utsikterna att starta, organisera eller städa upp ett kontor arkiveringssystem har befogenhet att göra även de modigaste bland oss gömma sig bakom en lista över andra, viktigare, ”till-dos.”Du behöver inte gömma dig längre! Dessa fälttestade tips hjälper dig att få-och behålla-ditt kontor arkiveringssystem i exakt fungerande ordning.
många av dessa tips kom direkt från vår Facebook-grupp av kontorschefer!, Se vad nuggets av visdom vårt samhälle har att erbjuda och hoppa in i konversationen. Gå med i gruppen här.
färgkod
människor har varit färgkodning sedan office pappersarbete—och office arkiveringssystem för att organisera det—blev ett faktum i livet decennier sedan. Den beprövade tekniken för färgkodning misslyckas aldrig, och det är relativt snabbt och enkelt att dra av, även om du har ett särskilt komplext arkiveringssystem. Färgkodning kommer att inspirera dig att sortera filer i förnuftiga kategorier, hitta filer snabbt och lägga till lite kul i arkiveringsprocessen.,
denna organisatoriska teknik är det perfekta sättet att vända högar av papper i ordnade paket som är förutsägbara på bästa möjliga sätt. Bäst av allt fungerar färgkodning på både fysiska och digitala filer, och om du behöver organisera båda typerna av filer kan du enkelt använda samma färgkodningssystem för varje.
Så här:
- ta en titt på alla filer du behöver för att organisera och skapa några organisationskategorier. (Det kan ta några pass för att verkligen känna igen mönster och beskriva dina kategorier.)
- tilldela varje kategori en färg., (Vissa kategorier inkluderar finansiella, mänskliga resurser, kontrakt och faciliteter.)
- granska kategorierna med dina lag och chefer. Färgkoordineringen fungerar inte om ingen förstår de kategorier du har valt.
- samla material för färgkodning. (Dessa kan vara färgade mappar för att placera på en bokhylla eller helt enkelt bitar av färgglada washi tejp för att hålla fast vid arkivering skåp lådor.)
- gör färgkodningen! Sortera dina filer i färgkodade kategorier och känna organisatoriska zen zen med varje fil du släpper (eller dra och släpp) i en snygg, färgkodade fartyg.,
- skapa en snabbreferensregler blad för att göra färgkodning processen enklare på dig själv (när du lägger till nya filer) och alla andra som kommer att hjälpa dig att organisera office arkiveringssystemet i framtiden.
varför det fungerar:
färgkodning liknar lärandeprocessen som kallas ”chunking”, definierad av eLearning-tränaren som ”…strategin att bryta ner information i bitstora bitar så att hjärnan lättare kan smälta ny information.,”
När du färgkod ett berg av papper, du förvandla en slumpmässig massa information till bitar som du och din hjärna kan enkelt sortera när du behöver hitta något specifikt. Om du behöver hitta en faktura i en hög med papper kan du bli överväldigad och ge upp, men om du behöver hitta en faktura i ditt nya färgkodade system, vet du att du letar efter den gröna flaggan som betecknar ”ekonomiskt pappersarbete.”
digitalisera
När du digitaliserar filer skapar du i huvudsak ett papperslöst arkiveringssystem., Många tycker att det är mycket lättare att organisera ett digitalt arkiveringssystem över ett papper arkiveringssystem efter varje papper fil har konverterats till ett digitalt format. Om du väljer att digitalisera dina filer måste du börja med att skanna och konvertera dina gamla filer, en process som kan vara tidskrävande och arbetsintensiv.
hur:
speciellt tack för Francisco från vår Facebook-grupp för att beskriva dessa pekare!
- Bestäm hur du organiserar filer digitalt., Kommer du att använda en out-of-the-box mjukvarulösning, en nätverksenhet som underhålls av din egen IT-grupp (Information technology) eller en gratis molnplattform som Google Drive?
- använd en pålitlig och effektiv skanningsmaskin. (Francisco använde en richo-maskin med möjlighet att skanna dokument och skicka dem till fördelade mappar på nätverket.)
- avgöra om du har cloud storage backup utrymme för dina dokument. Detta är särskilt viktigt om du hanterar dokument som, om de förloras, kan utgöra en stor nackdel för kunder, kunder eller annan affärsverksamhet.,
- Bestäm vem som ska ha tillgång till både lägga till och organisera filer i ditt system.
- utveckla en standardiserad namnkonvention för skannade filer. Detta kommer att göra filerna lätt att hitta och söka efter i ditt papperslösa system. Francisco rekommenderar att du lägger till datum (eller minst år) till filnamnen, så det blir lättare att veta när du ska radera eller arkivera dem. Penn bibliotek har en underbar lista över filnamngivning bästa praxis för att komma igång.
- skapa en karta över ditt framtida digitala arkiveringssystem., Gör denna mockup så exakt som möjligt så att du kommer att kunna förutse eventuella problem med ditt organisationsschema. Uppdatera kartan när du är klar med projektet för att införliva eventuella ändringar du gjort på vägen. När du är klar hjälper den här kartan dig enkelt att hitta saker när du lär känna ditt nya system.
- skanna dina dokument:
- använd en stämpel eller klistermärken för att markera fysiska filer som redan har skannats in i systemet.
- Om ditt digitala filsystem tillåter, lägg till sökord i varje dokument för att göra filerna enklare att hitta.
- ta dig tid att undvika misstag., Även ett enkelt fel kan en dag göra det omöjligt att hitta en fil du behöver. Skanna dokument till ditt nya system är en tidskrävande process,men kom ihåg: Du kommer att göras så småningom!
varför det fungerar:
digitala arkiveringssystem automatiserar ”hitta filer” – aspekten av ditt kontors arkiveringssystem. I stället för att bläddra igenom mappar och staplar medan du riskerar papperskuddar och huvudvärk, ett digitalt system gör att du kan söka några sökord eller sortera filer i en alfabetisk lista och enkelt hitta vad du vill.,
digitala system gör det också enkelt att lägga till nya filer och även dela arkivering ansvar över lag. Installationen kräver mycket arbete, men den tid och stress du sparar efteråt är väl värt det.
Ställ in ett utgångsdatum
det kan verka som ett fusk, men ett av de bästa sätten att organisera ett Office-arkiveringssystem är att minska de filer du behöver organisera., Rensa ut filer efter innehåll kan bli knepigt eftersom det är svårt att avgöra vilka filer som behöver sparas och vilka filer som kan kastas, men kassera filer efter ålder presenterar ett säkert, standardiserat sätt att bestämma vad du kan kasta.
hur:
- upprätta en” kasta bort ” ålder för dina filer-1 år, 5 år, 10 år … vad som än verkar lämpligt för de filer du håller och typ av verksamhet du bedriver.
- Om du är rädd att du kan behöva filerna igen, helt enkelt flytta dem till en ”arkiv” låda eller mapp som organiseras efter år., (Detta håller åtminstone ditt huvudfilsystem från att bli rörigt med föråldrade dokument.)
- skapa ett återkommande möte i din kalender—eventuellt den första veckan tillbaka i det nya året—för att göra en massiv filrensning.
varför det fungerar:
kassera gamla filer håller ditt system rent, organiserat och relevant. Det sparar också tid att hålla systemet i fungerande ordning, och hjälper dig att undvika att slösa tid organisera filer ingen någonsin kommer att behöva igen.,
dela upp och erövra
om filerna du behöver organisera är relevanta endast för specifika avdelningar, be en person i var och en av dessa grupper att organisera sina filer medan du skapar en övergripande filhanteringsstruktur.
Så här:
- skapa en organisationsstruktur baserad på avdelning istället för att använda kategorier som grupperar filer baserat på övergripande ämnen, såsom ekonomi eller mänskliga resurser.
- dela upp filerna i enlighet med detta.,
- ta filerna till en ämnesexpert från varje avdelning, helst någon du känner har fantastiska organisatoriska färdigheter. Be denna volontär att logiskt organisera filerna och skapa en nyckel för din referens.
- samla de organiserade avdelningsfilerna och Lägg till dem i ditt övergripande system.
varför det fungerar:
genom att fråga de personer som kommer att förstå—och behöver komma åt—filerna för att ta del av organisationsprocessen, ser du till att ditt system kommer att fungera.,
organisera filer på väggarna
montera filhållare direkt på dina väggar istället för att använda ett arkivskåp eller hylla.
Så här:
- skapa dina organisationskategorier och definiera vilka typer av dokument som skulle falla under varje kategori.
- montera rymliga Vägghållare i ett av ditt kontors gemensamma utrymmen. (Få attraktiva hållare som passar ditt företags varumärke för att göra denna insats dubbel som ett kontor – designinitiativ.) Märk varje innehavare efter huvudkategori och ange sedan vilka typer av filer som ska gå i varje., Tänk på hur du kan göra etiketten lätt för upptagna anställda att förstå om några sekunder eller mindre. Här är ett exempel:
vilka filer går här?
- fakturor
- kvitton
- begäran om återbetalning
- maila alla i företaget för att förklara din process. I stället för att föra filer till dig, människor kan lägga till dem rätt till innehavarna.
- rensa upp filerna en gång i veckan om det behövs.,
varför det fungerar:
kontorsfiler är kollektiva resurser, så det är vettigt att organisera dem bör vara ett kollektivt ansvar. Medan du kan ha ambitiösa planer för att hålla kontoret arkiveringssystem i ett perfekt organiserat skick, allt kan falla sönder om, och när, du får upptagen. Detta system säkerställer filer hålla organiseras efter kategori i stället för att stapla upp i en slumpmässig hög.,
Organisera av betydelse
alla som någonsin har sökt igenom filer förstår den brinnande önskan att hitta exakt vad du behöver istället för att hitta 100 saker du inte behöver. Försök att organisera dina office-filer i ordning av betydelse för att göra dokumenthämtning roligare för alla.
hur:
- Survey anställda och fråga vilka office-filer de behövde för att hitta eller komma åt under hela året. (Gör denna undersökning obligatorisk och ta hjälp av ledningen för verkställighet om det behövs.,)
- skura genom svar och grupp filtyper i nivåer enligt åtkomstkrav. (Den översta nivån skulle vara de fem vanligaste filtyper enligt din undersökning.)
- organisera ditt system, digitalt eller fysiskt, enligt dessa kategorier. Var noga med att kategorisera och märka underfiler också. Du kan till exempel märka dina toppnivåfiler, ”viktiga filer” och inkludera separata etiketter för ”kvitton”, ”kontrakt” och ”undersökningsresultat.”
varför det fungerar:
alla vill ha ett filsystem som verkar förutse exakt vad de letar efter., Genom att organisera ditt system baserat på” majoritetsregel ” har du den bästa chansen att skapa ett filsystem som faktiskt levererar precis vad folk behöver.
planerar att organisera regelbundet
även det bästa office-arkiveringssystemet kommer inte att hålla sig organiserat av sig själv. Det är bäst att hålla detta i åtanke och planerar att göra lite arbete att hålla systemet organiserat varje vecka. Att bidra med lite ansträngning på återkommande basis kommer att känna sig mycket mindre överväldigande än att försöka städa upp ett års värde av felhanterade filer på en gång.,
Så här: Ställ in en återkommande kalenderpåminnelse och kom ihåg att hålla denna uppgift helig. Ta hjälp av några medarbetare att hålla dig ansvarig och att göra vecko händelsen kul. (Du kan också skapa en belöning för att öka din organisatoriska motivation.
varför det fungerar:
att hålla ett system organiserat är mycket mer realistiskt och hanterbart än att organisera ett system från början en gång om året.
separera pågående arbete från avslutat arbete
detta genius Tips från Mind Tools förenklar hela arkiveringssystemet., Du kan fortfarande organisera filer för avslutade projekt, men separera dem från filer relaterade till pågående arbete kommer att göra att hitta filer mycket snabbare och effektivare.
Så här:
- behåll någon befintlig kategoriseringsteknik som fungerade för dig, men lägg till två övergripande kategorier: ”Completed” och ”In Progress.”
- Lägg till tidsstämplar eller etiketter för att gruppera filer efter slutdatum, förväntat eller faktiskt.
- Lägg till eventuella förväntade slutdatum i din kalender så att du vet när det är dags att gå in och göra några organisera.,
varför det fungerar:
filer relaterade till pågående arbete är logiskt de som människor kommer att behöva komma åt mest, och organisera ett arkiveringssystem av brådskande och frekvens av tillgång är ett av de bästa sätten att se till att ditt arkiveringssystem är helt praktiskt förutom att vara effektivt organiserad.
bonus tips: Hitta ett sätt att göra organisera ditt arkiveringssystem roligt, eller åtminstone genomförbart., Kanske innebär det att få vackra organisera leveranser som kommer att göra arbetet roligt eller rekrytera en medarbetare för att hjälpa dig så att du kan dela kvalitet samtal under organisation sessioner.
helt enkelt räkna ut ett sätt att göra uppgiften att organisera filer fungerar för dig—det är det bästa sättet att se till att den viktiga uppgiften att organisera fil inte blir en av fruktan.
kan du någonsin ha för många organisera tips? Vi tror inte det! Dela dina tips nedan så att vi alla kan njuta av superorganiserade kontor!
P. S., Många av dessa tips kom direkt från vår Facebook – grupp av kontorschefer! Se vad nuggets av visdom vårt samhälle har att erbjuda och hoppa in i konversationen. Gå med i gruppen här.
- Bio
- Senaste inlägg
Senaste inlägg av Emil Shour (se alla)
- den ultimata anställdas engagemang handlingsplan i 6 enkla steg – 19 juli 2019
- Vi gav Office Husdjur gratis tyglar på arbetsplatsen – så här gjorde det vårt kontor bättre – 13 juli, 2019
- lätta snacks för att hålla dig energisk för en sommarstrand eller sjödag – 15 juni 2019