Som småföretagare kan det hända att spårning av ditt lager och beställning av varor och säljbara varor inte är din favorituppgift, men det är verkligen viktigt för ditt företags framgång. Inköpsorder är avgörande för en välskött inköpsprocess, men många affärsmän och kvinnor förstår inte vad de faktiskt är, eller hur man använder dem för ekonomisk framgång.,
i den här artikeln kommer vi att täcka:
-
vad en inköpsorder är
-
vad du behöver inkludera i en inköpsorder
-
skillnaden mellan en inköpsorder och en faktura
Vad är en inköpsorder
en inköpsorder (PO) är ett juridiskt bindande dokument som skapats av en köpare och presenteras för en en säljare. Ungefär som din ”vagn” på en e-handel webbplats, en inköpsorder är i huvudsak en lista över vad du vill köpa., Det innehåller beställningsuppgifter, inklusive kvantitet och typer av produkter som köparen behöver, samt betalningsvillkor och leveransuppgifter.
skillnaden mellan en rekvisition och en inköpsorder är att den senare fungerar som ett avtal mellan köparen och säljaren. Genom att lämna in en order förbinder sig köparen att köpa varor eller tjänster för det överenskomna beloppet. Eftersom ordern är fylld innan köparen får sin faktura, ger en inköpsorder säljaren försäkring mot betalning.
Hur fungerar en inköpsorder?,
inköpsorder används vanligtvis av småföretag som beställer varor i stora mängder. Till exempel kan en djuraffär behöva köpa flera typer av hundmat från en leverantör och beställa många påsar av varje typ av mat. Här är inköpsorderprocessen som husdjursbutikens ägare skulle använda för att få de varor de behöver:
-
butiksägaren märker att de är låga på lager.,
-
butiksägaren skapar en inköpsorder som lägger ut exakt vad de behöver från leverantören och hur mycket de betalar för det.
-
leverantören svarar ”ja” eftersom de kan tillhandahålla dessa objekt och accepterar ordern.
-
leverantören kunde svara ”nej” om de är slut i lager, ett objekt har upphört eller det finns andra problem med ordern, i vilket fall inköpsordern avbryts.
-
leverantören uppfyller ordern och levererar objekten på det överenskomna förfallodagen.,
-
leverantören utfärdar en faktura eller försäljningsfaktura för de inköpta varorna.
-
köparen betalar för varan, och försäljningen behandlas genom säljarens POS-system.
köpare kan också skapa speciella order för särskilt stora transporter eller återkommande inköp. En stående inköpsorder gör det möjligt för en köpare att köpa samma produkter många gånger över med samma PO-nummer. En filt inköpsorder är ett avtal mellan båda parter för flera leveranser under en bestämd period, för ett fast pris., Blanket order används vanligtvis mellan företag med ett starkt förhållande, och ibland kommer med rabatter eller andra incitament.
SumUp Air Lite-kortläsaren gör det möjligt för företag att ta kredit -, betalnings-och kontaktlösa betalningar.
få helt enkelt betalt med SumUp-kortläsaren genom att ta debet -, kredit-och kontaktlösa betalningar. Betala endast 2,65%. Inga månadsavgifter. Inga miniminivåer. Någonsin.,
Läs mer
skillnaden mellan en inköpsorder och en faktura
eftersom inköpsorder och fakturor är både rättsligt bindande finansiella dokument som utbyts mellan säljare och köpare, är det inte förvånande att de två ofta blandas ihop. De två är också anslutna eftersom en inköpsorder ofta används för att skapa en faktura, som referens för de inköpta varorna och deras priser. Varje dokument används dock vid en annan punkt i köpprocessen, och de används också av olika personer.,
här är en snabb lista över skillnader köpare och säljare behöver veta:
inköpsorder
-
skapad av köparen
-
skapad före köp
-
lägger ut varor som behövs
-
innehåller föreslagna betalningsuppgifter
faktura
-
skapad av säljaren
-
skapad efter köpet
-
bekräftar levererade varor
-
kräver betalning på ett visst datum
när du ska använda en inköpsorder vs., en faktura
en inköpsorder används av en köpare för att göra en beställning och utfärdas före leverans.
en faktura utfärdas av en säljare som använder faktureringsprogram efter att en beställning har levererats. Det definierar det belopp köparen är skyldig för de inköpta varorna och det datum då köparen behöver betala.
hur man skapar en inköpsorder
det finns en uppsjö av programvara tillgängliga online för att hjälpa dig att skapa inköpsorder, men du kan också använda ett enkelt Word-eller Excel-dokument för att göra dina egna beställningsformulär!,clude:
-
utfärdandedatum
-
produkter som behövs + kvantiteten för varje produkt
-
produktinformation, inklusive SKU-nummer, modellnummer och varumärken
-
priset för varje produkt per enhet
-
leveransdatum
-
PO-nummer
-
företagsinformation, inklusive
-
-
leveransadress & faktureringsadress
-
företagsnamn
-
kontaktuppgifter
-
-
betalningsvillkor, till exempel ”betald vid leverans” eller specifika betalningsdatum.,
Hur ser en inköpsorder ut?
i slutändan ser en inköpsorder mycket ut som en faktura, vilket är ännu en anledning till att villkoren ofta är förvirrade. Överst har du kontaktuppgifter och detaljer för varje företag, plus PO-nummer och datum. Nedan är det i allmänhet en tabell, med produkter, kvantiteter, detaljer och priser i separata kolumner., Och längst ner placerar du det totala orderbeloppet, det totala priset och alla andra order eller betalningsvillkor, tillsammans med en auktoriserad signatur.,entory and purchase history
Beställ varor i specifika mängder och i förväg
Välj det leveransdatum du behöver
du behöver inte betala i förväg
för säljaren:
-
spåra försäljning och återkommande order
-
Du kan använda en PO för att köpa varor i skapa din faktura
-
förbinder köparen att betala, vilket ger dig rättssäkerhet
komma igång med inköpsorder
vi hoppas att du har hittat den här guiden till hjälp, och att du har en bättre förståelse för vad en inköpsorder är och varför det är så viktigt., När de används på rätt sätt, inköpsorder kan hjälpa dig att spåra dina försörjningsbehov och fatta smarta ekonomiska beslut för ditt företag. Detta, i kombination med andra goda affärsmetoder, hjälper dig att skapa en väg mot framgång!
vill du veta mer om viktiga affärsfinansieringsvillkor? Kolla in våra inlägg på pro Forma fakturor, kreditkort bearbetning avgifter och rak linje avskrivningar.