Interne Kontrolldefinition
– Interne Kontrollen sind Systeme und Verfahren, die sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben ethisch und ehrlich erfüllen und die fortgesetzte Zuverlässigkeit des Buchhaltungssystems gewährleisten.
Warum hat ein Unternehmen interne Kontrollen?
– Das Unternehmen benötigt wirksame Kontrollen zu: –
1. Führen Sie Geschäfte in einer geordneten und effizienten Weise.
2. Schützen Sie ihre Vermögenswerte und Ressourcen.
3. Verhindern und Erkennen von Fehlern und Betrug.
4. Schützen Sie die Interessen des Personals.
5., Helfen Sie, die Genauigkeit der Buchhaltungsunterlagen sicherzustellen.
• Die internen Kontrollverfahren umfassen Folgendes: –
1. Segregation of duty
– Segregation of duty ist eine interne Kontrolle zur Verringerung von Fehlern und Betrug, indem sichergestellt wird, dass mindestens zwei Personen für die einzelnen Teile einer Aufgabe verantwortlich sind.
Zum Beispiel:–
– Der Verkäufer erhält eine Bestellung, aber der Verkaufsleiter muss den Verkauf autorisieren, bevor der Verkäufer die Bestellung bearbeiten/aufzeichnen kann.
2., Zugangskontrolle
– Kontrolle des Zugriffs auf verschiedene Teile eines Buchhaltungssystems über Passwörter, Aussperrungen und elektronische Zugriffsprotokolle, damit unbefugte Benutzer nicht auf das System zugreifen können.
Zum Beispiel: –
– Der Kassierer verwendet einen Benutzernamen und ein Passwort, um Zugriff auf die Kasse zu erhalten.
3. Abstimmungen
– Der Saldo der Bareinnahmen und Zahlungen Journal könnte falsch sein, wenn es nicht regelmäßig verglichen und mit dem Saldo auf der Bilanz abgeglichen wird.
4., Physische Audits
– Physische Überprüfung der Cash-Inventar und / oder Vermögenswerte, um gut versteckte Diskrepanzen zu verhindern.
Beispiele:
– Prüfen Sie Kaufkarten anhand von Quelldokumenten
Eine falsche Anzahl von Waren kann empfangen werden, wenn ein Lieferant an ein Unternehmen liefert und der empfangende Angestellte die Waren nicht zählt und den Lieferschein des Lieferanten unterschreibt.
– Der Sachbearbeiter konnte nicht zur Verantwortung gezogen werden und der Fehler konnte wiederholt werden.
– Überprüfen von Managementberichten anhand von Quelldokumenten.
5., Genehmigung und Autorisierung
Zum Beispiel: Kreditverkäufe können an Kunden getätigt werden, die nicht kreditwürdig sind und ihre Konten nicht bezahlen können, wenn der Kreditverkauf nicht zuerst vom Kreditkontrolleur genehmigt wird.
6. Dokumentation
– Mit Standard-Dokument-Format, um die Konsistenz in der Aufzeichnungen zu halten, um es einfacher, vergangene Aufzeichnungen für die Quelle einer Diskrepanz im System zu überprüfen.
7. Trial Balances
– Mit einem doppelten Eintrag System, um sicherzustellen, dass Bücher sind immer ausgeglichen., Die Testbilanz sollte so häufig wie möglich erstellt werden, um sicherzustellen, dass etwaige Abweichungen untersucht werden.
8. Halten Sie Ihre ATM/Debitkarte PIN-Nummer getrennt von Ihrer Karte.
9. Überprüfen Sie Rechnungen und Kreditkartenabrechnungen, bevor Sie sie bezahlen.
10. Lassen Sie keine leeren Schecks oder Bargeld herumliegen.
11. Computerkennwörter werden regelmäßig geändert und sollten nicht vom PC notiert oder aufbewahrt werden.
12. Sperren von Kassenschubladen und Sichern der Aufbewahrung von Schecks.