöter är de mest kunniga om vilka färdigheter och kvaliteter som saknas i styrelserummet. Genom att utnyttja denna insikt är de högkvalificerade för att hitta de näst bästa styrelseledamöterna för att fylla dessa luckor.,
nuvarande styrelseledamöter bör ständigt vara på jakt efter passionerade, kvalificerade rekryter som kommer att ge ytterligare kunskap, talang och bakgrundserfarenhet till bordet. Precis som med att välja en verkställande direktör är din styrelse ansvarig för att hitta kvalificerade framtidsutsikter, genomföra intervjuer och välja de mest kvalificerade kandidaterna.
relaterat: kolla in vår kompletta guide till styrelserekrytering, där du lär dig allt om att hitta högkvalitativa kandidater och optimera deras erfarenhet.,
inte bara bör de delta i rekrytering, men nuvarande styrelseledamöter bör också bistå vid ombordstigning av nya styrelseledamöter. För dem som går i pension från sina positioner betyder det att träna sina efterträdare. När det gäller dem som återvänder för en annan term betyder det proaktivt att lära känna nya medlemmar, se till att de har tillgång till styrelsens plattform och helt enkelt ge ett vänligt ansikte i styrelserummet.
6) styrelseledamöter bör hitta digitala verktyg för att förbättra kommunikationen.,
som en del av styrelsens huvudansvar bör de utnyttja sina resurser och vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa korrekt styrning. Detta innebär att anställa exceptionell styrelse programvara som styrelsemöte för att förbättra kommunikationen och genomföra högeffektiva möten.
lite forskning kommer att leda till utmärkta verktyg som automatiserar nästan allt styrelsen gör., Till exempel, Boardable är en one-stop app för alla dina styrelse uppgifter med lättanvända funktioner som:
- möteshantering: automatisera möte schemaläggning, utveckla hög effekt agendor, ta minuter och genomföra omröstningar-allt inom en bekväm plattform. På så sätt kan du genomföra högeffektiva möten som engagerar dina styrelsemedlemmar och ger gott om tid för strategiska diskussioner. Bäst av allt, kan Boardable ditt team för att se mötesuppgifter från alla mobila enheter!,
- fildelning: enkelt lagra, organisera och distribuera viktiga dokument (som finansiella planer och styr dokument). Du kan även bifoga dokument till specifika möten för snabb åtkomst under diskussioner. Dessutom implementerar Boardable sekretessfunktioner och secure socket layers (SSL) – teknik, så du vet att dina dokument är krypterade och säkra.
- uppgiftshantering: Håll dig uppdaterad om ditt ansvar mellan styrelsemöten med Task Manager-verktyget. Varje enskild användare kan se sina tilldelade uppgifter och deadlines, vilket gör nästa steg scannable i en sekund., Dessutom kan administratörer se allas uppgifter och hålla dem ansvariga.
implementera rätt verktyg frigör din styrelse från distraktioner, så att alla kan fokusera på styrning, strategi och andra viktiga områden till ditt uppdrag. En lösning som Boardable kommer med enastående funktioner (som de som nämns ovan) för att öka effektiviteten. Ge vår styrelse programvara en testkörning för att få en känsla av det intuitiva systemet — inget kreditkort eller engagemang krävs!
få en gratis testversion av Board!
7) styrelseledamöter bör tjänstgöra i minst ett utskott.,
det mesta av styrelsens arbete är avslutat i kommittéer. Det finns helt enkelt inte tillräckligt med tid för hela styrelsen att ha långa samtal och forskning specifika frågor på djupet. På grund av detta bör varje styrelseledamot tjäna på en kommitté, som effektivt styr organisationen mot sina mål.
individer bör tilldelas kommittéer baserat på tidigare erfarenheter, färdigheter och intressen. Till exempel skulle en styrelseledamot som har en bakgrund i redovisning vara en stor passform för finansutskottet.,
liksom med enskilda styrelseledamöter bör varje utskott få ett skriftligt dokument som täcker deras ansvar, riktlinjer och mål. Det är hela styrelsens ansvar att regelbundet bedöma varje utskotts framgång och anpassa sig därefter.
inslagning
entusiastiska styrelseledamöter kan blåsa nytt liv i någon organisation. Men det är bara om de först uppfyller sina grundläggande ansvarsområden. Som ledare för din ideella styrelse är det upp till dig att se till att dina styrelseledamöter förstår vad de borde (och borde inte) göra., På så sätt kan de utnyttja sina färdigheter och rikta sin energi till att främja din organisations uppdrag på ett sunt, lagligt och etiskt sätt.
en styrelse existerar inte enbart för att uppfylla juridiska uppgifter, utan de bidrar snarare till organisationens kultur, strategiska fokus och finansiell hållbarhet. En välfungerande styrelse som följer sitt ansvar är avgörande för hälsan och hållbarheten hos alla ideella organisationer.,
baserat på din solidifierade kunskap om styrelseledamotens ansvar kan du nu tryggt gå vidare med att beskriva specifika uppgifter för din egen organisations styrelse! Se bara till att du först backas upp av exceptionella ombord programvara för att effektivisera kommunikation och utföra viktiga ombord processer effektivt.
vill du veta mer om vad som gör styrelsen engagemang frodas?,
om du vill fortsätta din forskning om ideell styrelseutveckling föreslår vi att du utforskar följande resurser:
- ideell styrelse Fundraising 101: Tips och Tricks för framgång. Ideella styrelser ansvarar för att tillhandahålla tillräckliga resurser, vilket innebär insamling. Läs mer om styrelsen insamling med denna kompletta guide.
- den ultimata guiden till ideell strategisk planering. En av dina ideella styrelsens primära uppgifter är att utveckla strategiska planer., Utforska denna process med denna ultimata guide från insamlingsexperter på Bloomerang.
- virtuella styrelsemöten: en ideell Guide till framgång. Om du har kämpat med övergången till fjärroperationer, kolla in den här resursen. Du kommer att lära dig om de fördelar, utmaningar och bästa praxis som kommer med virtuella möten.
