definicja kontroli wewnętrznej
– kontrole wewnętrzne to systemy i procedury mające na celu zapewnienie, że wszyscy pracownicy wykonują swoje obowiązki etycznie, uczciwie i w celu zapewnienia ciągłej niezawodności systemu rachunkowości.
Dlaczego firma ma kontrolę wewnętrzną?
– firma potrzebuje skutecznych kontroli do:-
1. Prowadzenie działalności w sposób uporządkowany i skuteczny.
2 . Zabezpieczyć swoje aktywa i zasoby.
3. Zapobieganie i wykrywanie błędów i oszustw.
4. Ochrona interesów pracowników.
5., Pomoc w zapewnieniu dokładności zapisów księgowych.
• procedury kontroli wewnętrznej obejmują:-
1. Segregacja obowiązków
– segregacja obowiązków to kontrola wewnętrzna mająca na celu ograniczenie błędów i oszustw poprzez zapewnienie, że co najmniej dwie osoby są odpowiedzialne za poszczególne części zadania.
na przykład:-
– sprzedawca otrzyma zamówienie, ale kierownik sprzedaży musi autoryzować sprzedaż, zanim Sprzedawca będzie mógł przetworzyć/zarejestrować zamówienie.
2., Kontrola dostępu
– Kontrola dostępu do różnych części systemu księgowego za pomocą haseł, blokad i elektronicznych dzienników dostępu, aby uniemożliwić nieautoryzowanym użytkownikom dostęp do systemu.
na przykład:-
– kasjer używa nazwy użytkownika i hasła, aby uzyskać dostęp do kasy.
3. Uzgadnianie
– saldo rachunku wpływów i płatności gotówkowych może być nieprawidłowe, jeżeli nie jest regularnie porównywane i uzgadniane z saldem rachunku.
4., Audyty fizyczne
– fizyczne sprawdzanie zapasów pieniężnych i / lub aktywów w celu zapobiegania wszelkim dobrze ukrytym rozbieżnościom.
przykłady:
– sprawdzanie kart zakupowych na podstawie dokumentów źródłowych
nieprawidłowa liczba towarów może zostać odebrana, jeśli dostawca dostarczy do firmy, a odbiorca nie zliczy towarów i podpisze dokument dostawy dostawcy.
– – urzędnik nie mógł być pociągnięty do odpowiedzialności i błąd można było powtórzyć.
– – sprawdzanie raportów zarządczych z dokumentami źródłowymi.
5., Zatwierdzenie i autoryzacja
na przykład: sprzedaż kredytów może być dokonywana klientom, którzy nie są godni kredytu i którzy nie mogą zapłacić swoich rachunków, jeśli sprzedaż kredytów nie zostanie zatwierdzona przez kontrolera kredytowego.
6. Dokumentacja
– wykorzystanie standardowego formatu dokumentu w celu zachowania spójności w prowadzeniu dokumentacji, aby ułatwić przegląd wcześniejszych zapisów pod kątem źródła rozbieżności w systemie.
7. Salda próbne
– Zastosowanie systemu podwójnego zapisu w celu zapewnienia, że książki są zawsze zbalansowane., Bilans próbny powinien być przygotowywany tak często, jak to możliwe, aby upewnić się, że wszelkie rozbieżności są badane.
8. Oddzielenie numeru pin karty bankomatowej/debetowej od karty.
9. Przeglądanie rachunków i wyciągów z kart kredytowych przed ich zapłaceniem.
10. Nie zostawiaj pustych czeków ani gotówki.
11. Hasła komputerowe są okresowo zmieniane i nie powinny być zapisywane ani przechowywane przez komputer.
12. Zamykanie szuflad kasowych i zabezpieczanie przechowywania czeków.