Definizione di controllo interno
– I controlli interni sono sistemi e procedure progettati per garantire che tutti i dipendenti svolgano le loro funzioni in modo etico, onesto e per garantire la continua affidabilità del sistema contabile.
Perché un’azienda ha controlli interni?
– L’azienda ha bisogno di controlli efficaci per: –
1. Condurre gli affari in modo ordinato ed efficiente.
2. Salvaguardare i suoi beni e risorse.
3. Prevenire e rilevare errori e frodi.
4. Proteggere gli interessi del personale.
5., Contribuire a garantire l’accuratezza delle registrazioni contabili.
* Le procedure di controllo interno includono quanto segue: –
1. Segregazione dei doveri
– – la segregazione dei doveri è un controllo interno progettato per ridurre errori e frodi assicurando che almeno due persone siano responsabili delle parti separate di un compito.
Ad esempio:-
– L’addetto agli ordini di vendita riceverà un ordine, ma il responsabile delle vendite deve autorizzare la vendita prima che l’addetto possa elaborare/registrare l’ordine.
2., Controllo accessi
– – Controllo dell’accesso a diverse parti di un sistema contabile tramite password, blocchi e registri di accesso elettronici per impedire agli utenti non autorizzati di accedere al sistema.
Ad esempio:-
– Il cassiere utilizza un nome utente e una password per accedere alla cassa.
3. Riconciliazioni
– Il saldo del registro delle entrate e dei pagamenti potrebbe essere errato se non viene regolarmente confrontato e riconciliato con il saldo del bilancio.
4., Audit fisicir– – Controllo fisico dell’inventario di cassa e / o delle attività per prevenire eventuali discrepanze ben nascoste.
Esempi:
– Controllare le carte di acquisto contro i documenti di origine
Un numero errato di merci potrebbe essere ricevuto se un fornitore consegna a una società e l’impiegato ricevente non conta le merci e firma la bolla di consegna del fornitore.
– – L’impiegato non può essere ritenuto responsabile e l’errore può essere ripetuto.
– Controllo dei rapporti di gestione rispetto ai documenti di origine.
5., Approvazione e autorizzazione
Ad esempio: le vendite di credito potrebbero essere effettuate a clienti che non sono meritevoli di credito e che non possono pagare i loro conti, se la vendita di credito non è approvata prima dal controllore del credito.
6. Documentazione
– Utilizzo del formato di documento standard per mantenere la coerenza nella tenuta dei registri per facilitare la revisione dei record passati per l’origine di una discrepanza nel sistema.
7. Trial Balances
– Utilizzando un sistema a doppia entrata per garantire che i libri sono sempre bilanciati., Il bilancio di prova dovrebbe essere preparato il più frequentemente possibile per garantire che eventuali discrepanze siano esaminate.
8. Mantenere il vostro BANCOMAT / carta di debito numero pin separato dalla carta.
9. Rivedere le fatture e gli estratti conto della carta di credito prima di pagarli.
10. Non lasciare assegni in bianco o contanti in giro.
11. Le password del computer vengono periodicamente modificate e non devono essere annotate o conservate dal PC.
12. Chiusura dei cassetti dei contanti e conservazione degli assegni.